配送伝票・請求ワークフロー

ドライバーの作業はこれまでどおりで、受取人がサインした配送伝票を撮影してLINEに送るだけです。そこからエージェントが写真を読み取り、案件番号、受取人の名前、数量、配達時刻を取り出して、会社が使っているTMSや配車表の案件と照合します。一致すれば、エージェントが案件を完了にし、事務所の誰かを待たずにメールかLINEで顧客に配送の証明を送ります。

顧客ごとの請求締め日が来ると、エージェントはその期間に完了した案件をまとめて合意した料金で計算し、証拠のある追加費用を加えて、すべての便の配送伝票を添付した請求書の下書きを会計ソフトに作成します。読み取れない写真、システムで見つからない案件、数量の合わない案件は、どこで引っかかったかを添えて担当者に回します。

請求書が正式に発行されるのは、経理が確認して確定したときです。値引き、ペナルティ、費用の免除も人が決めます。エージェントは毎週、未請求の案件の数、支払期日を過ぎた顧客、締めより遅れて書類を出すドライバーを報告します。