สำนักงานบัญชีและกฎหมาย · 10 / 14

Workflow เอกสารลูกค้า

เอกสารจากลูกค้าทุกรายเข้าแฟ้มที่ถูกต้องเอง ตามทวงที่ยังขาดให้ และหัวหน้าเห็นก่อนวันยื่นว่ารายไหนยังไม่ครบ

หุ้นส่วนสำนักงานบัญชีหญิงถือแก้วกาแฟยืนข้างชั้นแฟ้มเอกสาร มีการ์ดงานยื่นภาษีประจำเดือนที่แสดงลูกค้าที่ส่งครบและการเตือนที่ส่งวันนี้

ปัญหาที่เราเจอบ่อย

สำนักงานบัญชีที่ดูแลลูกค้าหลายสิบรายรู้ดีว่างานหนักอยู่ที่ก่อนวันยื่น ลูกค้าส่งใบกำกับภาษีมาเป็นรูปถ่ายในไลน์ บางรายส่งอีเมลเป็น PDF ยี่สิบไฟล์ชื่อ scan001 บางรายส่งกล่องกระดาษ พนักงานต้องเปิดทีละไฟล์ ดูว่าเป็นของใคร เดือนไหน ประเภทอะไร แล้วตั้งชื่อ จัดโฟลเดอร์ และคีย์เข้าโปรแกรมบัญชี

เอกสารที่ขาดรู้ตอนปิดบัญชี ต้องโทรทวงลูกค้าทีละราย และลูกค้ามักส่งมาคืนสุดท้าย ทุกเดือนทีมจึงทำงานดึกช่วงสัปดาห์ก่อนวันยื่น และหัวหน้าสำนักงานไม่รู้ว่าลูกค้ารายไหนเสี่ยงยื่นไม่ทันจนกว่าจะถึงวันนั้น

วิธีที่เราแก้

เราตั้ง Agent ให้รับเอกสารทุกช่องทางที่ลูกค้าใช้อยู่ ลูกค้าส่งรูปเข้า LINE OA ของสำนักงาน หรือส่งอีเมลมา Agent อ่านทุกไฟล์ บอกได้ว่าเป็นเอกสารประเภทไหน ของลูกค้ารายใด เดือนภาษีไหน แล้วตั้งชื่อตามมาตรฐานของสำนักงานและวางลงแฟ้มที่ถูกต้องใน Google Drive หรือ Microsoft 365 ตัวเลขสำคัญ เช่น ยอด ภาษี เลขผู้เสียภาษี ดึงออกมาเตรียมไว้ให้คีย์เข้าโปรแกรมบัญชีได้ในขั้นเดียว

ลูกค้าแต่ละรายมีรายการเอกสารที่ต้องส่งทุกเดือน Agent เทียบของที่ได้รับกับรายการนั้น แล้วทักทวงใน LINE ของลูกค้าเองเมื่อถึงรอบ ด้วยข้อความที่สำนักงานกำหนด ลูกค้าส่งมาเมื่อไร ระบบรับและขีดออกจากรายการให้ทันที พนักงานเห็นเฉพาะไฟล์ที่อ่านไม่ชัดหรือประเภทที่ไม่เคยเจอ

การยื่นและการลงบัญชียังเป็นของผู้ทำบัญชี Agent เตรียมเอกสารและตัวเลขให้พร้อม ส่วนการตรวจและกดยื่นเป็นของคนทุกครั้ง สัปดาห์ก่อนวันยื่น หัวหน้าสำนักงานได้สรุปในหน้าเดียวว่าลูกค้ารายไหนครบ รายไหนขาดอะไร และรายไหนยังไม่ตอบ จะได้โทรหาคนที่ต้องโทรก่อนจะถึงคืนสุดท้าย

ระบบทำงานอย่างไร

งานเข้ามาจาก

รูปเอกสารใน LINE OA
ไฟล์แนบทางอีเมล
โฟลเดอร์ที่ลูกค้าอัปโหลด
รายการเอกสารที่แต่ละรายต้องส่ง

AI ทำอะไร

อ่านประเภท เจ้าของ และเดือนภาษี
ตั้งชื่อและจัดเข้าแฟ้มที่ถูกต้อง
เทียบกับรายการและทวงที่ขาด
สรุปสถานะก่อนวันยื่น

ผลไปจบที่

แฟ้มลูกค้าใน Google Drive
ตัวเลขพร้อมคีย์เข้าโปรแกรมบัญชี
ข้อความทวงใน LINE ลูกค้า
สรุปให้หัวหน้าสำนักงาน

ก่อนและหลัง

ก่อน

หลัง

เปิดไฟล์ scan001 ทีละไฟล์เพื่อดูว่าเป็นของใคร

ไฟล์ตั้งชื่อและเข้าแฟ้มที่ถูกต้องเองตั้งแต่วันที่ส่งมา

โทรทวงเอกสารลูกค้าทีละรายช่วงใกล้วันยื่น

Agent ทวงเองตามรอบ พนักงานโทรเฉพาะรายที่เงียบ

สัปดาห์ก่อนวันยื่นทั้งทีมทำงานถึงดึก

หัวหน้าเห็นล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ว่ารายไหนเสี่ยงไม่ทัน

สิ่งที่คุณจะได้

01
Agent รับเอกสารจาก LINE OA อีเมล และโฟลเดอร์ที่ลูกค้าอัปโหลด อ่านว่าเป็นใบกำกับภาษี ใบเสร็จ สัญญา หรือหนังสือรับรอง แล้วตั้งชื่อไฟล์ตามมาตรฐานสำนักงาน
02
จัดเข้าแฟ้มลูกค้าและเดือนภาษีที่ถูกต้องใน Google Drive หรือ Microsoft 365 และดึงตัวเลขสำคัญออกมาเตรียมให้โปรแกรมบัญชี
03
เช็กกับรายการเอกสารที่ลูกค้ารายนั้นต้องส่งทุกเดือน แล้วทักทวงที่ยังขาดใน LINE ของลูกค้าเองตามรอบที่กำหนด
04
แจ้งพนักงานเฉพาะเอกสารที่อ่านไม่ชัด ซ้ำ หรือเป็นประเภทที่ไม่เคยเห็น
05
สรุปสถานะของลูกค้าทุกรายให้หัวหน้างานก่อนวันยื่นภาษี ว่าใครครบ ใครขาดอะไร และใครเงียบ

ใครได้อะไร

เจ้าของธุรกิจ

รับลูกค้าเพิ่มได้โดยไม่ต้องเพิ่มคนตามสัดส่วน และไม่มีลูกค้ารายไหนยื่นไม่ทันเพราะเอกสารหลงอยู่ในแชต

IT Director

ไฟล์อยู่ใน Google Drive หรือ Microsoft 365 ของสำนักงานเหมือนเดิม Agent ต่อผ่าน API ทางการตามสิทธิ์ที่ให้ ข้อมูลลูกค้าเก็บตาม PDPA และมี Log ว่าไฟล์ไหนมาจากใครเมื่อไร

ทีมที่ใช้งานทุกวัน

พนักงานบัญชีเลิกตั้งชื่อไฟล์และเลิกเป็นคนทวง ได้เวลาไปตรวจงบและคุยกับลูกค้าเรื่องที่ต้องใช้คนจริง ๆ

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

สำนักงานบัญชีสำนักงานกฎหมายสำนักงานตรวจสอบบัญชีบริษัทรับจดทะเบียนและวีซ่าที่ปรึกษาภาษี

เชื่อมกับระบบที่คุณใช้อยู่

Google DriveMicrosoft 365LINE OAGmailPEAKExpresse-Filing

ขั้นตอนการพัฒนา

1
ทำความเข้าใจ

เก็บความต้องการ ผู้ใช้ และตัวชี้วัดความสำเร็จ พร้อมกำหนดขอบเขตและราคาก่อนเริ่มงาน
2
ออกแบบ

UX และสถาปัตยกรรมระบบ อนุมัติ Prototype ก่อนลงมือสร้างจริง
3
พัฒนา

สปรินต์ที่เร่งด้วย AI มีเดโมให้ดูทุกสัปดาห์ ตรวจโค้ดโดยทีมซีเนียร์
4
ทดสอบ

QA ความปลอดภัย และประสิทธิภาพ เทียบกับขอบเขตที่ตกลงกัน
5
เปิดตัวและดูแล

ติดตั้งใช้งานจริง อบรมทีมคุณ พร้อมแผนดูแลรายเดือน