購買申請・承認ワークフロー

購買申請を、スマートフォンから入力できる1つのフォームにまとめます。社員は何をいくつ、何のために買うのかを書き、見積書を添付するだけです。そこから先はエージェントが受け持ち、部署の予算が足りるか、過去の購入価格より高くないか、取引先が登録済みかを確かめます。

エージェントは確認結果を短いメッセージにまとめ、金額に応じた承認者にLINEで送ります。承認者は数秒で読み終え、同じチャットの中で承認するか、理由を添えて差し戻すか、質問を返せます。設定した時間を過ぎても反応がなければエージェントが再度催促し、決めておいたルールに沿って代理の承認者に回します。承認が下りると、エージェントがシステムで発注書を作成し、関係者全員に知らせます。

承認は毎回必ず人が行います。少額の品目でも、エージェントが誰かの代わりに承認することはありません。エージェントが受け持つのは、情報をそろえること、催促すること、誰がいつ何を押したかを記録することです。監査人はその記録をすぐに開けます。