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人事 · 04 / 13

人事部門向けAIロードマップ

AI導入は応募書類の選考から始めます。人事は絞り込まれた候補者リストから判断でき、優秀な人がよそに決まる前に面接を設定できます。

応募書類の山の横で履歴書を手渡す人事担当者。300人から12人に絞った候補と水曜の面接予定 人事
「1つの求人に応募が300通。人事が読めるのは1日50通で、面接の連絡をするころには優秀な人はもう他社に決まっている」

よくある課題

1つの求人に、JobsDB、LinkedIn、メールから数百通の応募が届きます。人事はファイルを1つずつ開き、気になる人をExcelに書き留めて部門長に回しますが、部門長もまた一から読み直します。面接の電話をかけるまでに2週間が過ぎ、応募者の中で最も優秀な人は、たいてい他社の内定を受けています。

休暇は何日取れるのか、どの費用を申請できるのか、給与明細はどこにあるのか、といった同じ質問に、人事チームは採用の仕事と並行して一日中LINEで答えています。退職を考えている社員と話すような、本当に人が向き合うべき仕事は後回しになっていきます。

解決の方法

まず人事チームと1〜2日を一緒に過ごし、毎週の時間が何に使われているのか、社員データのどの部分をPDPAのもとで使えるのかを確かめます。そのうえで、AIに手伝わせると最も効果の大きい仕事を順位付けします。通年で採用している会社なら、答えはたいてい応募書類の選考です。

一緒に作る最初のシステムは、届いた応募書類をすべて読み、必要な経験、求めるスキル、出せる給与の範囲など、お客様が普段の言葉で書いた基準と照らし合わせます。そして候補者ごとの強みと確認したい点を1ページにまとめます。人事は並べ替えられたリストを開いて話を聞きたい人を選び、システムが面接官のカレンダーに予定を入れて、応募者に確認メールを送ります。

不採用、内定、人に影響するすべての判断は、人事と部門長が引き続き担います。AIが行うのは並べ替えと要約だけです。基準を満たすか判断しきれない応募書類は人が見るグループに回り、選考ごとにどの基準を使ったかの記録が残るので、後から説明を求められても対応できます。

仕組みの流れ

業務の入口
  • JobsDB、LinkedIn、メールからの応募
  • 人事システムの社員データ
  • LINEで届く社員の質問
  • 人事チームと部門長へのヒアリング
AIが行うこと
  1. 人事の時間の使い道をたどる
  2. ユースケースを投資対効果とPDPAで並べる
  3. 90日ロードマップを納品する
  4. 書類選考の仕組みを一緒に作る
結果の届け先
  • 候補者ごとの要約付きの並べ替え済みリスト
  • 面接官のカレンダーに入った面接
  • 社員データの利用ルール
  • 自分で基準を調整できる人事チーム

導入前と導入後

導入前
導入後
数百通の応募に対し、人事が読めるのは1日50通
候補者ごとの要約付きリストが、翌朝には人事の手元にある
連絡する前に、優秀な人が他社に決まる
応募が届いたその日のうちに面接の案内が出る
休暇や福利厚生の同じ質問に、人事が一日中答える
社員は規程をLINEで自分で質問でき、人事は人が必要な仕事に集中する

導入で得られるもの

  1. 01

    応募書類を読む、休暇の質問に答える、入社書類を準備する、評価結果を集めるなど、人事の仕事のどこに時間が使われているかの調査レポート

  2. 02

    投資対効果の高い順に並べた人事のユースケース一覧(応募書類の選考、社内規程に答えるアシスタント、新入社員の受け入れ、評価結果の要約など)

  3. 03

    どのフェーズで社員データのどの部分を使うか、タイの個人情報保護法(PDPA)の条件をどう満たすか、効果の測り方を定めた90日ロードマップ

  4. 04

    一緒に作る最初のシステム:設定した基準で応募書類を選考し、候補者ごとの強みを1ページにまとめ、面接官のカレンダーで面接を調整する仕組み

  5. 05

    不採用、内定、社員に影響するすべての事柄は必ず人が判断するというルールと、人事チームが自分で基準を調整できるようにするワークショップ

立場ごとのメリット

経営者

欠員が早く埋まり、1人の採用に何日かかり、どこで止まっているかが見えます。選考が毎回同じ基準で行われていることも確かめられます。

IT責任者

人事システムとメールには公式のAPIでつなぎます。社員データは既存のシステムに置いたままで、新しいシステムが見るのは指定した項目だけです。すべてのアクセスは監査ログに残り、自社のクラウドでも自社のサーバーでも動かせます。

毎日使う現場のチーム

人事チームは応募書類を1つずつ開く作業から離れ、面接から退職を考えている社員のケアまで、人と向き合う時間を取り戻せます。

向いている業種

通年で採用している企業数百人の社員を抱える工場・小売業病院・ホテルアウトソーシング・人材紹介会社人事を一元化している企業グループ

お使いのシステムと連携

JobsDB(タイの求人サイト)LinkedIn人事システム(HRIS)Microsoft 365Google WorkspaceLINE OA

開発プロセス

  1. 1

    ヒアリング

    要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。

  2. 2

    設計

    UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。

  3. 3

    開発

    AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。

  4. 4

    テスト

    合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。

  5. 5

    公開・保守

    本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。

ビジネス課題を、動くシステムに変える

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