欠員が早く埋まり、1人の採用に何日かかり、どこで止まっているかが見えます。選考が毎回同じ基準で行われていることも確かめられます。
人事 · 04 / 13
人事部門向けAIロードマップ
AI導入は応募書類の選考から始めます。人事は絞り込まれた候補者リストから判断でき、優秀な人がよそに決まる前に面接を設定できます。
人事 「1つの求人に応募が300通。人事が読めるのは1日50通で、面接の連絡をするころには優秀な人はもう他社に決まっている」
よくある課題
1つの求人に、JobsDB、LinkedIn、メールから数百通の応募が届きます。人事はファイルを1つずつ開き、気になる人をExcelに書き留めて部門長に回しますが、部門長もまた一から読み直します。面接の電話をかけるまでに2週間が過ぎ、応募者の中で最も優秀な人は、たいてい他社の内定を受けています。
休暇は何日取れるのか、どの費用を申請できるのか、給与明細はどこにあるのか、といった同じ質問に、人事チームは採用の仕事と並行して一日中LINEで答えています。退職を考えている社員と話すような、本当に人が向き合うべき仕事は後回しになっていきます。
解決の方法
まず人事チームと1〜2日を一緒に過ごし、毎週の時間が何に使われているのか、社員データのどの部分をPDPAのもとで使えるのかを確かめます。そのうえで、AIに手伝わせると最も効果の大きい仕事を順位付けします。通年で採用している会社なら、答えはたいてい応募書類の選考です。
一緒に作る最初のシステムは、届いた応募書類をすべて読み、必要な経験、求めるスキル、出せる給与の範囲など、お客様が普段の言葉で書いた基準と照らし合わせます。そして候補者ごとの強みと確認したい点を1ページにまとめます。人事は並べ替えられたリストを開いて話を聞きたい人を選び、システムが面接官のカレンダーに予定を入れて、応募者に確認メールを送ります。
不採用、内定、人に影響するすべての判断は、人事と部門長が引き続き担います。AIが行うのは並べ替えと要約だけです。基準を満たすか判断しきれない応募書類は人が見るグループに回り、選考ごとにどの基準を使ったかの記録が残るので、後から説明を求められても対応できます。
仕組みの流れ
- JobsDB、LinkedIn、メールからの応募
- 人事システムの社員データ
- LINEで届く社員の質問
- 人事チームと部門長へのヒアリング
- 人事の時間の使い道をたどる
- ユースケースを投資対効果とPDPAで並べる
- 90日ロードマップを納品する
- 書類選考の仕組みを一緒に作る
- 候補者ごとの要約付きの並べ替え済みリスト
- 面接官のカレンダーに入った面接
- 社員データの利用ルール
- 自分で基準を調整できる人事チーム
導入前と導入後
導入で得られるもの
- 01
応募書類を読む、休暇の質問に答える、入社書類を準備する、評価結果を集めるなど、人事の仕事のどこに時間が使われているかの調査レポート
- 02
投資対効果の高い順に並べた人事のユースケース一覧(応募書類の選考、社内規程に答えるアシスタント、新入社員の受け入れ、評価結果の要約など)
- 03
どのフェーズで社員データのどの部分を使うか、タイの個人情報保護法(PDPA)の条件をどう満たすか、効果の測り方を定めた90日ロードマップ
- 04
一緒に作る最初のシステム:設定した基準で応募書類を選考し、候補者ごとの強みを1ページにまとめ、面接官のカレンダーで面接を調整する仕組み
- 05
不採用、内定、社員に影響するすべての事柄は必ず人が判断するというルールと、人事チームが自分で基準を調整できるようにするワークショップ
立場ごとのメリット
人事システムとメールには公式のAPIでつなぎます。社員データは既存のシステムに置いたままで、新しいシステムが見るのは指定した項目だけです。すべてのアクセスは監査ログに残り、自社のクラウドでも自社のサーバーでも動かせます。
人事チームは応募書類を1つずつ開く作業から離れ、面接から退職を考えている社員のケアまで、人と向き合う時間を取り戻せます。
向いている業種
お使いのシステムと連携
開発プロセス
- 1
ヒアリング
要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。
- 2
設計
UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。
- 3
開発
AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。
- 4
テスト
合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。
- 5
公開・保守
本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。