이중 지급도, 합의한 가격보다 비싼 지급도 사라지고, 어느 공급업체 때문에 생산 라인이 가장 자주 멈추는지 압니다.
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공장과 제조업체 · 09 / 14
구매·입고 워크플로우
물건이 입고장에 도착하는 순간부터 발주서, 납품서, 청구서가 자동으로 맞춰지고, 수량 부족이나 단가 불일치는 지급 회차 전, 도착 당일에 드러납니다.
공장과 제조업체 “발주서, 납품서, 청구서가 공급업체마다 양식이 다 달라서 창고와 회계팀이 손으로 맞춰 봅니다. 수량이 모자란 것도, 두 번 지급한 것도 나중에야 압니다.”
자주 보는 문제
공장에는 매일 물건이 들어오고, 공급업체마다 서류 형식이 다릅니다. 큰 업체는 시스템에서 출력한 납품서를, 작은 업체는 손으로 쓴 납품서를 보내고, 청구서를 나중에 이메일로 따로 보내는 곳도 있습니다. 창고 직원이 수량을 세고 서명하면 종이가 구매팀으로 가서 발주서와 대조되고, 회계팀이 다시 청구서와 맞춰 본 뒤에야 매입채무로 잡힙니다. 같은 건의 서류 세 장이 서로 다른 날, 세 사람의 손을 거치는 셈입니다.
문제는 마지막 단계에서야 드러납니다. 부족한 수량은 생산 라인이 멈춰 서야 알게 되고, 공급업체가 말없이 올린 단가는 회계팀이 지급하려 할 때 발견됩니다. 중복 청구서가 실제로 두 번 지급되는 일도 있습니다. 구매팀은 어느 공급업체가 자주 틀리게 보내는지 알고 싶지만, 지난 기록을 세어 볼 시간이 있는 사람이 없습니다.
해결 방법
창고 직원은 지금도 하는 일 하나만 하면 됩니다. 물건이 도착하면 납품서를 사진으로 찍어 입고 LINE 그룹에 올리는 것입니다. 에이전트가 사진을 읽어 품목 목록으로 바꾸고, ERP에서 짝이 맞는 발주서를 찾아 품목, 수량, 단가가 맞는지 줄마다 비교합니다. 나중에 이메일로 오는 청구서도 에이전트가 읽어 같은 건에 연결합니다.
세 서류가 모두 일치하면 에이전트가 ERP에 재고 입고를 등록하고 회계팀에 넘겨 매입채무로 잡게 합니다. 10개가 덜 왔거나 단가가 발주서보다 높은 경우처럼 맞지 않는 건은 서류 사진과 차이 나는 숫자를 붙여 구매팀과 창고에 LINE으로 바로 알립니다. 일부만 받을지, 반품할지, 공급업체에 연락할지는 사람이 정하고 채팅에서 확정합니다.
차이가 있는 입고와 매입채무 등록은 언제나 사람을 거칩니다. 에이전트가 직접 등록하는 것은 모든 항목이 일치하는 건뿐이며, 등록할 때마다 원본 서류 사진과 로그가 ERP에 첨부되어 나중에 확인할 수 있습니다. 월말에는 어느 공급업체가 늦게, 모자라게, 다른 단가로 보낸 일이 몇 번인지 에이전트가 구매팀에 정리해 줍니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- 입고장에서 찍은 납품서 사진
- 이메일로 온 청구서
- ERP의 발주서
- 창고에서 실제로 센 수량
AI가 하는 일
- 어떤 양식이든 서류 판독
- 줄 단위 3자 대조
- 일치하면 입고 등록
- 불일치는 즉시 알림
결과가 도착하는 곳
- ERP의 재고와 매입채무
- 구매팀·창고 LINE 알림
- 차이 건 확인 대기열
- 공급업체 월간 보고서
도입 전과 후
도입 전
도입 후
서로 다른 날 세 사람의 손을 거치는 서류 세 장
납품서 사진 한 장으로 시스템이 끝내는 세 서류 대조
생산 라인이 멈춰서야 알게 되는 수량 부족
도착 당일 LINE으로 오는 수량 부족·단가 불일치 알림
실제로 두 번 지급되기도 하는 중복 청구서
회계팀에 가기 전에 시스템이 잡아내는 중복 청구서
받게 되는 것
- 01
창고 직원이 입고장에서 찍은 납품서와 이메일로 온 청구서를 읽어 품목, 수량, 단가로 바꾸는 에이전트
- 02
ERP의 발주서와 줄 단위로 3자 대조하고, 수량과 단가가 맞으면 재고 입고 처리
- 03
수량 부족이나 초과, 발주서와 다른 단가, 중복 청구서가 있으면 구매팀과 창고 LINE으로 즉시 알림
- 04
확인을 마친 건은 회계팀에 넘겨 매입채무로 등록하고, 사람은 차이가 있는 건만 확인
- 05
납기를 자주 어기거나 잘못 보내는 공급업체를 다음 협상에 쓸 숫자와 함께 정리한 구매팀 월간 보고서
누가 무엇을 얻나
ERP 등록은 API나 시스템 관리자가 정한 경로로 하며, 처음에는 읽기 전용 권한으로 시작할 수 있습니다. 데이터가 외부로 나가면 안 되는 경우 공장 네트워크 안에 설치할 수 있고, 모든 건에 원본 서류가 첨부됩니다.
창고 직원은 사진만 찍고, 구매팀은 종이를 대조하지 않으며, 회계팀은 발주서를 찾아다니지 않고도 확인이 끝난 건을 매입채무로 등록합니다.
적합한 업종
식음료 공장부품·조립 공장포장재·플라스틱 공장건축 자재공급업체가 수십 곳인 제조업체
지금 쓰는 시스템과 연동
SAPOdoo기존 ERP이메일LINEGoogle Sheets
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
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