購買・入荷ワークフロー

倉庫スタッフにお願いするのは、今もしている作業1つだけです。品物が届いたら納品書を撮影し、入荷用のLINEグループに送ってもらいます。エージェントはその写真を読み取って明細にし、ERPで対応する発注書を探して、品目、数量、単価を1行ずつ比べます。後からメールで届いた請求書も、エージェントが読み取って同じ納品にひも付けます。

3つの書類がすべて一致した明細は、エージェントがERPで在庫への入荷を計上し、経理に回して買掛金を立てます。10個足りない、単価が発注書より高いといった不一致があれば、書類の写真と食い違う数字を添えて、購買と倉庫のLINEにすぐ知らせます。一部だけ受け入れるか、返品するか、仕入先に連絡するかは人が決め、チャットで確定します。

差異のある入荷と買掛金の計上は、毎回人を通します。エージェントが自分で登録するのはすべての項目が一致した場合だけで、どの登録にも元の書類の写真とログがERPに添付され、後から確認できます。月末には、どの仕入先が納期遅れ、数量不足、価格の食い違いを何回起こしたかを購買にまとめて報告します。