운송장·청구 워크플로우

운전기사는 지금처럼 서명받은 운송장을 사진으로 찍어 LINE에 올리면 됩니다. 그다음은 에이전트가 사진을 읽어 작업 번호, 수령인 이름, 수량, 배송 시각을 뽑고, 회사가 쓰는 TMS나 배차표의 운송 건과 맞춰 봅니다. 일치하면 에이전트가 작업을 종료하고, 사무실에서 누가 처리해 주기를 기다리지 않고 바로 이메일이나 LINE으로 고객에게 배송 증빙을 보냅니다.

고객사별 청구서 접수 주기가 되면 에이전트가 그 주기에 종료된 운송 건을 모아 계약 요율로 계산하고, 증빙이 있는 추가 비용을 더해 회계 프로그램에 청구서 초안을 만듭니다. 운행마다 운송장이 첨부됩니다. 흐릿한 사진, 시스템에서 찾을 수 없는 운송 건, 수량이 맞지 않는 건은 어디서 막혔는지 적어 직원에게 넘깁니다.

청구서는 회계팀이 검토하고 확인을 눌러야 실제로 발행되며, 할인, 위약금, 비용 면제도 계속 사람이 정합니다. 에이전트는 아직 청구하지 않은 운송 건 수, 기한을 넘긴 거래처, 정해진 주기보다 서류를 늦게 내는 운전기사를 매주 보고합니다.