과정별 지원자 수를 날마다 보고, 지원자가 어느 단계에서 빠지는지 압니다. 전형료는 이체 내역을 쫓아다니지 않아도 계좌에 들어옵니다.
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학교·대학 · 09 / 13
입학 지원 사이트와 학생 포털
온라인 지원, 서류 업로드, 전형료 결제, 진행 상황 확인을 지원자가 직접 합니다. 입학처는 모든 지원서를 한 화면에서 보고 다시 입력할 일이 없습니다.
학교·대학 “해마다 입학 시즌이면 입학처에 이메일과 LINE이 하루 수백 건씩 옵니다. 지원서는 PDF라 학적 시스템에 다시 입력해야 하고, 학부모가 어디까지 진행됐냐고 물어도 답을 못 합니다.”
자주 보는 문제
입학 시즌마다 입학처는 서류 접수 창구가 됩니다. 지원서는 이메일로 PDF가 오고, 신분증 사진은 LINE으로, 전형료 이체 내역은 또 다른 경로로 들어옵니다. 직원은 이 모든 것을 학적 시스템에 손으로 입력하고, 빠진 서류를 지원자마다 쫓아다니며 받습니다. 아이가 어디까지 진행됐는지 전화로 묻는 학부모는 "확인해 보겠습니다"라는 답만 듣습니다.
국제 과정은 더 심합니다. 외국인 학부모는 태국어로만 된 사이트를 보고 LINE으로 영어나 중국어로 물은 뒤 밤을 넘겨 답을 기다립니다. 그사이 다른 학교에 먼저 지원하는 사람이 많고, 학교는 올해 어느 단계에서 지원자를 놓쳤는지도 모릅니다.
해결 방법
저희는 학부모가 휴대폰으로 양식을 채우고, 서류를 찍어 올리고, 전형료를 내고, 진행 상황을 바로 확인하는 입학 지원 사이트를 만듭니다. 시스템은 신분증 사본과 성적표를 읽어 이름, 생년월일, 성적을 양식에 채우고, 사진이 흐리거나 서류가 빠지면 즉시 알립니다. 입학처 직원은 한 화면에서 모든 지원서와 서류 구비 여부를 보고, 확인을 마친 지원서를 기존 학적 시스템으로 보냅니다.
학비, 시험 일정, 필요 서류처럼 해마다 반복되는 질문에는 AI 챗이 학교가 승인한 정보로 학부모의 언어로 답합니다. 외국인 학부모는 새벽 2시에도 직원이 일어나기를 기다리지 않고 답을 받습니다. 합격 후에는 같은 포털에서 시간표와 공지를 보고 학비를 냅니다.
합격 결정, 장학금, 환불은 여전히 학교가 정합니다. 시스템은 대신 결정하지 않고, 누가 언제 무엇을 승인했는지 기록합니다. 자녀 정보는 학부모 동의를 받아 태국 개인정보보호법(PDPA)에 맞춰 보관합니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- 사이트와 휴대폰으로 낸 지원서
- 업로드한 서류
- LINE으로 온 학부모 질문
- PromptPay 전형료
AI가 하는 일
- 서류를 읽고 양식 작성
- 서류 구비 확인과 보완 요청
- 학부모의 언어로 답변
- 확인된 지원서를 학적 시스템으로
결과가 도착하는 곳
- 기존 학적 시스템
- 학부모가 직접 보는 진행 상황
- LINE·이메일 결과 안내
- 일별 지원 현황 대시보드
도입 전과 후
도입 전
도입 후
PDF 지원서를 이메일로 받아 직원이 다시 입력
시스템이 서류를 읽어 양식을 채우고 재입력 없이 학적 시스템으로
학부모가 전화로 진행 상황을 물으면 "확인해 보겠습니다"
학부모가 모든 단계를 직접 확인하고 바뀌면 알림 수신
외국인 학부모가 LINE으로 묻고 밤새 대기
AI 챗이 밤새 학부모의 언어로 답변
받게 되는 것
- 01
휴대폰으로 서류를 올리고 PromptPay(태국 QR 결제)나 카드로 전형료를 내며 단계마다 진행 상황을 직접 보는 다국어 온라인 지원서
- 02
업로드한 신분증 사본, 가구 등록부, 성적표를 읽어 양식을 채우고 서류가 빠지거나 흐리면 바로 알려 주는 서류 판독
- 03
승인된 지원서를 다시 입력하지 않고 기존 학적 시스템으로 보내고, 결과는 LINE과 이메일로 학부모에게 알리는 연동
- 04
교육 과정, 학비, 일정, 필요 서류에 관한 질문에 학교가 승인한 정보로, 학부모의 언어로 답하는 AI 챗
- 05
시간표, 공지, 학비를 보는 학생·학부모 포털과 과정별 지원자 수를 날마다 보여 주는 대시보드
누가 무엇을 얻나
기존 학적 시스템에는 API나 그 시스템이 받는 파일 형식으로 데이터를 넣습니다. 로그인은 학교의 Google Workspace나 Microsoft 365로 하고, 자녀 정보는 암호화하며 감사 로그를 남기고 PDPA를 충족합니다.
입학처는 지원서를 다시 입력하거나 서류를 한 건씩 독촉하지 않고, 확인하고 전송하는 일만 합니다.
적합한 업종
국제학교사립학교대학교·전문대학입시 학원어학원
지금 쓰는 시스템과 연동
기존 학적 시스템Google WorkspaceMicrosoft 365LINE OAOmisePromptPay
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
