ทีม HR · 04 / 14

Workflow รับพนักงานใหม่

พนักงานใหม่มีบัญชี อุปกรณ์ และเอกสารครบก่อนวันแรก โดย HR ไม่ต้องส่งอีเมลตามใครเลย

พนักงานใหม่นั่งโซฟาที่บ้านกับแล็ปท็อปบนตัก มีวิดีโอคอลที่ HR โบกมือทักทาย ข้อความต้อนรับเข้าทีม และแจ้งว่าโน้ตบุ๊กพร้อมรับที่แผนกต้อนรับ

ปัญหาที่เราเจอบ่อย

การรับพนักงานใหม่หนึ่งคนมีงานย่อยหลายสิบอย่างกระจายอยู่กับหลายฝ่าย HR ส่งอีเมลขอ IT เปิดบัญชี ขอแอดมินจัดโต๊ะ ขอบัญชีตั้งข้อมูลเงินเดือน แล้วตามพนักงานใหม่ให้ส่งสำเนาบัตร ทะเบียนบ้าน และเลขบัญชีธนาคาร แต่ละฝ่ายมีงานของตัวเอง เรื่องจึงค้างในกล่องอีเมลของใครสักคนเสมอ

วันแรกของพนักงานใหม่จึงมักเริ่มด้วยการนั่งรออีเมลยังเปิดไม่ได้ หัวหน้างานไม่รู้ว่าวันนี้มีคนมาเริ่ม และ HR ต้องตอบคำถามเดิม ๆ ซ้ำทุกเดือน ยิ่งบริษัทรับคนเข้าพร้อมกันหลายคน งานตามเอกสารก็กินเวลา HR เกือบทั้งสัปดาห์

วิธีที่เราแก้

เราตั้ง Agent ให้รับช่วงต่อทันทีที่สัญญาจ้างเซ็นครบ Agent เปิด Checklist ตามตำแหน่งและแผนก แล้วส่งคำขอแต่ละเรื่องไปยังคนที่รับผิดชอบ ขอ IT เปิดอีเมลและสิทธิ์ระบบที่ตำแหน่งนั้นต้องใช้ ขอแอดมินเตรียมโต๊ะและอุปกรณ์ และส่งแบบฟอร์มให้พนักงานใหม่กรอกทาง LINE พร้อมลิงก์อัปโหลดเอกสาร

Agent เป็นคนตามเอง ใครยังไม่ทำก็เตือนตามรอบที่ตั้งไว้ พนักงานใหม่ส่งเอกสารมาแล้ว Agent อ่าน ตรวจว่าครบและชัด แล้วจัดเข้าแฟ้มบุคคลในระบบ HR ของคุณ หัวหน้างานได้นัดปฐมนิเทศลงปฏิทินล่วงหน้า และ HR เห็นในหน้าเดียวว่าแต่ละคนเหลืออะไรค้าง

เรื่องที่เกี่ยวกับคนยังเป็นของคน Agent ไม่กำหนดเงินเดือน ไม่เปลี่ยนเงื่อนไขสัญญา และไม่ให้สิทธิ์ระบบเกินกว่าที่ HR และ IT อนุมัติไว้สำหรับตำแหน่งนั้น ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานเก็บในระบบของคุณตาม PDPA และมี Log ว่าใครเปิดดูอะไรเมื่อไร

ระบบทำงานอย่างไร

งานเข้ามาจาก

สัญญาจ้างที่เซ็นแล้ว
เอกสารที่พนักงานใหม่ส่งทาง LINE
Checklist ของแต่ละตำแหน่ง
คำตอบจาก IT และแอดมิน

AI ทำอะไร

เปิด Checklist ตามตำแหน่ง
ส่งคำขอถึงฝ่ายที่รับผิดชอบ
ตรวจเอกสารและตามของที่ขาด
สรุปสถานะทุกเช้า

ผลไปจบที่

บัญชีและสิทธิ์ระบบจาก IT
แฟ้มบุคคลในระบบ HR
ปฏิทินหัวหน้างาน
สรุปใน LINE ของ HR

ก่อนและหลัง

ก่อน

หลัง

HR ส่งอีเมลเจ็ดฉบับและตามเอกสารสองสัปดาห์ต่อคน

Agent ส่งคำขอและตามเองตั้งแต่วันเซ็นสัญญา

วันแรกพนักงานใหม่นั่งรออีเมลยังเปิดไม่ได้

บัญชี อุปกรณ์ และเอกสารครบก่อนวันเริ่มงาน

หัวหน้างานไม่รู้ว่าวันนี้มีคนมาเริ่มงาน

หัวหน้างานมีนัดปฐมนิเทศในปฏิทินล่วงหน้า

สิ่งที่คุณจะได้

01
Agent เริ่มทำงานทันทีที่สัญญาจ้างเซ็นครบ เปิด Checklist ของตำแหน่งนั้นและวันเริ่มงานให้เอง
02
ส่งคำขอเปิดอีเมล บัญชีระบบ และสิทธิ์เข้าโปรแกรมที่ตำแหน่งนั้นต้องใช้ ไปถึงทีม IT พร้อมเตือนเมื่อยังไม่เสร็จ
03
ส่งแบบฟอร์ม ภาษี ประกันสังคม และเอกสารประกอบให้พนักงานใหม่กรอกทาง LINE หรืออีเมล แล้วตามทวงเองจนครบ
04
จองอุปกรณ์ โต๊ะ และนัดปฐมนิเทศกับหัวหน้างาน ลงปฏิทินทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
05
รายงาน HR ทุกเช้าว่าพนักงานใหม่แต่ละคนเหลืออะไรค้าง และใครพร้อมเริ่มงานวันไหน

ใครได้อะไร

เจ้าของธุรกิจ

พนักงานใหม่เริ่มทำงานได้ตั้งแต่วันแรก และ HR รับคนเพิ่มได้โดยไม่ต้องเพิ่มคนใน HR

IT Director

คำขอเปิดบัญชีมาเป็นตั๋วที่ครบถ้วนตามตำแหน่ง ไม่มีอีเมลสะเปะสะปะ สิทธิ์ให้ตามชุดที่ IT กำหนดไว้ และมี Log ทุกบัญชีที่เปิด

ทีมที่ใช้งานทุกวัน

HR เลิกเป็นคนไล่ตามเอกสาร ได้เวลาไปคุยกับพนักงานใหม่จริง ๆ และพนักงานใหม่ไม่ต้องถามว่าต้องส่งอะไรให้ใคร

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

บริษัทที่รับคนเดือนละหลายคนโรงงานและผู้ผลิตค้าปลีกหลายสาขาโรงพยาบาลและคลินิกบริษัทบริการและ Outsource

เชื่อมกับระบบที่คุณใช้อยู่

Microsoft 365Google WorkspaceLINEระบบ HR เดิมSlackJira Service Management

ขั้นตอนการพัฒนา

1
ทำความเข้าใจ

เก็บความต้องการ ผู้ใช้ และตัวชี้วัดความสำเร็จ พร้อมกำหนดขอบเขตและราคาก่อนเริ่มงาน
2
ออกแบบ

UX และสถาปัตยกรรมระบบ อนุมัติ Prototype ก่อนลงมือสร้างจริง
3
พัฒนา

สปรินต์ที่เร่งด้วย AI มีเดโมให้ดูทุกสัปดาห์ ตรวจโค้ดโดยทีมซีเนียร์
4
ทดสอบ

QA ความปลอดภัย และประสิทธิภาพ เทียบกับขอบเขตที่ตกลงกัน
5
เปิดตัวและดูแล

ติดตั้งใช้งานจริง อบรมทีมคุณ พร้อมแผนดูแลรายเดือน