세금계산서를 대량 발행하는 회계팀 · 07 / 14

e-Tax Invoice·e-Receipt 워크플로우

세금계산서와 영수증이 POS나 ERP에서 태국 국세청 형식으로 발행되어 이메일이나 LINE으로 고객에게 바로 전달됩니다. 회계팀이 다시 출력하거나 입력할 일이 없습니다.

해 질 녘 구시가지 돌 벤치에 앉은 여성 점주가 휴대폰을 보고, e-Tax Invoice 발송 완료와 이메일 발송 시각, 오늘 발행 건수가 떠 있습니다.

자주 보는 문제

하루에 계산서를 수백 장씩 발행하는 기업도 대부분 아직 예전 방식으로 일합니다. POS는 간이 영수증을 출력하고, ERP는 정식 세금계산서를 출력하거나 PDF로 만들어 한 통씩 이메일에 첨부합니다. 법인 고객이 정식 세금계산서를 원하면 영수증 사진과 회사명을 LINE으로 보냅니다. 회계 직원은 원래 영수증을 찾아 구매자 정보를 다른 시스템에 입력한 뒤 다시 보냅니다. 이런 요청이 매일 들어오고, 앞서 받은 서류를 찾지 못해 다시 요청하는 고객도 많습니다.

가장 시간이 많이 드는 일은 서류 수정입니다. 납세자 번호 한 자리가 틀리거나 지점 표기를 빠뜨리면 원래 서류를 취소하고 새로 발행해야 하고, 고객이 반품하면 크레딧 노트를 발행해야 합니다. 모든 단계를 손으로 처리해 Excel에 기록하며, 종이 사본은 여러 해 동안 보관해야 합니다. 매달 말에는 매출 부가가치세 보고서를 POS, ERP와 대조한 뒤에야 부가가치세 신고서(PP.30)를 제출합니다.

해결 방법

저희는 귀사가 쓰는 POS, ERP, 온라인 쇼핑몰 백오피스를 발행 시스템에 연결합니다. 판매가 끝날 때마다 시스템이 태국 국세청이 정한 형식으로 세금계산서나 영수증을 만들어 고객에게 보냅니다. 국세청이 열어 둔 방식은 두 가지입니다. 첫째는 e-Tax Invoice & e-Receipt로, 회사가 전자 인증서로 디지털 서명을 하고 XML 데이터를 다음 달 15일까지 국세청에 제출합니다. 직접 제출해도 되고 국세청 명단에 있는 서비스 제공업체를 통해 제출해도 됩니다. 둘째는 Time Stamp 방식으로, 세금계산서를 이메일로 고객과 ETDA(태국 전자거래개발청)의 타임스탬프 시스템에 동시에 보냅니다. 어느 방식이 귀사의 서류량에 맞는지 함께 정합니다.

매장에서 영수증을 받은 고객은 하단의 QR을 스캔해 회사명, 납세자 번호, 지점을 입력하면 누구에게도 연락하지 않고 정식 세금계산서를 이메일로 받습니다. 새 세금계산서는 원래 영수증과 연결되므로 같은 영수증으로 두 번 요청할 수 없습니다. 모든 서류는 나가기 전에 13자리 납세자 번호, 지점 코드, 합계와 VAT를 품목과 대조합니다. 국세청 시스템은 파일 구조와 서명을 확인하고, 숫자가 맞는지는 발행자가 책임져야 하기 때문입니다. 국세청이 제출 반려를 알려 오면 해당 서류가 사유와 함께 대시보드에 표시되고, 고친 뒤 다시 제출할 수 있습니다.

납부할 세액이 바뀌는 서류, 즉 크레딧 노트, 데빗 노트, 취소 후 재발행은 계속 회계 담당자가 결정합니다. 시스템은 사유와 원래 영수증을 붙여 서류를 준비하고 LINE이나 백오피스로 승인을 요청하며, 누군가 승인하기 전에는 발행하지 않습니다. 모든 수정은 변경 전후가 보이는 새 기록으로 남고 삭제되지 않습니다. 은행의 e-Withholding Tax 서비스로 서비스 대금을 지급한다면 시스템이 원천징수세 정보를 지급 파일에 함께 넣습니다. 은행이 원천징수와 납부를 맡으므로 원천징수 증명서(50 Tawi)를 발행할 필요가 없습니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

매장 POS의 영수증
ERP의 청구서와 납품서
온라인 쇼핑몰 주문
영수증 QR로 들어온 정식 발행 요청

AI가 하는 일

국세청 형식으로 서류 생성
납세자 번호·지점·합계 확인
감액·취소는 회계 승인으로
국세청에 제출하고 결과 추적

결과가 도착하는 곳

고객의 이메일이나 LINE
태국 국세청 e-Tax 시스템
LINE·백오피스의 회계 담당자
대시보드와 PP.30 신고 요약

도입 전과 후

도입 전

도입 후

LINE으로 정식 세금계산서 요청이 오면 직원이 한 장씩 다시 입력

고객이 영수증 QR을 스캔해 정식 세금계산서를 이메일로 직접 받음

납세자 번호 오류를 고객이 서류를 돌려보낸 뒤에야 알아챔

정보가 빠진 서류는 발행 전에 멈추고 수정을 기다림

종이 사본으로 가득 찬 방, 월말 매출 VAT 대조는 수작업

모든 서류가 검색되는 파일로 남고, 월초면 VAT 요약이 완성

받게 되는 것

01
세금계산서, 영수증, 데빗 노트, 크레딧 노트를 POS, ERP, 온라인 쇼핑몰 백오피스에서 국세청 형식으로 발행하고, 직접 또는 국세청 명단에 있는 서비스 제공업체를 통해 제출
02
결제가 끝나면 바로 이메일이나 LINE으로 서류를 보내고, 고객은 영수증의 QR을 스캔해 납세자 번호를 입력하면 정식 세금계산서를 직접 받습니다
03
크레딧 노트, 데빗 노트, 서류 취소를 워크플로우로 처리하며, 발행 전에 반드시 회계 담당자가 LINE이나 백오피스에서 승인
04
빠진 납세자 번호, 틀린 지점 코드, 품목과 맞지 않는 합계나 VAT, 중복 번호를 잡아내고 사람이 고칠 때까지 발행을 멈추는 제출 전 검사
05
발행 완료, 고객 전달 완료, 국세청 반려, 승인 대기 서류를 한눈에 보는 대시보드와 부가가치세 신고용 월간 요약