顧客書類ワークフロー

顧客がいま使っているすべてのチャネルで、エージェントが書類を受け取るように設定します。事務所のLINE OAに写真が届いても、メールが届いても、エージェントがすべてのファイルを読み、書類の種類、どの顧客のものか、どの課税月かを判別します。そのうえで事務所の規則どおりにファイル名を付け、Google DriveまたはMicrosoft 365の正しいフォルダに置きます。金額、税額、納税者番号といった主要な数字も抽出しておくので、会計ソフトへの入力は1回で済みます。

顧客ごとに、毎月提出すべき書類の一覧があります。エージェントは受け取った書類をその一覧と照らし合わせ、時期が来たら事務所が決めた文面で顧客のLINEに直接催促します。顧客から書類が届けば、システムが受け取ってすぐに一覧から消し込みます。職員が目にするのは、読み取れないファイルや初めて見る種類のファイルだけです。

申告と記帳は会計担当者の仕事です。エージェントは書類と数字を準備し、確認と申告の操作は毎回人が行います。申告日の1週間前には、どの顧客がそろっていて、どの顧客に何が足りず、どの顧客から返事がないかが1ページにまとまって事務所の責任者に届くので、最後の夜を迎える前に電話すべき相手に連絡できます。