부서별 AI 활용 사례: 영업, 회계, 구매, 인사

핵심 요약

어느 부서든 AI에 먼저 맡길 수 있는 일은 모양이 같습니다. 문서를 읽고, 시스템에 입력하고, 사람에게 확인을 넘기는 일입니다.
이 글의 모든 예시는 AI가 읽는 것, 만드는 것, 승인하는 사람, 첫 주에 할 일의 네 항목으로 씁니다.
첫 세 가지는 같은 부품을 쓰는 서로 다른 부서에서 고릅니다.
아무도 확인하지 않는 일, 틀리면 되돌릴 수 없는 일, 데이터가 아직 여러 곳에 흩어진 일은 뒤로 미룹니다.

모든 부서에 같은 동작이 숨어 있습니다

사무실 자리를 한 바퀴 돌아보십시오. 회계팀은 청구서의 숫자를 회계 프로그램에 입력하고, 영업팀은 LINE으로 온 고객 메시지를 Excel에 옮기고, 총무팀은 채팅으로 받은 파일의 이름을 바꿉니다. 문서는 달라도 동작은 같습니다. 읽고, 다시 입력하고, 확인을 넘깁니다.

그래서 아래의 부서별 AI 활용 사례는 모두 같은 네 항목으로 씁니다. 이 글은 기업 AI 활용 가이드: 효과, 작동 원리, 구축 단계의 2장이며, 1장의 측정 방법을 이어받습니다. 첫 부서를 고르는 방법은 인건비를 줄이려면 어느 부서부터 AI를 도입해야 할까?에 정리했습니다.

태국에 진출한 한국 기업이라면 청구서는 태국어로 들어오고, 고객·거래처와는 LINE으로 연락하며, 사회보험과 세금 서류는 태국 양식입니다. 아래 예시는 이 조건을 전제로 합니다.

영업: 문의 등록과 견적서 초안

문의 등록: AI가 LINE 공식 계정, 웹사이트 문의 양식, 이메일로 들어온 고객 메시지를 읽고, 관심 제품과 급한 정도를 붙여 CRM에 기록을 엽니다. 승인은 필요 없고, 영업 담당자는 누구에게 먼저 전화할지만 정합니다. 첫 주: 영업 관리자가 지난달 메시지를 놓고 AI가 매긴 급한 정도와 자신의 판단을 비교합니다.

견적서: AI가 요청 내용, 표준 가격, 고객의 구매 이력을 읽고 견적서 초안을 만들면, 영업 담당자가 확인해 보냅니다. 기준을 넘는 할인은 영업 관리자의 승인을 기다립니다. 첫 주: 할인 기준을 종이 한 장에 적습니다. 자세한 내용은 영업·CRM 워크플로우를 참고하십시오.

고객 서비스: 반복 질문과 주문 상태

문서 기반 답변: AI가 RAG(검색 증강 생성)로 제품 매뉴얼, 보증 조건, 과거 답변을 찾아 LINE 공식 계정에서 답하거나, 직원이 보낼 답장 초안을 씁니다. 팀장이 매주 답변을 표본으로 확인합니다. 첫 주: 채팅 기록에서 가장 많이 나온 질문을 뽑고, 팀이 올바른 답을 옆에 적습니다.

주문 상태: AI가 메시지 속 주문 번호를 읽어 ERP나 택배사 시스템에서 조회하고, 배송일과 운송장 번호를 답합니다. 읽기만 하므로 승인은 필요 없습니다. 불만 접수는 바로 담당자에게 넘깁니다. 첫 주: 택배사 시스템에서 상태를 어떤 방식으로 읽을 수 있는지 확인합니다. 자세한 내용은 주문·배송 상태 조회 에이전트를 참고하십시오.

회계: 청구서 읽기, 대사, 미수금 회수

청구서: AI가 태국어 청구서와 세금계산서를 OCR로 읽고 발주서, 입고 기록과 대조합니다. 일치하는 건은 Express, PEAK, FlowAccount, SAP Business One, Xero, Odoo 등 이미 쓰고 있는 회계 프로그램에 매입채무로 등록합니다. 일치하지 않는 건은 예외 처리 대기열로 가서 회계 담당자가 판단하고, 모든 지급은 권한자의 승인을 기다립니다. 첫 주: 지난달 실제 청구서를 손글씨 청구서까지 모읍니다.

대사와 미수금 회수: AI가 은행 거래 내역을 시스템 기록과 맞춰 보고, 맞지 않는 건만 회계 담당자에게 넘깁니다. 결제 독촉 메시지는 AI가 초안을 쓰고 담당자가 보냅니다. 첫 주: 실제로 쓰는 독촉 단계를 적습니다. 자세한 내용은 회계·재무 워크플로우와 태국어 문서 AI OCR을 참고하십시오.

구매: 구매 요청, 견적 비교, 입고 확인

구매 요청: AI가 요청서와 공급업체 견적서 사진을 읽고, 남은 예산, 과거 구매 가격, 거래처 목록과 대조한 뒤, 금액에 맞는 승인자에게 LINE으로 세 줄 요약을 보냅니다. 첫 주: 금액별 승인자 표를 적습니다.

견적 비교와 입고: AI가 형식이 제각각인 견적서를 표 하나로 정리해 구매 담당자가 고르게 합니다. 물건이 도착하면 납품서 사진과 발주서를 비교해, 맞지 않는 줄만 창고 책임자에게 알립니다. 첫 주: 주요 공급업체의 최근 견적서를 모아 둡니다. 자세한 내용은 구매 요청·승인 워크플로우와 구매·입고 워크플로우를 참고하십시오.

인사: 직원 문의, 신규 입사, 지원서

직원 문의: AI가 취업 규칙, 복리후생 안내서, 사내 공지를 읽고 휴가, 경비 청구, 태국 사회보험에 관한 질문에 LINE으로 답합니다. 급여처럼 개인에 관한 일은 바로 인사팀에 넘깁니다. 첫 주: AI가 답할 때 쓸 문서의 최신판을 인사팀이 정합니다. 자세한 내용은 인사·IT 헬프데스크 에이전트를 참고하십시오.

신규 입사와 지원서: 근로계약을 맺으면 AI가 IT팀에 계정을 요청하고, 세금과 사회보험 서류를 보내고, 모두 받을 때까지 챙깁니다. 입사일 전에 인사팀이 확인합니다. 첫 주: 직무별로 필요한 것을 목록으로 만듭니다. 자세한 내용은 신규 입사자 온보딩 워크플로우를 참고하십시오. 지원서는 AI가 채용 요건에 맞춰 이력서를 순서대로 놓고 이유를 붙이며, 합격 여부는 면접관이 한 명씩 정합니다. 첫 주: 태국 개인정보보호법(PDPA)에 따라 지원자 데이터를 얼마나 보관하고 누가 볼 수 있는지 정합니다.

총무와 문서 업무: 파일 정리, 문서 작성, 데이터 입력

파일 정리: AI가 LINE과 이메일로 들어온 파일을 읽고, 세금계산서인지, 계약서인지, 관공서 공문인지 구분해 사내 기준대로 이름을 붙여 보관합니다. 총무 담당자는 시스템이 판단하지 못한 파일만 봅니다. 첫 주: 파일 이름과 폴더 구조의 기준을 정합니다. 자세한 내용은 고객 서류 워크플로우를 참고하십시오.

문서 작성과 데이터 입력: AI가 사내 시스템의 데이터를 서신과 계약서 양식에 채우면, 권한자가 확인하고 서명합니다. 은행 포털이나 정부 신고 사이트처럼 API가 없는 웹사이트에는 RPA가 대신 입력하고, 제출 전에 담당자가 마지막 화면을 확인합니다. 첫 주: 가장 자주 쓰는 양식 하나를 고릅니다. 사무 업무 자동화의 전체 그림은 AI 오피스에 관한 글에 있습니다.

운영과 물류: 작업 전표 마감과 배차

작업 전표 마감: 기사가 고객이 서명한 납품서를 찍어 LINE으로 보냅니다. AI가 전표 번호와 서명을 읽어 작업을 마감하고 청구 대상에 넣습니다. 운영 책임자는 사진이 흐린 건만 확인합니다. 첫 주: 기사가 실제로 찍은 사진을, 기울어지거나 어두운 것까지 모읍니다. 자세한 내용은 운송장·청구 워크플로우를 참고하십시오.

배차: AI가 확정된 주문, 배송 지역, 쓸 수 있는 차량을 읽고 다음 날 배차안을 내면, 배차 담당자가 확정하거나 고칩니다. 첫 주: 배차 담당자가 머릿속에 가진 규칙을 적어 냅니다.

경영 보고: 원천 시스템에서 만드는 요약

주간 요약: AI가 CRM의 영업 파이프라인, 회계 프로그램의 미수금, ERP의 재고를 읽고, 지난주와 달라진 점을 한 페이지로 정리합니다. 각 부서장이 자기 부서 숫자를 확인한 뒤 배포합니다. 첫 주: 숫자마다 어느 시스템에서 가져올지 정합니다.

숫자에 대한 질문: 대표가 "대금을 가장 오래 미루고 있는 고객이 어디냐"고 물으면, 시스템이 데이터베이스를 읽기 전용으로 조회해 답합니다. 첫 주: 숫자가 아직 채팅으로 돌려 보는 Excel 안에 있는지 확인합니다. 그렇다면 이 일은 기다려야 합니다.

가상 사례

방콕의 전기 설비 수입·도매 회사(회사명과 세부 내용은 가상)에는 공급업체 청구서, LINE 공식 계정 문의, 수입 서류가 매일 들어옵니다. 대표는 모든 부서를 한꺼번에 시작하고 싶었지만, 결국 같은 부품을 쓰는 세 가지 일을 골랐습니다.

고른 일은 회계의 청구서 읽기, 총무의 수입 서류 정리, 영업의 문의 등록입니다. 앞의 두 가지는 같은 문서 판독 부품을 씁니다. 세 번째는 회계용으로 만든 LINE 승인 단계를 기준을 넘는 할인에 다시 씁니다. 첫 달에는 회계만 열었고, 둘째 달에는 판독 부품을 새로 만들지 않고 총무로 넓혔습니다. 부딪힌 문제는 소규모 공급업체의 손글씨 청구서였습니다. 시스템이 합계 금액을 한 자리 잘못 읽었고, 그 뒤로 팀은 신뢰도가 낮은 청구서를 통째로 사람에게 넘깁니다.

부서를 넘나들며 첫 세 가지 고르기

좋은 첫 일에는 세 가지 신호가 있습니다. 반복되고, 문서가 있고, 이미 누군가 확인하고 있습니다. 부서장이 모두 모인 회의에서 이 카드를 한 번 쓰십시오.

첫 일 고르기 표: 반복, 문서, 확인자

1단계: 목록 만들기. 부서장마다 반복 업무를 최대 다섯 개, 이 글과 같은 네 항목으로 적습니다.
2단계: 점수 매기기. 반복, 문서 있음, 확인자 있음을 각각 0에서 3점으로 매깁니다.
3단계: 공통 부품 찾기. 점수가 높은 일 가운데 같은 문서 판독, 문서 검색, 승인 단계를 쓰는 다른 부서의 일에 동그라미를 칩니다.
4단계: 세 가지 고르기. 세 부서에서 하나씩 고릅니다. 첫 번째가 안정된 뒤에 두 번째를 엽니다.

아직 고르지 않을 일: 아무도 확인하지 않는 일, 틀리면 되돌릴 수 없는 일, 데이터가 아직 여러 곳에 있는 일.

부서	첫 일	AI가 읽는 것	AI가 만드는 것	승인자
영업	문의 등록	LINE 공식 계정, 웹 양식, 이메일	CRM 기록	영업 담당자
고객 서비스	문서 기반 답변	매뉴얼, 과거 답변	LINE 공식 계정 답변	팀장이 표본 확인
회계	청구서	청구서, 발주서, 입고 기록	매입채무 등록	회계 담당자, 지급 권한자
구매	구매 요청	요청서, 예산, 과거 가격	LINE 요약	금액별 승인자
인사	직원 문의	취업 규칙, 복리후생 안내서	LINE 답변	개인 관련 건은 인사팀
총무	파일 정리	LINE·이메일 파일	파일 이름과 폴더	총무 담당자
운영	작업 전표 마감	납품서 사진	마감된 작업, 청구 대상	운영 책임자
경영	주간 요약	CRM, 회계 프로그램, ERP	한 페이지 요약	각 부서장

오늘 시작할 수 있는 일, 데이터를 기다려야 하는 일

아래 항목을 모두 통과하는 일은 오늘 시작할 수 있습니다. 통과하지 못한 항목이 있으면 그것부터 고칩니다. 대개 데이터나 확인자 문제입니다.

매주 반복되고, 담당자가 5분 안에 절차를 설명할 수 있습니다.
입력이 파일, 메시지, 사진처럼 시스템이 열 수 있는 형태로 들어옵니다.
결과를 넣을 시스템에 API나 파일 가져오기 기능이 있습니다.
오늘 이미 누군가 이 일을 확인하고 있고, 무엇을 확인하는지 말할 수 있습니다.
실수가 고객, 은행, 관공서에 닿기 전에 고칠 수 있습니다.
테스트에 쓸 지난달의 실제 문서와 질문이 있습니다.
매주 데모를 볼 담당자가 부서 안에 있습니다.

개발팀 참고 · 공통 부품 네 가지

모든 예시는 네 가지 부품으로 만듭니다. 문서 판독은 OCR과 LLM이 문서 유형별 스키마에 맞춰 필드를 뽑는 부품이며, 신뢰도 (Confidence)가 낮은 문서는 통째로 예외 처리 대기열로 갑니다. 문서 검색은 담당자와 버전이 관리되는 문서 위의 RAG입니다. 승인 단계는 금액별 정책으로, LINE으로 전달되고 타임아웃과 대리 승인자를 둡니다. 시스템에 쓰는 모든 작업은 이 단계를 거칩니다. 네 번째는 입력, 출력, 승인자를 남기는 감사 로그입니다. 네 가지를 공통 서비스로 만들면, 새 부서는 자기 스키마와 정책만 더하면 됩니다. ERP 쓰기는 문서 번호를 키로 삼아 멱등성을 갖춰야 합니다.

DNA MAKER · AUTOMATION

한 부서에서 시작해 부품을 다시 씁니다

어떤 청구서를 지급해도 되는지는 직원이 아는 규칙입니다. 그래서 DNA Maker는 귀사가 고른 첫 부서의 담당자 옆에 앉는 일부터 시작합니다. 실제 문서를 승인자까지 따라가며 각 업무를 이 글의 네 항목으로 적고, 어떤 항목을 AI가 맡고 어떤 항목을 사람이 맡을지 정합니다.

그다음 그 부서를 위한 공통 부품을 만들고, 이미 쓰고 있는 ERP, CRM, 회계 프로그램에 연결합니다. 귀사의 실제 문서와 질문으로 테스트하고, 매주 실제 데이터로 데모를 보여 드리며, 범위와 가격은 작업 시작 전에 확정합니다. 다음 부서는 같은 부품을 쓰고 자기 규칙만 더합니다. 이런 일을 저희는 태국의 은행, 병원, 대기업 그룹과 하고 있으며, 태국 직원을 위한 사내 AI 교육도 제공합니다. 자세한 내용은 AI 워크플로우 페이지에서 보시거나, 채팅에서 Dream에게 업무를 설명해 주십시오.

SOFTWARE ENGINEERING GLOSSARY

소프트웨어 엔지니어링 용어집

용어	의미	쉬운 예시	개발팀에 물어봐야 할 질문
OCR	이미지나 PDF의 글자를 읽어 데이터로 만드는 기술	LINE으로 받은 세금계산서 사진 읽기	저희 태국어 문서와 손글씨 문서로 시험해 봤습니까?
RAG(검색 증강 생성)	AI가 답하기 전에 회사 문서를 찾아보게 하는 방법	최신 매뉴얼에서 보증 조건을 찾아 답하기	시스템이 답할 때 쓰는 문서는 누가 갱신합니까?
예외 처리 대기열	시스템이 확신하지 못해 사람의 판단을 기다리는 건의 목록	합계가 발주서와 맞지 않는 청구서	이 대기열은 누가, 얼마나 자주 봅니까?
사람 승인 (Human Approval)	돈과 관련된 처리 전에 사람이 승인해야 하는 지점	LINE에서 지급 일괄 처리를 승인하기	금액 한도와 승인자를 저희가 직접 바꿀 수 있습니까?
신뢰도 (Confidence)	시스템이 얼마나 확신하는지 나타내는 점수	손글씨 합계는 점수가 낮아 사람에게 넘어감	대기열로 보내는 기준값은 누가 바꿀 수 있습니까?

내일 해 볼 일: 부서장 세 명에게 반복 업무를 하나씩 네 줄로 적어 달라고 하십시오. 무엇을 읽는지, 무엇을 만드는지, 누가 확인하는지, 틀리면 고칠 수 있는지. 종이를 나란히 놓았을 때 두 장이 같은 종류의 문서를 읽는다면, 그것이 귀사의 첫 공통 부품입니다.