영업팀 · 02 / 14

영업·CRM 워크플로우

모든 채널의 리드가 CRM에 자동으로 등록되어 몇 분 안에 여유 있는 영업 담당자에게 가고, 팀장은 누구에게 묻지 않아도 성사가 가까운 거래를 확인합니다.

파란 하늘 아래 유리 외벽 사무실 건물 앞에서 코랄색 재킷의 여성 영업 사원과 태블릿을 든 남성 동료가 하이파이브를 합니다.

자주 보는 문제

대부분 회사의 리드는 여러 경로로 들어옵니다. 웹 폼은 공용 메일함으로 이메일을 보내고, LINE OA는 채팅 응대 직원이 답하며, Facebook은 또 다른 사람이 봅니다. 영업 담당자는 리드를 넘겨받으면 수첩이나 휴대폰, 개인 Excel에 따로 적습니다. 돈을 들여 도입한 CRM에는 누군가 시간이 날 때 입력한 거래만 남습니다.

그래서 영업팀장은 실시간 전체 현황을 볼 수 없습니다. 이번 달에 얼마나 성사될지 알려면 모두에게 숫자를 받아 합쳐야 합니다. 응답이 늦은 리드는 언제 놓쳤는지도 모르게 사라지고, 같은 고객에게 영업 담당자 두 명이 전화하는 일도 생깁니다.

해결 방법

저희는 에이전트가 모든 채널의 리드를 가장 먼저 받도록 설정합니다. 폼, LINE, Facebook, 이메일 중 어디로 들어오든 에이전트가 메시지를 읽고 이름, 전화번호, 관심 상품, 대략적인 예산을 뽑아 귀사가 쓰는 CRM에 레코드를 만듭니다. 전에 연락한 적 있는 번호라면 새로 만들지 않고 기존 레코드에 연결합니다.

그다음 예산, 긴급도, 지역처럼 팀이 정한 기준으로 등급을 매기고, 해당 지역을 맡은 영업 담당자 중 여유 있는 사람에게 넘깁니다. 고객이 원하는 내용을 요약해 LINE으로 함께 보내므로 담당자는 CRM을 열지 않고도 바로 연락할 수 있습니다. 담당자가 채팅이나 CRM에서 진행 상황을 업데이트하면 시스템이 양쪽 상태를 똑같이 맞춰 둡니다.

사흘 넘게 진척이 없는 거래는 에이전트가 먼저 담당자에게 알리고, 그래도 움직임이 없으면 팀장에게 알립니다. 팀장은 월요일 아침마다 누구에게 묻지 않고 파이프라인 요약을 받습니다. 가격과 할인, 담당자 간 거래 이관은 계속 사람이 결정하며, 에이전트는 제안과 기록만 맡습니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

웹 폼
LINE OA와 Facebook
고객 이메일
응대 직원이 적어 둔 전화번호

AI가 하는 일

메시지를 읽고 고객 정보 추출
CRM 레코드 생성 또는 연결
등급 매기고 담당자 선택
진척 없는 거래 후속 관리

결과가 도착하는 곳

팀이 쓰는 CRM
영업 담당자 LINE 알림
정체 거래 팀장 알림
월요일 아침 파이프라인 요약

도입 전과 후

도입 전

도입 후

응대 직원이 넘겨줄 때까지 기다리는 리드, 때로는 하루 넘게

요청 요약과 함께 몇 분 안에 여유 있는 담당자에게 가는 리드

팀장이 성사 직전 거래를 물으면 이틀 걸리는 취합

팀장이 바로 여는 파이프라인과 매주 월요일 아침 요약

2주가 지나서야 누군가 알아채는 멈춘 거래

사흘 넘게 멈춘 거래를 고객이 떠나기 전에 알려 주는 시스템 알림

받게 되는 것

01
LINE OA, 웹 폼, Facebook, 이메일로 들어온 리드를 즉시 CRM 레코드로 만들고, 연락한 적 있는 번호면 기존 레코드에 연결하는 에이전트
02
고객이 직접 쓴 메시지에서 예산, 긴급도, 관심 상품을 읽어 매기는 리드 등급
03
지역이나 상품군 기준으로 여유 있는 영업 담당자에게 배정하고, 몇 분 안에 그 담당자의 LINE으로 알림
04
사흘 넘게 업데이트가 없는 거래나 아무도 답하지 않은 고객 메시지를 영업 담당자와 팀장에게 알림
05
성사가 가까운 거래, 멈춘 거래, 담당자별 보유 거래를 정리한 매주 월요일 아침 파이프라인 요약