在系统之间反复录入数据的团队 · 09 / 17

RPA 结合 AI

软件机器人替人打开没有 API 的系统和门户并录入数据，每张样式都不同的泰文单据由 AI 读取，任何不可撤销的操作之前都有人确认。

在系统之间反复录入数据的团队

“每到月底，泰籍会计从 SAP 导出报表，在 Excel 里整理，再到税务局网站一张张填申报表；人事再把社保申报录一遍。同一组数字要敲三次，可这些系统都没有 API，想找人做对接也做不了。”

我们常见的问题

在泰国的子公司里，同一组数字往往存在三个地方：记账用的 SAP 或 Express，负责人整理格式用的 Excel，以及只能由人登录手工填写的政府机构和合作方网站。每月报税、缴纳社保、给银行递交文件、在大客户的门户上更新状态。这些系统都没有 API，唯一的入口就是坐在屏幕前的人，而且每个月都是同一个人，也是唯一知道先点哪个按钮的人。

从总部看，还有一层麻烦：泰国供应商送来的单据是泰文，要录入的集团系统是中文或英文，除了泰籍员工读完再敲一遍别无他法，总部也无从核实什么内容录到了哪里。录入错误要等税务局要求更正申报，或者月底对账时才会发现。只会按录制步骤回放的宏只能帮到一半：单据换了样式或网页改了界面，它就停下来，连卡在哪里都不说。

我们的解决方法

我们先坐到做这项工作的人身边，从导出报表、整理文件到最后点提交的那个界面，一步步跟完整个流程。然后构建在没有 API 的系统和门户中重复这些步骤的 RPA 机器人。机器人用只有该项工作所需权限的专属账号运行，按设定时间或文件到达时启动。有 API 的系统我们改用 API 对接，因为更经得住变化，机器人只留给确实没有其他入口的界面。

只会按步骤走的机器人做不到的事交给 AI：读取每张样式都不同的泰文单据，提取数字，与 ERP 核对，并在您定的规则内判断，例如与采购订单的差额超过多少才需要人看。AI 拿不准的个案附截图和原因进入异常队列，负责人在一个界面确认或修改，机器人接着往下走。异常队列和判断记录提供中文和泰文两个版本，总部负责人与泰国员工看的是同一个界面。提交申报表、确认转账这类不可撤销的操作，机器人全部准备好后等人来做；需要 OTP 的步骤也一样。

每次运行都写入审计日志（Audit Log）：机器人做了什么、何时、用哪个账号，附截图，审计师可以事后回查。网站改了界面导致机器人无法继续时，系统通过 LINE 提醒贵公司团队，同时通知我们。RPA 工具按机器人要进入的系统和要运行的机器人数量来选。机器人的源代码和运行手册按约定范围交付，贵公司 IT 团队可以自行运行；AI 要读的单据不能出公司时，可选择私有化部署的大模型（Private LLM）。