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인사팀 · 04 / 14

신규 입사자 온보딩 워크플로우

신규 입사자의 계정, 장비, 서류가 첫 출근 전에 모두 준비되고, 인사팀은 누구에게도 독촉 메일을 보낼 필요가 없습니다.

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집 소파에서 신입 사원이 무릎 위 노트북을 보며 웃고, 손을 흔드는 인사 담당자와의 영상 통화, 환영 메시지, 노트북 수령 안내가 떠 있습니다. 인사팀
“신입 한 명이 들어오면 인사팀은 이메일을 일곱 통 보내고, 시스템 네 곳에 계정을 만들고, 서류를 받으려고 2주를 더 쫓아다닙니다.”

자주 보는 문제

신규 입사자 한 명을 맞으려면 여러 부서에 흩어진 자잘한 일이 수십 가지입니다. 인사팀은 IT팀에 계정 생성을, 총무팀에 자리 준비를, 회계팀에 급여 정보 등록을 이메일로 요청하고, 입사자에게는 신분증 사본, 주소 등록 서류, 은행 계좌번호를 보내 달라고 계속 연락합니다. 부서마다 자기 일이 있으니 요청은 늘 누군가의 메일함에 묶여 있습니다.

그래서 신규 입사자의 첫날은 아직 열리지 않는 이메일을 기다리며 시작되기 일쑤이고, 팀장은 오늘 누가 출근하는지도 모르며, 인사팀은 매달 같은 질문에 다시 답합니다. 한꺼번에 여러 명을 뽑을수록 서류 챙기는 일이 인사팀의 한 주를 거의 다 가져갑니다.

해결 방법

근로계약서 서명이 끝나면 바로 에이전트가 일을 넘겨받습니다. 에이전트는 직무와 부서에 맞는 체크리스트를 열고 요청마다 담당자에게 보냅니다. IT팀에는 해당 직무에 필요한 이메일과 시스템 권한을, 총무팀에는 자리와 장비 준비를 요청하고, 신규 입사자에게는 서류 업로드 링크가 담긴 양식을 LINE으로 보냅니다.

독촉도 에이전트가 맡습니다. 아직 처리하지 않은 사람에게는 정해 둔 주기마다 알림을 보냅니다. 신규 입사자가 서류를 보내면 에이전트가 읽고 빠진 것 없이 선명한지 확인한 뒤 귀사 인사 시스템의 인사 파일에 정리합니다. 팀장의 캘린더에는 오리엔테이션 일정이 미리 들어가고, 인사팀은 사람별로 남은 일을 한 화면에서 봅니다.

사람에 관한 결정은 사람이 내립니다. 에이전트는 급여를 정하거나 계약 조건을 바꾸지 않으며, 인사팀과 IT팀이 그 직무에 승인한 범위를 넘는 시스템 권한을 주지 않습니다. 직원 개인정보는 태국 개인정보보호법(PDPA)에 따라 귀사 시스템에 보관되고, 누가 언제 무엇을 열람했는지 로그가 남습니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳
  • 서명이 끝난 근로계약서
  • 신규 입사자가 LINE으로 보낸 서류
  • 직무별 체크리스트
  • IT팀과 총무팀의 회신
AI가 하는 일
  1. 직무별 체크리스트 열기
  2. 담당 부서에 요청 발송
  3. 서류 확인과 누락분 독촉
  4. 매일 아침 현황 요약
결과가 도착하는 곳
  • IT팀이 만든 계정과 권한
  • 인사 시스템의 인사 파일
  • 팀장 캘린더
  • 인사팀 LINE 요약

도입 전과 후

도입 전
도입 후
입사자 한 명당 이메일 일곱 통과 2주간의 서류 독촉
계약서 서명일부터 에이전트가 직접 보내고 챙기는 요청
열리지 않는 이메일을 기다리는 신규 입사자의 첫날
입사일 전에 모두 갖춰지는 계정, 장비, 서류
오늘 누가 출근하는지 모르는 팀장
팀장 캘린더에 미리 잡혀 있는 오리엔테이션

받게 되는 것

  1. 01

    근로계약서 서명이 끝나는 즉시 움직여 직무별 체크리스트와 입사일을 설정하는 에이전트

  2. 02

    직무에 필요한 이메일, 시스템 계정, 프로그램 권한 요청을 IT팀에 보내고 완료되지 않으면 알림

  3. 03

    입사 양식, 세금, 사회보험, 증빙 서류를 LINE이나 이메일로 보내고 다 받을 때까지 독촉

  4. 04

    장비와 자리 준비, 팀장과의 오리엔테이션 일정을 관련 부서 캘린더에 모두 등록

  5. 05

    신규 입사자별 남은 일과 근무 시작 가능일을 담은 인사팀 아침 보고

누가 무엇을 얻나

대표

신규 입사자가 첫날부터 일을 시작하고, 인사팀 인원을 늘리지 않고도 채용을 늘릴 수 있습니다.

IT 책임자

계정 요청은 직무별 항목을 다 갖춘 티켓으로 들어오므로 여기저기 흩어진 이메일이 없습니다. 권한은 IT팀이 정해 둔 세트대로 부여되고, 만든 계정은 모두 로그로 남습니다.

매일 사용하는 팀

인사팀은 서류를 쫓아다니던 시간에 신규 입사자와 실제로 이야기를 나누고, 입사자는 무엇을 누구에게 보내야 하는지 묻지 않아도 됩니다.

적합한 업종

매달 여러 명을 채용하는 회사공장과 제조업다점포 소매업병원과 클리닉서비스·아웃소싱 기업

지금 쓰는 시스템과 연동

Microsoft 365Google WorkspaceLINE기존 인사 시스템SlackJira Service Management

개발 프로세스

  1. 1

    탐색

    요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.

  2. 2

    설계

    UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.

  3. 3

    개발

    AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.

  4. 4

    테스트

    합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.

  5. 5

    출시 및 유지보수

    운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.

비즈니스 문제를, 알아서 일하는 시스템으로

오늘 문의하시면 계획과 예산을 담은 경영진용 제안서를 드립니다.

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