修繕依頼・管理費ワークフロー

管理事務所のLINE OAで、エージェントが修繕依頼を受け付けるように設定します。住民はこれまでどおり文字や写真を送るだけです。エージェントはそれを読んで、部屋番号、作業の種類、緊急度を付けた作業指示書を作ります。たとえば水漏れは電球切れより急ぎと判断し、手の空いた常駐の修理担当か外部業者にLINEで作業を回します。受付、日程の決定から完了写真まで、状況が変わるたびに住民にメッセージが届きます。

管理費については、管理システムの部屋情報と料金をもとにエージェントが毎回請求書を発行し、PromptPayのQRコードを付けてLINEで住民に送り、期日前にリマインドします。管理組合の口座に入金があれば、金額を部屋と照合して入金を記録し、領収書も住民に送ります。金額が合わないものや部屋を特定できないものは、スタッフの確認に回します。

お金と住民に影響することは、人が決めます。エージェントが延滞金を免除したり、共用施設の利用を止めたりすることはなく、上限額を超える修繕を管理責任者の確認なしに承認することもありません。理事会には毎月、未完了の作業と部屋ごとの滞納額のレポートが、誰かがまとめるのを待たずに届きます。