구매팀 · 05 / 14

구매 요청·승인 워크플로우

휴대폰으로 구매를 요청하면 승인자가 LINE에서 당일 안에 승인하고, 모든 요청에 추적 가능한 기록이 남으며, 팀장이 출장 중이라고 일이 멈추지 않습니다.

베이지색 벽 앞에 선 희끗한 머리의 남성 관리자 앞에 포장 필름 구매 요청과 승인 대기 상태, 승인·반려 버튼이 있는 카드가 떠 있습니다.

자주 보는 문제

대부분 회사에서 구매 요청은 아직 사람 손을 따라 움직입니다. 직원이 LINE으로 요청하거나 종이 양식을 쓰면 부서장이 서명해 상급 관리자에게 넘기고, 그다음에야 구매팀과 회계팀에 도착합니다. 소액 요청과 수십만 바트짜리 요청이 같은 경로를 거치고, 단계마다 담당자가 시간이 날 때까지 기다립니다. 승인자가 출장 중이거나 하루 종일 회의에 들어가 있으면 요청은 그대로 멈춥니다.

그 과정에서 정보가 빠집니다. 회계팀이 정리하기 전까지는 이번 달 부서 예산을 얼마나 썼는지 아무도 모르고, 같은 물건을 공급업체마다 다른 가격에 사기도 합니다. 감사인이 이 건은 누가 승인했느냐고 물으면 지난 채팅을 뒤져야 합니다.

해결 방법

저희는 구매 요청을 휴대폰으로 작성할 수 있는 양식 하나로 모읍니다. 직원이 필요한 물건과 수량, 용도를 적고 견적서를 첨부하면 에이전트가 이어받아 부서 예산이 충분히 남았는지, 이전 구매가보다 비싸지 않은지, 공급업체가 이미 등록되어 있는지 확인합니다.

에이전트는 이 내용을 짧은 메시지로 정리해 금액에 맞는 승인자에게 LINE으로 보냅니다. 승인자는 몇 초 만에 읽고 같은 채팅 안에서 승인하거나, 사유를 붙여 반려하거나, 되물을 수 있습니다. 정해 둔 시간이 지나도 답이 없으면 에이전트가 다시 알리고, 귀사가 정한 규칙에 따라 대리 승인자에게 넘깁니다. 승인이 나면 에이전트가 시스템에서 발주서를 발행하고 관련 부서에 모두 알립니다.

승인은 언제나 사람이 합니다. 소액이라도 에이전트가 누군가를 대신해 승인하는 일은 없습니다. 에이전트는 필요한 정보를 빠짐없이 준비하고 진행을 챙기며, 누가 언제 무엇을 눌렀는지 기록해 감사인이 바로 열어 볼 수 있게 합니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

휴대폰으로 쓴 구매 요청서
공급업체 견적서
부서 잔여 예산
시스템의 공급업체 목록

AI가 하는 일

예산·과거 구매가와 대조
승인자용 짧은 요약
금액에 맞는 승인자 선택
승인 후 발주서 발행

결과가 도착하는 곳

LINE의 승인자
시스템의 발주서
회계팀과 요청자 알림
월간 예산 사용 보고서

도입 전과 후

도입 전

도입 후

팀장이 출장 가면 일주일씩 멈추는 요청

어디서든 LINE으로 당일 안에 끝나는 승인

회계팀이 정리할 때까지 알 수 없는 부서 예산 사용액

요청할 때마다 표시되는 부서 잔여 예산

누가 승인했는지 물으면 시작되는 지난 채팅 검색

누가 언제 무엇을 눌렀는지 바로 열어 보는 요청별 기록

받게 되는 것

01
직원이 휴대폰으로 작성하고 견적서를 사진으로 첨부할 수 있는 LINE 또는 웹 구매 요청서
02
부서 잔여 예산, 같은 품목의 과거 구매가, 등록 공급업체 목록과 요청을 대조해 승인자용으로 세 줄 요약하는 에이전트
03
금액 한도와 결재 라인에 따라 승인자를 정해 LINE에서 바로 승인하거나 반려하게 하고, 기한을 넘기면 다시 알리거나 대리 승인자에게 전달
04
승인 후 시스템에서 발주서를 발행해 공급업체에 보내고, 청구서가 들어올 예정임을 회계팀에 미리 알림
05
부서별 예산 사용액, 가장 오래 기다린 요청, 자주 반복 구매하는 품목과 공급업체를 담은 월간 보고서