- 每个部门最先能交给 AI 的工作，形状都一样：读文件、录入系统、交给人检查。
- 本文的每个示例都写成同样的四项：AI 读什么、产出什么、谁审批、第一周做什么。
- 最先做的三项，从共用同一套组件的不同部门里选。
- 没人检查的工作、出错后无法撤回的工作、数据仍分散在多处的工作，先放一放。
每个部门都藏着同一个动作
在办公室里走一圈。财务把发票上的数字敲进会计软件，销售把 LINE 上的客户消息抄进 Excel，行政给聊天里收到的文件重新命名。文件不同，动作相同：读、重新录入、交给人检查。
所以，下面每个 AI 应用场景都用同样的四项来写。本文是企业 AI 应用指南：效益、原理与构建步骤的第 2 章，沿用第 1 章的衡量方法。如何选第一个部门，见想降低人力成本，应该先在哪个部门用 AI？
在泰国经营的中资和华资企业，收到的发票是泰文的，与客户和供应商用 LINE 联系，社会保险和税务表格都是泰国格式。下面的示例都以此为前提。
销售：登记询盘、起草报价单
登记询盘：AI 读取来自 LINE 官方账号、网站表单和邮件的客户消息，在 CRM 中建立记录，标注感兴趣的产品和紧急程度。无需审批，销售人员只需决定先给谁打电话。第一周：销售经理用上个月的消息，对比 AI 标注的紧急程度和自己的判断。
报价单：AI 读取客户需求、标准价格和客户的购买记录，起草报价单，由销售人员检查后发出。超过上限的折扣要等销售经理审批。第一周：把折扣规则写在一张纸上。详见销售与 CRM 工作流。
客户服务：重复问题与订单状态
依据文件回答：AI 用检索增强生成（RAG）查找产品手册、保修条款和过往回复，在 LINE 官方账号中直接回答，或起草回复由员工发送。组长每周抽查回复。第一周：从聊天记录中找出问得最多的问题，由团队在旁边写下正确答案。
订单状态：AI 读取消息中的订单号，在 ERP 或物流公司的系统中查询，回复送达日期和运单号。只读不写，因此无需审批。投诉直接转给人工。第一周：弄清物流公司的系统可以通过什么方式读取状态。详见订单状态跟踪智能体。
财务：读取发票、对账与催收
发票：AI 用 OCR 读取泰文发票和税务发票，与采购订单和收货记录核对。核对一致的，作为应付账款录入您正在使用的会计软件，例如 Express、PEAK、FlowAccount、SAP Business One、Xero 或 Odoo。不一致的进入异常队列（Exception Queue），由会计判断；每笔付款都要等有权限的人审批。第一周：收集上个月的真实发票，包括手写发票。
对账与催收：AI 把银行流水与系统中的记录逐笔匹配，只把对不上的交给会计。催款消息由 AI 起草、由人发送。第一周：写下实际在用的催款步骤。详见财务会计工作流和泰文文档 AI OCR 识别。
采购：请购、比价与收货
请购：AI 读取请购单和供应商报价单的照片，对照剩余预算、历史采购价格和供应商名录，通过 LINE 向对应金额的审批人发送三行摘要。第一周：写出金额与审批人的对照表。
比价与收货：AI 把格式各异的报价单整理成一张表，供采购人员选择。货到后，AI 对比送货单照片与采购订单，只把对不上的行通知仓库主管。第一周：保存主要供应商最近一轮的报价单。详见采购申请与审批工作流和采购与收货工作流。
人事：员工提问、新员工入职与简历筛选
员工提问：AI 读取公司规章、福利手册和公告，在 LINE 上回答员工关于休假、报销和泰国社会保险的问题。工资等个人事项直接转给人事。第一周：由人事确定 AI 回答时使用的各份文件的最新版本。详见 HR 与 IT 服务台智能体。
新员工与简历：劳动合同签订后，AI 向 IT 申请账号，发送税务和社会保险表格，并持续跟进直到资料齐全。入职日前由人事确认。第一周：列出每个岗位需要准备的事项。详见新员工入职工作流。简历方面，AI 按招聘要求给简历排序并说明理由，每位候选人由面试官决定。第一周：按照泰国《个人数据保护法》（PDPA）确定应聘者数据保存多久、谁可以查看。
行政与文书：归档、起草与数据录入
归档：AI 读取通过 LINE 和邮件收到的文件，分辨是税务发票、合同还是政府公函，按公司标准命名后归入相应文件夹。行政人员只需处理系统拿不准的文件。第一周：商定文件命名标准和文件夹结构。详见客户文件工作流。
起草与录入：AI 把系统中的数据填入信函和合同模板，由有权限的人检查并签字。对于没有 API 的网站，例如银行门户或政府申报网站，由 RPA 代为录入，提交前由人检查最后一个页面。第一周：选出最常用的一个模板。办公自动化的全貌，见我们关于 AI 办公室的文章。
运营与物流：结单与排车
结单：司机拍下客户签收的送货单，发到 LINE。AI 读取单号和签名，在系统中结单，并加入开票批次。运营主管只检查不清楚的照片。第一周：收集司机实际拍的照片，包括歪斜和昏暗的。详见运单与开票工作流。
排车：AI 读取已确认的订单、送货区域和可用车辆，提出第二天的排车方案，由调度员确认或修改。第一周：把调度员记在脑子里的规则写下来。
管理报告：从源系统生成摘要
每周摘要：AI 读取 CRM 中的商机、会计软件中的应收账款和 ERP 中的库存，写出一页摘要，说明与上周相比有什么变化。各部门负责人确认本部门的数字后再发出。第一周：商定每个数字取自哪个系统。
数字问答：管理层问“哪个客户欠款时间最长”，系统以只读方式查询数据库后回答。第一周：检查数字是否还在聊天群里传来传去的 Excel 中。如果是，这项工作只能等。
模拟案例
曼谷一家电气设备进口批发公司（名称和细节均为虚构）每天都会收到供应商发票、LINE 官方账号上的询盘和进口单证。老板原本想让所有部门同时开始，最后选了共用同一套组件的三项工作。
这三项是：财务读取发票、行政归档进口单证、销售登记询盘。前两项使用同一个文件读取组件。第三项沿用为财务搭建的 LINE 审批环节，用于超过上限的折扣。第一个月只上线财务，第二个月扩展到行政，没有另建读取组件。遇到的问题是小供应商的手写发票：系统把一个合计金额读错了一位数。此后，团队把置信度低的发票整张转给人工处理。
跨部门选出最先做的三项
适合先做的工作有三个特征：重复发生、有文件、已经有人在检查。请在所有部门负责人都在场的一次会议上使用这张卡片。
首选工作表：重复、有文件、有人检查
- 第 1 步：列出。 每位部门负责人最多写五项重复工作，用本文的四项格式。
- 第 2 步：打分。 重复、有文件、有人检查，每项 0 到 3 分。
- 第 3 步：找共用组件。 在高分工作中，圈出来自不同部门、使用同一个文件读取、文件检索或审批环节的工作。
- 第 4 步：选出三项。 从三个部门各选一项。第一项稳定后再上线第二项。
暂不选择： 没人检查的工作、出错后无法撤回的工作、数据仍在多处的工作。
| 部门 | 第一项工作 | AI 读什么 | AI 产出什么 | 谁审批 |
|---|---|---|---|---|
| 销售 | 登记询盘 | LINE 官方账号、网站表单、邮件 | CRM 记录 | 销售人员 |
| 客户服务 | 依据文件回答 | 手册、过往回复 | LINE 官方账号中的回复 | 组长抽查 |
| 财务 | 发票 | 发票、采购订单、收货记录 | 应付账款记录 | 会计、付款审批人 |
| 采购 | 请购 | 请购单、预算、历史价格 | LINE 摘要 | 按金额的审批人 |
| 人事 | 员工提问 | 规章、福利手册 | LINE 回复 | 个人事项由人事处理 |
| 行政 | 归档 | 来自 LINE 和邮件的文件 | 文件名和文件夹 | 行政人员 |
| 运营 | 结单 | 送货单照片 | 已结单据、开票批次 | 运营主管 |
| 管理层 | 每周摘要 | CRM、会计软件、ERP | 一页摘要 | 各部门负责人 |
哪些工作今天就能开始，哪些要等数据
下面各项全部满足的工作，今天就能开始。有一项不满足，就先解决那一项，通常是数据或检查人的问题。
- 每周都会重复，做这件事的人能在五分钟内讲清步骤。
- 输入以系统能打开的文件、消息或照片形式到达。
- 结果写入的系统有 API 或支持文件导入。
- 今天已经有人在检查这项工作，并能说出检查什么。
- 出错可以在到达客户、银行或政府部门之前改正。
- 有上个月的真实文件和问题可用于测试。
- 部门里有负责人愿意每周看演示。
写给开发团队 · 四个共用组件
每个示例都由四个组件构成。文件读取组件由 OCR 加 LLM 按每类文件的 Schema 提取字段，置信度（Confidence Score）低的文件整份进入异常队列。文件检索是在有负责人、有版本管理的文件上做 RAG。审批环节是按金额设定的策略，推送到 LINE，带超时和备用审批人；所有写入系统的操作都要经过它。第四个是记录输入、输出和审批人的审计日志（Audit Log）。把这四个组件做成共享服务，新部门只需添加自己的 Schema 和策略。写入 ERP 必须幂等，以单据编号为键。
我们从一个部门开始，再复用组件
哪些发票可以付款，是员工掌握的规则。所以 DNA Maker 先坐到您选定的第一个部门里，跟着真实单据一路走到审批人，把每项工作写成本文的四项格式，再商定哪几项交给 AI、哪几项留给人。
接着我们为这个部门搭建共用组件，连接您已在使用的 ERP、CRM 或会计软件。我们用您的真实文件和问题测试，每周用真实数据演示，并在开工前确定范围和价格。之后的部门复用同一套组件，只添加自己的规则。我们为泰国的银行、医院和大型企业集团做的正是这类工作，也提供面向泰籍员工的企业内训 AI 课程。详见 AI 工作流 页面，或在聊天页面向 Dream 描述您的工作。
SOFTWARE ENGINEERING GLOSSARY
软件工程术语表
| 术语 | 是什么 | 通俗示例 | 高管应问开发团队的问题 |
|---|---|---|---|
| OCR | 把图片或 PDF 中的文字读成数据 | 读取通过 LINE 发来的税务发票照片 | 用我们的泰文文件和手写文件测试过吗？ |
| 检索增强生成（RAG） | 让 AI 先检索公司文件再回答的方法 | 根据最新手册回答保修条款 | 系统用来回答的文件由谁更新？ |
| 异常队列（Exception Queue） | 系统拿不准、等待人工判断的事项 | 合计金额与采购订单不符的发票 | 谁来看这个队列，多久看一次？ |
| 人工审批（Human Approval） | 系统执行与钱有关的操作前，必须由人批准的环节 | 在 LINE 上批准一批付款 | 金额上限和审批人能由我们自己调整吗？ |
| 置信度（Confidence Score） | 表示系统有多确定的分数 | 手写的合计金额得分低，于是转给人工 | 谁可以调整进入队列的阈值？ |