미납액과 밀린 수리를 매일 확인하고, 요청해도 처리하는 사람이 없다는 입주민 불만이 LINE 그룹에서 사라집니다.
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부동산과 관리사무소 · 13 / 14
수리 요청·관리비 워크플로우
LINE으로 들어온 수리 요청이 담당 기사와 진행 상태를 입주민이 직접 확인하는 작업 지시서가 되고, 관리비는 매 회차 고지, 알림, 수납 기록까지 자동으로 처리됩니다.
부동산과 관리사무소 “입주민이 관리사무소 LINE으로 수리를 요청하면 직원이 종이에 적어 두고 기사에게 전화합니다. 오래된 요청은 잊히기 일쑤이고, 관리비는 세대마다 일일이 독촉해야 합니다.”
자주 보는 문제
콘도와 주택 단지의 관리사무소는 대개 직원 몇 명이 수백 세대를 맡습니다. 입주민은 LINE이나 전화로, 혹은 사무실에 직접 찾아와 수리를 요청하고, 직원은 이를 장부에 적은 뒤 기사에게 전화합니다. 그날 기사가 바쁘면 요청은 장부에 그대로 남습니다. 입주민은 자기 요청이 어디까지 진행됐는지 몰라 다시 문의하거나 단지 LINE 그룹에 불만을 올립니다.
관리비도 손으로 하는 일입니다. 세대마다 고지서를 출력해 우편함에 넣고, 입주민이 이체한 뒤 보내 주는 송금 확인증을 기다립니다. 직원은 확인증을 세대와 맞춰 보고 영수증을 직접 발행하며, 내지 않은 세대는 하나씩 독촉해야 합니다. 관리위원회가 받는 미납 숫자는 늘 실제보다 늦습니다.
해결 방법
수리 요청은 관리사무소 LINE OA에서 에이전트가 받습니다. 입주민은 지금처럼 글을 쓰거나 사진을 보내면 됩니다. 에이전트는 이를 읽고 호수, 작업 종류, 긴급도를 담아 작업 지시서를 만듭니다. 예를 들어 누수는 전구 고장보다 급한 건으로 분류합니다. 그다음 상주 기사나 시간이 되는 협력업체에 LINE으로 작업을 보내고, 입주민은 접수, 방문 일정, 완료 사진까지 상태가 바뀔 때마다 메시지를 받습니다.
관리비는 에이전트가 관리사무소 시스템의 세대 정보와 요율로 회차마다 고지서를 만들어 PromptPay(태국 간편 결제) QR과 함께 입주민 LINE으로 보내고, 기한 전에 알립니다. 관리사무소 계좌에 돈이 들어오면 금액을 세대와 맞춰 수납을 기록하고 입주민에게 영수증을 직접 보냅니다. 금액이 맞지 않거나 세대를 찾을 수 없는 입금은 직원에게 넘깁니다.
돈 문제와 입주민에게 영향을 주는 결정은 계속 사람이 합니다. 관리소장이 확인하지 않으면 에이전트는 연체료를 면제하거나 이용 권한을 정지하지 않고, 한도를 넘는 수리비도 승인하지 않습니다. 관리위원회는 누가 따로 만들지 않아도 밀린 작업과 세대별 미납액 보고서를 매달 받습니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- 관리사무소 LINE OA의 수리 요청
- 시스템의 세대 정보와 요율
- 관리사무소 계좌 입금
- 기사가 알려 준 작업 상태
AI가 하는 일
- 작업 지시서 생성과 긴급도 분류
- 기사 배정과 상태별 입주민 알림
- 관리비 고지와 납부 알림
- 입금액과 세대 대조
결과가 도착하는 곳
- 기사에게 가는 LINE 작업 지시
- 입주민에게 가는 상태 메시지
- 회계 시스템의 수납 기록
- 관리위원회 월간 보고서
도입 전과 후
도입 전
도입 후
장부에 적히는 수리 요청, 상태를 몰라 다시 묻는 입주민
담당 기사와 진행 상태를 입주민이 직접 보는 작업 지시서
송금 확인증과 세대를 손으로 맞추고 직접 쓰는 영수증
입금되면 자동으로 기록되는 수납과 발송되는 영수증
세대마다 찾아다니는 관리비 독촉
기한 전 자동 알림, 직원은 연락 없는 세대에만 독촉
받게 되는 것
- 01
관리사무소 LINE OA로 들어온 수리 요청의 글과 사진을 읽고 세대, 작업 종류, 긴급도를 담아 작업 지시서를 만드는 에이전트
- 02
상주 기사나 시간이 되는 협력업체에 LINE으로 작업을 보내고, 완료 사진이 올라올 때까지 상태가 바뀔 때마다 입주민에게 알림
- 03
매 회차 관리비와 수도 요금 고지서를 발행해 PromptPay(태국 간편 결제) QR과 함께 입주민 LINE으로 보내고 기한 전에 알림
- 04
관리사무소 계좌에 입금되면 수납을 기록해 영수증을 입주민에게 보내고, 금액이 맞지 않는 건은 직원 확인용으로 분리
- 05
밀린 수리, 기한을 넘긴 작업, 세대별 미납액을 담아 매달 관리위원회에 보내는 보고서
누가 무엇을 얻나
지금 쓰는 관리사무소 시스템과 회계 시스템에 API로 연결하거나, 공급업체가 지원하는 방식에 따라 파일로 연동합니다. 입주민 정보는 태국 개인정보보호법(PDPA)에 맞춰 보관하고, 수납 기록마다 로그가 남습니다.
관리사무소 직원은 장부 기록, 송금 확인증 대조, 기사 독촉 전화에서 벗어나 사람이 판단해야 하는 일만 맡습니다.
적합한 업종
콘도 관리사무소주택 단지 관리사무소건물 관리 회사임대형 아파트와 기숙사부동산 개발사
지금 쓰는 시스템과 연동
관리사무소 시스템LINE OAPromptPay회계 시스템Google Sheets
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
AI 워크플로우의 다른 솔루션
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