회사 전체의 매입채무와 지급 일정을 매일 확인하고, 인원을 늘리지 않고도 결산을 제때 마감합니다.
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회계·재무팀 · 03 / 14
회계·재무 워크플로우
이메일로 온 청구서가 회계 프로그램에 자동으로 들어가 발주서 대조까지 끝나고, 사람은 숫자가 맞지 않는 건만 확인하며 결산을 제때 마감합니다.
회계·재무팀 “공급업체 청구서가 한 달에 수백 건씩 이메일로 옵니다. 회계팀이 한 장씩 시스템에 입력하고 발주서와 하나하나 맞춰 보느라 매달 결산이 늦어집니다.”
자주 보는 문제
회사로 오는 청구서는 형식이 제각각입니다. 큰 공급업체는 PDF를 이메일로 보내고, 작은 업체는 사진을 찍어 LINE으로 보내며, 아직 종이로 보내는 곳도 있습니다. 회계팀은 한 장씩 열어 숫자를 회계 프로그램에 입력한 다음, 구매팀이 발행한 발주서와 창고에서 서명한 입고 확인서를 찾아 서로 맞는지 대조합니다.
매일 반복되는 일이라 실수도 잦습니다. 숫자 한 자리를 잘못 입력하면 월말 대사 때가 되어서야 드러나고, 빠진 세금계산서는 세금 신고 누락으로 이어집니다. 입력이 끝나지 않아 회계팀은 매달 결산을 예정보다 늦게 마감하고, 경영진은 실제 숫자를 몇 주 늦게 받아 봅니다.
해결 방법
에이전트는 회계팀 메일함과 공급업체가 서류를 보내는 LINE 그룹을 지켜봅니다. 서류가 들어오면 에이전트가 읽고 청구서 번호, 공급업체명, 납세자 번호, 세전·세후 금액, 품목별 내역을 항목으로 뽑아낸 뒤, 시스템에서 짝이 맞는 발주서와 입고 확인서를 찾습니다.
세 문서의 수량, 단가, 공급업체가 모두 일치하면 에이전트가 귀사의 회계 프로그램에 매입채무로 등록하고 원본 파일을 그 건에 첨부합니다. 단가가 발주서와 다르거나 입고 수량이 모자라는 경우처럼 일치하지 않으면 해당 건은 회계 담당자의 확인 대기열로 갑니다. 어디가 얼마나 다른지 분명히 적어 두므로 담당자는 한 화면에서 확인하거나 수정할 수 있습니다.
지급은 계속 사람이 결정합니다. 에이전트는 지급 기일이 된 건을 회차별로 묶어 결재권자에게 LINE으로 요약을 보내고, 누군가 승인을 누르기 전에는 송금하지 않습니다. 이메일 수신부터 승인까지 모든 단계가 로그로 남아 회계 감사인이 나중에 확인할 수 있습니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- 이메일로 온 청구서
- LINE으로 온 청구서 사진
- 현장에서 스캔한 서류
- 시스템의 발주서와 입고 확인서
AI가 하는 일
- 서류를 읽고 데이터 추출
- 발주서·입고 확인서와 대조
- 일치하는 건 등록
- 불일치 건은 담당자에게
결과가 도착하는 곳
- 지금 쓰는 회계 프로그램
- 회계 담당자 확인 대기열
- LINE 지급 승인 요청
- 결산 전 보고서
도입 전과 후
도입 전
도입 후
한 달에 수백 장, 한 장씩 손으로 입력하는 청구서
도착한 날 바로 시스템에 들어가는 청구서
월말 대사 때가 되어서야 드러나는 숫자 오류
어디가 다른지 표시된 채 바로 분리되는 불일치 건
입력이 밀려 늦어지는 결산
결산 전까지 남은 일을 매일 확인
받게 되는 것
- 01
이메일, LINE, 스캔 파일로 들어온 청구서를 PDF든 사진이든 읽어 번호, 금액, 세액, 품목을 뽑아내는 에이전트
- 02
시스템의 발주서, 입고 확인서와 대조해 모든 항목이 일치하면 바로 회계 프로그램에 매입채무로 등록
- 03
금액이 다르거나 미등록 공급업체이거나 세금계산서가 빠진 건은 어디가 다른지 표시해 담당자 확인 대기열로 전달
- 04
지급 기일이 된 건을 회차별로 묶어 송금 전마다 결재권자에게 LINE으로 보내는 승인 요청
- 05
아직 입력되지 않은 청구서 수를 알려 주는 결산 전 보고서와 경영진이 직접 보는 매입채무 대시보드
누가 무엇을 얻나
회계 프로그램과는 공식 API로 연결하며 데이터베이스에 직접 접근하지 않습니다. 원본 파일은 귀사가 쓰던 저장소에 그대로 두고, 모든 등록 내역이 로그로 남아 회계 감사인이 확인할 수 있습니다.
회계 담당자는 종이에 적힌 숫자를 옮겨 칠 일이 없어집니다. 시스템이 불일치로 표시한 건만 확인하면 되고, 결산 기간에도 제시간에 퇴근합니다.
적합한 업종
공급업체가 많은 회사소매와 도매공장과 제조업호텔과 레스토랑건설과 시공 업체
지금 쓰는 시스템과 연동
PEAKFlowAccountXeroSAP Business OneGmailGoogle DriveLINE
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
AI 워크플로우의 다른 솔루션
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