시스템 사이에서 같은 데이터를 다시 입력하는 팀 · 09 / 17

AI를 결합한 RPA

API가 없는 시스템과 포털을 소프트웨어 로봇이 대신 열어 입력하고, 매번 모양이 다른 태국어 서류는 AI가 읽습니다. 되돌릴 수 없는 단계 앞에서는 반드시 사람이 확인합니다.

시스템 사이에서 같은 데이터를 다시 입력하는 팀

“매달 마감 때 태국인 회계 직원이 SAP에서 보고서를 뽑아 Excel로 정리한 뒤 국세청 사이트에 신고서를 한 장씩 입력합니다. 인사팀은 사회보장 신고를 또 한 번 입력합니다. 같은 숫자를 세 번 치는데, 이 시스템들에는 API가 없어서 연동을 만들어 줄 곳도 없습니다.”

자주 보는 문제

태국 현지 법인에는 같은 숫자가 세 곳에 있습니다. 장부를 적는 SAP이나 Express, 담당자가 모양을 다듬는 Excel, 그리고 사람이 로그인해 손으로 채울 수밖에 없는 관공서와 거래처의 웹사이트입니다. 월별 세금 신고, 사회보장 보험료 납부, 은행에 보내는 파일, 대형 고객사 포털의 상태 갱신. 어디에도 API가 없으니 화면 앞에 사람이 앉는 길뿐이고, 그 사람은 매달 같은 사람이며 어느 버튼을 먼저 눌러야 하는지 아는 유일한 사람입니다.

한국 본사에서 보면 어려움이 하나 더 있습니다. 태국 공급업체가 보내는 서류는 태국어이고, 입력해야 할 그룹 공통 시스템은 한국어나 영어입니다. 태국인 직원이 읽고 다시 치는 것 말고는 방법이 없고, 무엇이 어디에 입력됐는지 본사가 확인할 길도 없습니다. 입력 실수는 국세청이 수정 신고를 요구할 때나 월말 대사 때 드러납니다. 절차를 녹화만 한 매크로는 절반까지만 도움이 됩니다. 서류 모양이 바뀌거나 화면이 바뀌면 어디서 막혔는지도 알리지 않고 멈춥니다.

해결 방법

저희는 먼저 그 일을 하는 사람 옆에 앉아 보고서를 뽑는 것부터 제출 버튼을 누르는 마지막 화면까지 단계를 하나씩 따라갑니다. 그런 다음 API가 없는 시스템과 포털 안에서 같은 단계를 되풀이하는 RPA 로봇을 구축합니다. 로봇은 그 일에 필요한 권한만 가진 전용 계정으로 움직이고, 정해진 시각이나 파일이 도착할 때 시작합니다. API가 있는 시스템은 API로 연결합니다. 그쪽이 더 오래 버티기 때문에 로봇은 정말로 다른 입구가 없는 화면에만 씁니다.

정해진 순서대로만 움직이는 로봇이 못 하는 일은 AI가 맡습니다. 매번 모양이 다른 태국어 서류를 읽어 숫자를 뽑고, ERP의 숫자와 대조하며, 발주서와의 차액이 얼마를 넘으면 사람에게 보여 줄지 같은 정한 규칙 안에서 판단합니다. AI가 판단하기 어려운 건은 스크린샷과 사유를 붙여 예외 처리 대기열에 들어갑니다. 담당자는 한 화면에서 확인하거나 고치고, 로봇이 이어서 진행합니다. 예외 처리 대기열과 판단 기록은 한국어와 태국어로 준비하므로 본사 담당자와 태국 직원이 같은 화면을 봅니다. 신고서 제출이나 송금 확정처럼 되돌릴 수 없는 단계는 로봇이 끝까지 준비한 뒤 사람을 기다립니다. OTP를 요구하는 단계도 마찬가지입니다.

실행할 때마다 로봇이 무엇을 언제 어느 계정으로 했는지 스크린샷과 함께 감사 로그에 남아 감사인이 나중에 확인할 수 있습니다. 웹사이트 화면이 바뀌어 로봇이 진행하지 못하면 귀사 팀에는 LINE으로, 저희에게는 따로 알림이 갑니다. RPA 도구는 로봇이 들어갈 시스템과 운영할 로봇 수에 맞춰 고릅니다. 로봇의 소스 코드와 운영 안내서를 합의한 범위에서 넘겨 귀사 IT팀이 직접 돌릴 수 있게 하고, AI가 읽는 서류를 회사 밖으로 내보낼 수 없을 때는 프라이빗 LLM을 선택할 수 있습니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

SAP, Express 또는 기존 ERP의 보고서
이메일로 오는 Excel 파일과 서류
공급업체의 청구서와 발주서
API가 없는 관공서·은행·거래처 웹사이트

AI가 하는 일

매번 모양이 다른 태국어 서류 판독
정한 규칙으로 ERP 숫자와 대조
사람 대신 로봇에게 입력과 클릭 지시
판단이 어려운 건은 대기열로 보내 사람이 결정

결과가 도착하는 곳

대상 시스템의 모든 칸이 채워진 상태
사람의 확인과 제출을 기다리는 신고서
스크린샷과 사유가 붙은 예외 처리 대기열
모든 실행의 로그와 대시보드

도입 전과 후

도입 전

도입 후

매달 마감 때 같은 숫자를 세 시스템에 다시 입력

로봇이 끝까지 채우고, 사람은 열어서 확인하고 제출

포털 절차를 아는 사람은 한 명뿐이라 그 사람이 쉬면 멈추는 일

절차가 로봇과 안내서에 있어 누구나 실행 지시 가능

칸 하나 잘못 입력한 것을 국세청의 수정 요구로 알게 되는 상황

맞지 않는 숫자는 신고 전에 따로 분리되고 어디가 다른지도 표시

받게 되는 것

01

API가 없는 시스템과 포털에 로그인해 메뉴를 열고 양식을 채우며 파일을 내려받고 올리는 RPA 로봇. 전용 계정으로 정해진 시각이나 일이 들어올 때 움직입니다
02

입력 전에 서류를 읽는 AI. 청구서, 발주서, 은행 보고서처럼 매번 모양이 다른 태국어 서류에서 숫자를 뽑아 정한 규칙에 따라 ERP의 숫자와 대조합니다
03

AI가 판단하기 어려운 건, 숫자가 맞지 않는 건, 화면이 바뀐 건을 스크린샷과 사유를 붙여 사람에게 보내는 예외 처리 대기열. 사람이 확인하거나 고치면 로봇이 이어서 진행합니다
04

되돌릴 수 없는 단계 앞의 승인 지점. 신고서, 송금 목록, 발주서를 로봇이 끝까지 채운 뒤 사람이 확인하고 제출 버튼을 누를 때까지 기다립니다. OTP가 필요한 단계에서도 같은 방식으로 기다립니다
05

로봇이 무엇을 언제 어느 계정으로 했는지 스크린샷과 함께 남기는 실행 로그. 로봇이 멈추면 LINE이나 이메일로 알리고, 어느 회차가 끝났고 어느 회차가 사람을 기다리는지 대시보드에서 봅니다

누가 무엇을 얻나

대표

신고 주간에 사람을 더 쓰지 않아도 반복 입력이 월말 일정에서 사라집니다. 어느 회차가 끝났고 어느 회차가 사람을 기다리며 로봇이 어디서 멈췄는지 본사에서도 한 화면으로 확인합니다.

IT 책임자

로봇은 권한을 제한한 전용 계정으로 움직이고 데이터베이스를 직접 건드리지 않습니다. API가 있는 시스템은 API로 연결합니다. 실행마다 로그와 스크린샷이 남고, 로봇의 비밀번호는 코드에 넣지 않고 Vault에 보관합니다. 소스 코드와 안내서를 합의한 범위에서 넘겨받고, 서류를 회사 밖으로 내보낼 수 없을 때는 프라이빗 LLM을 선택할 수 있습니다.

매일 사용하는 팀

태국인 회계와 인사 직원은 같은 숫자를 다시 치는 일에서 벗어납니다. 남는 일은 예외 처리 대기열을 열고 로봇이 채운 신고서를 확인한 뒤 직접 제출 버튼을 누르는 것뿐입니다.