회계·구매·총무팀 · 07 / 17

태국어 문서 AI OCR

태국어 청구서, 영수증, 납품서, 신분증 사본, 각종 서식을 도착한 날 바로 귀사의 시스템에 넣고, AI가 확신하지 못하는 항목은 등록 전에 사람이 확인합니다.

회계·구매·총무팀

“서류가 매일 PDF, LINE 사진, 손으로 쓴 종이로 들어옵니다. 태국인 직원이 한 장씩 시스템에 입력하는데 한국 쪽에서는 내용을 읽을 수 없어 확인할 방법이 없고, 써 본 OCR 프로그램은 태국어를 자꾸 잘못 읽어서 결국 다시 손으로 치고 있습니다.”

자주 보는 문제

태국 법인에 들어오는 서류는 경로도 형식도 제각각입니다. 큰 공급업체의 세금계산서(태국의 VAT 세무 서류)는 이메일 PDF로, 작은 가게의 영수증은 LINE 사진으로, 창고에서 받은 납품서는 손으로 서명한 종이로, 고객의 신분증 사본과 신청 서식은 종이 그대로 옵니다. 회계, 구매, 인사 중 누군가가 한 장씩 시스템에 입력합니다. 일반 OCR 프로그램은 태국어를 잘 읽지 못합니다. 단어 사이에 띄어쓰기가 없고, 모음과 성조 기호가 줄 위아래에 겹치고, 비슷하게 생긴 글자가 여럿이며, 사진은 기울고 그림자가 지고, 항목 위치는 공급업체마다 다르기 때문입니다. 결과를 매번 고쳐야 해서 쓰기를 그만둔 팀도 많습니다.

한국 본사에서 보면 문제가 하나 더 있습니다. 서류가 전부 태국어라서 입력된 숫자가 원본과 맞는지 한국 쪽에서 확인할 방법이 없고, 월말 결산에서 숫자가 어긋나고 나서야 알게 됩니다. 납세자 번호나 회사명이 틀린 세금계산서는 공급업체가 다시 발행해 줄 때까지 쓸 수 없고, 납품서 한 장이 빠지면 이중 지급이나 받지 않은 물건의 대금 지급으로 이어집니다. 지난 서류는 종이 파일에 들어 있어 정리한 담당자만 찾을 수 있습니다.

해결 방법

서류가 지금 들어오는 경로에 OCR 시스템을 그대로 연결합니다. 부서 메일함, LINE OA, 스캐너 폴더, Google Drive, 업로드 화면 어느 것이든 됩니다. AI는 PDF, 사진, 스캔 파일에서 태국어와 영어 글자를 읽고, 납품서와 전표에 또렷하게 쓴 손글씨까지 읽어 서류 종류에 맞춰 항목을 뽑아냅니다. 세금계산서라면 번호, 날짜, 공급업체 이름과 납세자 번호, 세전 금액, VAT, 세후 금액, 품목별 내역. 납품서라면 발주 번호, 품목, 수량, 수령 서명 여부. 신분증 사본은 태국 개인정보보호법(PDPA)에 따라 보관하기로 정한 항목만 읽습니다. 새로운 종류의 서류는 시스템을 다시 만들지 않고 나중에 추가합니다.

등록 전에 사람이 손으로 하던 확인을 시스템이 합니다. 품목 합계가 소계, VAT, 세후 금액과 맞는지, 납세자 번호가 빠짐없이 형식대로인지, 이 서류 번호가 전에 들어온 적이 있는지, 공급업체가 등록돼 있는지. AI는 모든 항목에 확신도를 매기고, 확신하지 못하거나 검산을 통과하지 못한 항목을 확인 대기열로 보냅니다. 담당자는 원본 이미지를 항목 옆에 두고 한 화면에서 승인하거나 고칩니다. 모든 확인을 통과한 서류는 원본 파일을 붙여 귀사의 ERP, 회계 프로그램, Google Sheets에 바로 들어갑니다. 확인 대기열 화면과 항목 이름은 한국어와 태국어로 준비하므로 태국인 직원이 확인하고 본사 담당자가 같은 화면에서 원본과 숫자를 대조합니다. 항목마다 AI가 무엇을 읽었고 누가 승인했고 무엇을 무엇으로 고쳤고 언제인지 로그가 남습니다.

원본 파일은 귀사의 저장소에 그대로 두고 서류 종류와 월별로 이름을 붙여 정리하며, 번호, 공급업체, 금액으로 찾을 수 있습니다. 신분증 사본, 인사 서류, 진료 기록처럼 회사 밖으로 내보낼 수 없는 서류에는 프라이빗 LLM을 설치해 AI가 귀사 네트워크 안에서 읽게 합니다. 이 판독 시스템은 다음 단계의 바탕입니다. 청구서를 발주서와 대조해 매입채무까지 등록하려면 회계·재무 워크플로우에 연결하고, 등록할 프로그램에 API가 없으면 읽어 낸 데이터를 RPA가 사람 대신 입력합니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

이메일로 온 청구서와 세금계산서
LINE으로 온 영수증과 전표 사진
손으로 쓴 납품서와 각종 서식
신분증 사본과 스캔 서류

AI가 하는 일

어떤 형식이든 태국어와 영어 판독
서류 종류에 맞춰 항목 추출
금액, 납세자 번호, 중복 번호 검산
불확실한 항목은 사람 확인으로

결과가 도착하는 곳

지금 쓰는 ERP나 회계 프로그램
원본 이미지가 붙은 확인 대기열
검색할 수 있는 서류 보관함
누가 읽고 누가 고쳤고 언제인지 남는 로그

도입 전과 후

도입 전

도입 후

종이와 사진에서 매일 한 장씩 숫자를 손으로 입력

어떤 경로로 오든 도착한 날 시스템에 등록

한 자리 틀린 숫자는 월말 대사나 세금 신고 때 발견

등록 전에 금액과 납세자 번호를 검산하고 불확실한 항목은 사람이 확인

지난 서류는 종이 파일 속에 있어 정리한 사람만 찾을 수 있음

번호, 공급업체, 금액으로 지난 서류를 바로 검색

받게 되는 것

01

PDF, 사진, 스캔 파일에서 태국어와 영어 서류를 읽는 AI. 인쇄체와 알아볼 수 있는 손글씨를 모두 읽고, 번호, 날짜, 거래처, 세전·세후 금액, 품목별 내역을 서류 종류에 맞춰 뽑아냅니다
02

등록 전 검산. 품목 합계가 소계와 VAT에 맞는지, 납세자 번호가 빠짐없이 형식대로인지, 같은 서류 번호가 전에 들어온 적이 있는지, 거래처가 시스템에 등록돼 있는지 확인합니다
03

AI가 확신하지 못하거나 검산을 통과하지 못한 항목의 확인 대기열. 담당자는 원본 이미지와 항목을 한 화면에서 나란히 보고 승인하거나 고치면 그 서류는 다음 단계로 넘어갑니다
04

팀이 쓰는 ERP, 회계 프로그램, Google Sheets에 등록. 원본 파일을 해당 건에 첨부하고, 나중에 찾을 수 있는 이름으로 귀사의 저장소에 정리합니다
05

항목마다 남는 로그(AI가 무엇을 읽었고, 누가 승인했고, 무엇을 무엇으로 고쳤고, 언제인지)와, 신분증 사본, 인사 서류, 진료 기록처럼 회사 밖으로 내보낼 수 없는 서류를 위한 프라이빗 LLM 선택지

누가 무엇을 얻나

대표

서류가 늘어도 입력 인원을 늘리지 않고, 오늘 들어온 건수, 그대로 통과한 건수, 확인 대기 건수와 담당자를 본사에서도 매일 확인합니다.

IT 책임자

ERP와 회계 프로그램에는 공식 API나 각 프로그램이 지원하는 가져오기 파일로 연결하며 데이터베이스를 직접 건드리지 않습니다. 원본 파일은 귀사 저장소에 남고, 모든 항목의 로그를 감사인이 확인할 수 있으며, 회사 밖으로 내보낼 수 없는 서류에는 프라이빗 LLM을 선택할 수 있습니다.

매일 사용하는 팀

태국인 직원은 종이에서 숫자를 옮겨 치는 일이 없어지고, 시스템이 강조한 항목만 원본 이미지 옆에서 확인하면 됩니다. 지난 서류도 파일을 열지 않고 몇 초 만에 찾습니다.