회계·법률 사무소 · 10 / 14

고객 서류 워크플로우

모든 고객의 서류가 알맞은 폴더에 저절로 정리되고 빠진 서류 독촉도 자동으로 이루어지며, 팀장은 신고일 전에 어느 고객의 서류가 덜 왔는지 봅니다.

서류 파일 선반이 있는 사무소 창가에서 머그잔을 든 여성 파트너 옆에 이번 달 신고 진행률과 오늘 보낸 알림 수 카드가 떠 있습니다.

자주 보는 문제

고객을 수십 곳 맡은 회계 사무소라면 일이 신고일 직전에 몰린다는 것을 잘 압니다. 세금계산서를 LINE에 사진으로 올리는 고객이 있는가 하면, scan001 같은 이름의 PDF 스무 개를 이메일로 보내는 고객, 종이 서류를 상자째 보내는 고객도 있습니다. 직원은 파일을 하나씩 열어 누구의 것인지, 몇 월분인지, 어떤 서류인지 확인한 뒤 이름을 붙이고 폴더에 정리하고 회계 프로그램에 입력합니다.

빠진 서류는 장부를 마감할 때가 되어서야 드러나고, 고객에게 한 곳씩 전화해 독촉해야 하며, 고객은 대개 마지막 날 밤에 보냅니다. 그래서 팀은 매달 신고일 전 일주일 동안 야근을 하고, 사무소 대표는 그날이 되기 전까지 어느 고객이 기한을 못 맞출지 모릅니다.

해결 방법

저희는 고객이 지금 쓰는 모든 경로에서 에이전트가 서류를 받도록 설정합니다. 고객이 사무소 LINE OA로 사진을 보내든 이메일을 보내든 에이전트가 파일을 모두 읽고, 어떤 서류인지, 어느 고객의 몇 월분인지 판단한 뒤 사무소 규칙대로 이름을 붙여 Google Drive나 Microsoft 365의 알맞은 폴더에 넣습니다. 금액, 세액, 납세자 번호 같은 주요 숫자는 미리 뽑아 두어 회계 프로그램에 한 번에 입력할 수 있습니다.

고객마다 매달 보내야 할 서류 목록이 있습니다. 에이전트는 받은 서류를 이 목록과 대조하고, 주기가 되면 사무소가 정한 문구로 고객 LINE에 독촉 메시지를 보냅니다. 고객이 서류를 보내면 시스템이 받아서 곧바로 목록에서 지웁니다. 직원에게는 흐릿한 파일이나 처음 보는 종류의 서류만 갑니다.

신고와 장부 기장은 계속 회계 담당자의 일입니다. 에이전트는 서류와 숫자를 준비하고, 검토와 신고 버튼은 매번 사람이 맡습니다. 신고일 일주일 전, 사무소 대표는 서류를 다 낸 고객, 빠진 서류가 있는 고객, 아직 답이 없는 고객을 한 페이지로 받아 봅니다. 마지막 날 밤이 오기 전에 전화해야 할 곳에 먼저 전화할 수 있습니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

LINE OA로 온 서류 사진
이메일 첨부 파일
고객 업로드 폴더
고객별 제출 서류 목록

AI가 하는 일

종류, 고객, 세무 월 판독
이름 붙여 알맞은 폴더에 정리
목록과 대조해 누락분 독촉
신고일 전 현황 요약

결과가 도착하는 곳

Google Drive의 고객 폴더
회계 프로그램에 넣을 숫자
고객 LINE 독촉 메시지
사무소 대표용 요약

도입 전과 후

도입 전

도입 후

누구 것인지 보려고 하나씩 여는 scan001 파일

도착한 날 이름이 붙고 알맞은 폴더에 들어가는 파일

신고일이 다가오면 고객마다 돌리는 독촉 전화

주기마다 에이전트가 하는 독촉, 직원은 연락 없는 고객에게만 전화

신고일 전 일주일 내내 이어지는 팀 전체 야근

기한을 못 맞출 것 같은 고객을 일주일 먼저 아는 팀장

받게 되는 것

01
LINE OA, 이메일, 고객 업로드 폴더로 들어온 서류가 세금계산서, 영수증, 계약서, 증명서 중 무엇인지 읽고 사무소 규칙대로 파일 이름을 붙이는 에이전트
02
Google Drive나 Microsoft 365의 알맞은 고객별, 세무 월별 폴더에 정리하고 회계 프로그램에 넣을 주요 숫자를 미리 추출
03
고객별 매월 제출 서류 목록과 대조하고, 빠진 서류는 정해진 주기에 맞춰 고객 LINE으로 직접 독촉
04
흐릿하거나 중복되었거나 처음 보는 종류의 서류만 직원에게 알림
05
세금 신고일 전에 서류를 다 낸 고객, 빠진 서류가 있는 고객, 연락이 없는 고객을 정리한 팀장용 현황 요약