도매와 유통 대리점 · 14 / 14

채팅 주문 접수 워크플로우

고객이 LINE에 글이나 사진으로 보낸 주문이 시스템의 판매 주문서가 되고 같은 채팅으로 확인서가 돌아가며, 직원은 알아보기 힘든 줄이나 품절 품목만 봅니다.

노란색과 보라색 배경 앞에 쌀 포대, 식용유, 면 상자, 통조림 상자가 쌓여 있고, 옆 휴대폰 채팅에 손글씨 주문서 사진과 주문 확정 답장이 보입니다.

자주 보는 문제

도매 고객은 자기에게 편한 방식으로 주문합니다. LINE에 “늘 하던 대로, 피시 소스 10상자 추가”라고 쓰기도 하고, 목록을 적은 종이를 사진으로 찍어 보내거나 운전하면서 음성 메시지를 남기기도 합니다. 주문 담당 직원은 이를 읽고 고객이 부르는 이름을 품목 코드로 바꾸며, 애매하면 되묻고, 시스템에 한 줄씩 입력합니다. 수십 곳의 주문이 한꺼번에 들어오는 아침에는 입력 대기 줄이 길어져 배송 차량이 늦게 출발합니다.

한 줄만 잘못 입력해도 엉뚱한 물건이 나갑니다. 고객은 항의 전화를 하고, 교환하러 차를 다시 보내야 하며, 때로는 고객을 잃습니다. 대표는 주문 담당 직원이 입력을 다 끝내기 전까지 오늘 주문이 얼마나 들어왔는지 모르는데, 그때는 보통 오후입니다.

해결 방법

저희는 LINE OA나 Facebook 페이지로 들어오는 모든 주문을 글이든 사진이든 파일이든 에이전트가 읽도록 설정합니다. 에이전트는 품목표와 고객마다 써 온 상품명을 바탕으로 주문을 품목 목록으로 바꿉니다. 고객이 “늘 하던 대로”라고 쓰면 그 고객의 최근 주문을 참고하고, 시스템에 설정된 그 고객의 가격과 거래 조건을 적용합니다.

판매 주문서를 만들기 전에 에이전트가 재고와 신용 한도를 확인하고, 무엇을 몇 개, 얼마에, 언제 보내는지 정리한 짧은 표를 같은 채팅으로 고객에게 보냅니다. 고객은 그 자리에서 확정하거나 고칠 내용을 입력할 수 있습니다. 확정되면 에이전트가 ERP에 판매 주문서를 만들어 창고로 넘기고, 창고는 출고를 준비합니다. 알아보기 힘든 줄, 품절, 한도 초과 건은 원본 사진과 함께 직원에게 보냅니다.

신용 한도 추가, 특별 할인, 이미 출고 준비가 끝난 주문의 취소는 계속 사람이 결정합니다. 에이전트는 귀사가 정한 가격과 한도 안에서만 움직이고, 모든 판매 주문서에 고객의 원본 메시지가 첨부되어 분쟁이 생기면 바로 열어 볼 수 있습니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

LINE OA의 주문 메시지
손으로 쓴 목록 사진
큰 거래처가 보낸 Excel 파일
시스템의 품목과 가격

AI가 하는 일

글, 사진, 파일 판독
상품명을 품목 코드와 매칭
재고와 신용 한도 확인
확인서 발송과 주문서 생성

결과가 도착하는 곳

같은 채팅으로 가는 확인서
ERP의 판매 주문서
창고로 가는 출고 지시서
막힌 건만 확인하는 직원

도입 전과 후

도입 전

도입 후

주문을 한 줄씩 입력하느라 길어지는 대기 줄과 늦게 떠나는 차량

고객이 보내고 몇 분 안에 시스템 판매 주문서가 되는 주문

한 줄 오타로 통째로 잘못 나가는 배송

출고 전에 고객이 직접 보고 확정하는 확인서

입력이 끝나는 오후에야 대표가 아는 오늘 주문액

고객별, 품목별로 대표가 하루 종일 실시간으로 보는 주문액

받게 되는 것

01
LINE OA와 Facebook으로 온 긴 메시지, 손으로 쓴 목록 사진, Excel 파일을 읽어 귀사 품목표에 맞는 품목 코드, 수량, 단위로 바꾸는 에이전트
02
줄임말이나 옛 이름처럼 고객마다 쓰는 상품명을 실제 품목 코드와 연결하고 고객별 거래 조건의 가격 적용
03
재고와 고객 신용 한도를 확인한 뒤 지금 쓰는 ERP나 회계 프로그램에 판매 주문서 생성
04
품목, 가격, 배송일을 담아 같은 채팅으로 보내는 주문 확인서, 고객은 그 채팅에서 확정하거나 수정
05
알아보기 힘든 줄, 품절, 한도 초과 건만 직원에게 알리고, 고객별 주문액을 담은 주간 보고서