ทีมบัญชี จัดซื้อ และงานเอกสาร · 07 / 17

AI อ่านเอกสารภาษาไทย (OCR)

ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบส่งของ สำเนาบัตรประชาชน และแบบฟอร์มภาษาไทย เข้าระบบของคุณเองตั้งแต่วันที่มาถึง ช่องไหนที่ AI ไม่แน่ใจ มีคนตรวจก่อนบันทึก

คุยเรื่องนี้กับวิศวกร

ทีมบัญชี จัดซื้อ และงานเอกสาร

“เอกสารเข้ามาทุกวัน ทั้ง PDF รูปถ่ายจากไลน์ และกระดาษที่เขียนด้วยมือ พนักงานนั่งพิมพ์ลงระบบทั้งวัน โปรแกรม OCR ที่เคยลองอ่านภาษาไทยผิดจนต้องแก้ทุกใบ สุดท้ายก็กลับไปพิมพ์เอง”

ปัญหาที่เราเจอบ่อย

เอกสารของบริษัทไทยมาคนละทาง ใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์รายใหญ่เป็น PDF ในอีเมล ใบเสร็จจากร้านเล็กเป็นรูปถ่ายใน LINE ใบส่งของที่คลังเซ็นรับเป็นกระดาษเขียนมือ สำเนาบัตรประชาชนและแบบฟอร์มจากลูกค้ามาเป็นกระดาษ แล้วมีคนในฝ่ายบัญชี จัดซื้อ หรือ HR นั่งพิมพ์ลงระบบทีละใบ โปรแกรม OCR ทั่วไปอ่านภาษาไทยได้ไม่ดี เพราะคำไทยไม่เว้นวรรค สระและวรรณยุกต์ซ้อนกันหลายชั้น ตัวอักษรบางตัวหน้าตาคล้ายกัน รูปถ่ายเอียงและมีเงา ส่วนตำแหน่งช่องข้อมูลก็ต่างกันทุกผู้ขาย ผลที่ได้จึงต้องนั่งแก้ทุกใบจนหลายทีมเลิกใช้

ต้นทุนของการพิมพ์เองโผล่มาทีหลัง ตัวเลขผิดหนึ่งหลักเจอตอนกระทบยอดสิ้นเดือน ใบกำกับภาษีที่เลขผู้เสียภาษีหรือชื่อบริษัทผิดต้องขอใหม่จากผู้ขายก่อนใช้ ใบส่งของที่หายไปทำให้จ่ายซ้ำหรือจ่ายของที่ไม่ได้รับ และเอกสารเก่าอยู่ในแฟ้มกระดาษที่ค้นได้เฉพาะคนที่เก็บ พอคนนั้นลาออก ประวัติของเอกสารก็ไปด้วย

วิธีที่เราแก้

เราต่อระบบ OCR เข้ากับทางที่เอกสารเข้ามาอยู่แล้ว กล่องอีเมลของฝ่าย LINE OA โฟลเดอร์ของเครื่องสแกน Google Drive หรือหน้าอัปโหลด AI อ่านข้อความภาษาไทยและอังกฤษจาก PDF รูปถ่าย และไฟล์สแกน รวมถึงลายมือที่อ่านออกชัดบนใบส่งของและสลิป แล้วดึงเป็นช่องข้อมูลตามประเภทเอกสาร ใบกำกับภาษีได้เลขที่ วันที่ ชื่อและเลขผู้เสียภาษีของผู้ขาย ยอดก่อนภาษี ภาษี ยอดสุทธิ และรายการแต่ละบรรทัด ใบส่งของได้เลขใบสั่งซื้อ รายการ จำนวน และมีลายเซ็นรับหรือไม่ สำเนาบัตรประชาชนได้เฉพาะช่องที่คุณกำหนดให้เก็บตาม PDPA เอกสารแบบใหม่เพิ่มได้ภายหลังโดยไม่ต้องสร้างระบบใหม่

ก่อนบันทึก ระบบตรวจสิ่งที่คนมักตรวจอยู่แล้ว ยอดรวมของแต่ละบรรทัดตรงกับยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดสุทธิไหม เลขผู้เสียภาษีครบและถูกรูปแบบไหม เลขที่เอกสารนี้เคยเข้ามาแล้วหรือเปล่า ผู้ขายมีในระบบหรือยัง AI ให้คะแนนความมั่นใจทุกช่อง ช่องที่ไม่มั่นใจหรือตรวจไม่ผ่านเข้าคิวตรวจ คนเปิดเห็นภาพต้นฉบับอยู่ข้างช่องข้อมูล กดยืนยันหรือแก้ในหน้าจอเดียว ส่วนเอกสารที่ผ่านทุกข้อเข้า ERP โปรแกรมบัญชี หรือ Google Sheets ของคุณโดยตรง พร้อมไฟล์ต้นฉบับแนบไว้ที่รายการ ทุกช่องมี Log ว่า AI อ่านได้อะไร ใครยืนยัน แก้จากอะไรเป็นอะไร เมื่อไร

ไฟล์ต้นฉบับอยู่ในที่เก็บของคุณเอง ระบบตั้งชื่อและจัดแฟ้มตามประเภทเอกสารและเดือน ค้นย้อนหลังได้จากเลขที่ ชื่อผู้ขาย หรือยอดเงิน สำเนาบัตรประชาชน เอกสาร HR และเวชระเบียนที่ออกนอกบริษัทไม่ได้ เราติดตั้ง Private LLM ให้ AI อ่านในเครือข่ายของคุณ ระบบอ่านเอกสารนี้เป็นฐานของงานถัดไป ถ้าต้องการให้จับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและลงเจ้าหนี้ต่อ ต่อเข้ากับ Workflow บัญชีและการเงินได้ และถ้าโปรแกรมปลายทางไม่มี API ให้ RPA กรอกข้อมูลที่อ่านได้แทนคน

ระบบทำงานอย่างไร

งานเข้ามาจาก

ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีทางอีเมล
รูปถ่ายใบเสร็จและสลิปใน LINE
ใบส่งของและแบบฟอร์มที่เขียนด้วยมือ
สำเนาบัตรประชาชนและเอกสารสแกน

AI ทำอะไร

อ่านข้อความไทยและอังกฤษจากทุกรูปแบบ
ดึงเป็นช่องข้อมูลตามประเภทเอกสาร
ตรวจยอด เลขผู้เสียภาษี และเลขที่ซ้ำ
ส่งช่องที่ไม่แน่ใจให้คนตรวจ

ผลไปจบที่

ERP หรือโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่
คิวตรวจพร้อมภาพต้นฉบับ
แฟ้มเอกสารที่ค้นย้อนหลังได้
Log ทุกช่องว่าใครอ่าน ใครแก้ เมื่อไร

ก่อนและหลัง

ก่อน

หลัง

พนักงานพิมพ์ตัวเลขจากกระดาษและรูปถ่ายทีละใบ ทุกวัน

เอกสารเข้าระบบเองตั้งแต่วันที่มาถึง ทุกช่องทาง

ตัวเลขผิดหนึ่งหลักเจอตอนกระทบยอด หรือตอนยื่นภาษี

ระบบตรวจยอดและเลขผู้เสียภาษีก่อนบันทึก ช่องที่ไม่แน่ใจมีคนดู

เอกสารเก่าอยู่ในแฟ้มกระดาษ ค้นได้เฉพาะคนที่เก็บ

ค้นเอกสารย้อนหลังได้จากเลขที่ ชื่อผู้ขาย หรือยอดเงิน

สิ่งที่คุณจะได้

01

AI อ่านเอกสารภาษาไทยและอังกฤษจาก PDF รูปถ่าย และไฟล์สแกน ทั้งตัวพิมพ์และลายมือที่อ่านออก แล้วดึงเป็นช่องข้อมูลตามประเภทเอกสาร เช่น เลขที่ วันที่ ผู้ขาย ยอดก่อนและหลังภาษี และรายการสินค้าแต่ละบรรทัด
02

ตรวจก่อนบันทึก ยอดรวมของแต่ละบรรทัดตรงกับยอดสุทธิและภาษีไหม เลขผู้เสียภาษีครบและถูกรูปแบบไหม เลขที่เอกสารซ้ำกับที่เคยเข้ามาแล้วหรือไม่ และผู้ขายมีในระบบหรือยัง
03

คิวตรวจสำหรับช่องที่ AI ไม่แน่ใจหรือตรวจไม่ผ่าน คนเห็นภาพต้นฉบับคู่กับช่องข้อมูลในหน้าจอเดียว กดยืนยันหรือแก้ แล้วรายการนั้นเดินต่อเอง
04

ส่งข้อมูลเข้า ERP โปรแกรมบัญชี หรือ Google Sheets ที่ทีมใช้อยู่ พร้อมแนบไฟล์ต้นฉบับไว้ที่รายการนั้น และเก็บไฟล์ไว้ในที่เดิมของคุณโดยตั้งชื่อและจัดแฟ้มให้ค้นย้อนหลังได้
05

Log ทุกช่องว่า AI อ่านได้อะไร ใครยืนยัน แก้จากอะไรเป็นอะไร เมื่อไร และตัวเลือก Private LLM สำหรับสำเนาบัตรประชาชน เอกสาร HR และเวชระเบียนที่ออกนอกบริษัทไม่ได้

ใครได้อะไร

เจ้าของธุรกิจ

เอกสารเพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มคนพิมพ์ และเห็นทุกวันว่ามีเอกสารเข้ามากี่ใบ ผ่านเองกี่ใบ รอคนตรวจกี่ใบ และค้างอยู่ที่ใคร

IT Director

ต่อกับ ERP และโปรแกรมบัญชีผ่าน API ทางการหรือไฟล์นำเข้าที่โปรแกรมรองรับ ไม่แตะฐานข้อมูลตรง ไฟล์ต้นฉบับอยู่ในที่เก็บของคุณ ทุกช่องมี Log ให้ผู้ตรวจสอบดูย้อนหลัง และเลือก Private LLM ได้เมื่อเอกสารออกนอกบริษัทไม่ได้

ทีมที่ใช้งานทุกวัน

พนักงานเลิกพิมพ์ตัวเลขจากกระดาษ เหลือแค่ดูช่องที่ระบบไฮไลต์ไว้โดยมีภาพต้นฉบับอยู่ข้างกัน และหาเอกสารเก่าได้ในไม่กี่วินาทีแทนการเปิดแฟ้ม

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

โรงงานและผู้ผลิตที่รับใบส่งของและใบกำกับภาษีทุกวันบริษัทค้าส่งและตัวแทนจำหน่ายที่มีซัพพลายเออร์หลายรายสำนักงานบัญชีที่ลูกค้าส่งเอกสารมาเป็นรูปถ่ายและ PDFธุรกิจที่เก็บสำเนาบัตรประชาชนและแบบฟอร์มลูกค้า เช่น ประกัน เช่าซื้อ คลินิกบริษัทต่างชาติในไทยที่ได้รับเอกสารภาษาไทยทุกวัน

เชื่อมกับระบบที่คุณใช้อยู่

ExpressPEAKFlowAccountSAP Business OneGoogle SheetsGoogle DriveLINE OAกล่องอีเมล

ขั้นตอนการพัฒนา

1
ทำความเข้าใจ

เก็บความต้องการ ผู้ใช้ และตัวชี้วัดความสำเร็จ พร้อมกำหนดขอบเขตและราคาก่อนเริ่มงาน
2
ออกแบบ

UX และสถาปัตยกรรมระบบ อนุมัติ Prototype ก่อนลงมือสร้างจริง
3
พัฒนา

สปรินต์ที่เร่งด้วย AI มีเดโมให้ดูทุกสัปดาห์ ตรวจโค้ดโดยทีมซีเนียร์
4
ทดสอบ

QA ความปลอดภัย และประสิทธิภาพ เทียบกับขอบเขตที่ตกลงกัน
5
เปิดตัวและดูแล

ติดตั้งใช้งานจริง อบรมทีมคุณ พร้อมแผนดูแลรายเดือน