시즌 초부터 교육과정별 관심 가정 수가 보이고, 임시 행정 인력을 뽑지 않아도 같은 문의 수에서 더 많은 학생이 입학합니다.
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학교·교육기관 · 10 / 12
입학 상담·학부모 응대 에이전트
입학 시즌에 학부모가 교육과정, 학비, 서류를 물으면 바로 답하고, 행정실은 진지하게 지원하려는 가정에 시간을 씁니다.
학교·교육기관 “입학 시즌이면 행정실이 교육과정, 학비, 서류에 관한 똑같은 질문에 하루 수백 번 답해요. 정말 관심 있는 지원자는 챙길 시간이 없어요.”
자주 보는 문제
개학 두 달 전이면 행정실 직원 세 명이 같은 내용의 전화와 LINE 문의에 하루 수백 번 답합니다. 학비가 얼마인지, 통학 버스가 있는지, 어떤 서류가 필요한지 같은 질문입니다. 답은 안내 책자와 웹사이트에 다 있지만 학부모는 사람에게 묻고 싶어 합니다. 그사이 진지하게 지원을 고민하며 학교를 직접 보고 싶어 하는 가정은 모두가 통화 중이라 회신을 늦게 받습니다.
관심 가정 명단은 Excel 파일 여러 개에 흩어져 있습니다. 어느 가정이 어느 단계까지 왔는지, 누가 서류를 아직 내지 않았는지, 문의한 사람 중 결국 몇 명이 입학했는지 아무도 모릅니다.
해결 방법
저희는 에이전트가 학교의 최신 교육과정, 학비, 장학금, 입학 기준, 제출 서류 정보를 읽고 LINE OA나 웹사이트에서 학부모에게 태국어와 영어로 바로 답하게 합니다. 학부모가 관심을 보이면 실제로 비어 있는 견학이나 체험 수업 일정을 제안해 예약하고, 그 가정이 물어본 내용과 함께 입학 관리 시스템에 기록합니다.
지원 후에는 에이전트가 빠진 서류를 챙기고 납부 기한을 알리며, 지금 어느 단계인지 답합니다. 행정실은 서류를 기다리는 가정과 연락이 끊긴 가정을 한 화면에서 보고, 사람과 직접 이야기해야 하는 가정에만 전화합니다. 재학생 학부모에게는 같은 에이전트가 시간표와 휴일을 안내하고 병결 연락을 담임 교사에게 전달합니다.
입학 결정, 장학금 지급, 학비 납부 유예는 언제나 학교 경영진과 입학 담당 부서가 결정합니다. 에이전트는 정보를 모으고 순서를 정리할 뿐이며, 학생과 학부모 정보는 태국 개인정보보호법(PDPA)에 따라 권한이 있는 사람만 열람합니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- LINE OA
- 학교 웹사이트 양식
- Facebook Messenger
- 교육과정과 학비 정보
AI가 하는 일
- 교육과정과 학비 문의 응대
- 빈 일정으로 견학 예약
- 관심 가정 기록과 서류 확인
- 장학금·유예 요청은 담당자에게
결과가 도착하는 곳
- 학부모에게 즉시 답변
- 캘린더에 견학 일정 등록
- 입학 시스템에 단계별 지원자 현황
- 교육과정별 관심 대시보드
도입 전과 후
도입 전
도입 후
행정실이 학비와 서류 질문에 하루 수백 번 답변
에이전트가 즉시 답변, 행정실은 지원 의지가 분명한 가정에만 전화
학교를 보고 싶은 가정이 회신만 기다림
학부모가 빈 일정을 보고 직접 견학 예약
Excel 파일 여러 개에 흩어진 명단, 누가 어느 단계인지 모름
모든 가정을 한 시스템에서 관리, 누가 어떤 서류를 기다리는지 확인
받게 되는 것
- 01
학교의 최신 정보로 교육과정, 학비, 장학금, 입학 기준, 제출 서류를 태국어와 영어로 안내하는 에이전트
- 02
실제로 비어 있는 일정으로 학교 견학이나 체험 수업을 예약하고 확인 메시지와 사전 알림 발송
- 03
관심 가정과 진행 단계를 입학 관리 시스템에 기록하고, 서류가 덜 들어온 지원자에게 후속 연락
- 04
재학생 학부모에게는 시간표, 휴일, 추가 비용을 안내하고 병결 연락을 담임 교사에게 전달
- 05
교육과정별 관심 가정 수, 지원자가 자주 이탈하는 단계, 웹사이트에 추가할 만한 질문을 보여 주는 대시보드
누가 무엇을 얻나
학교가 쓰는 입학 관리·학적 시스템에 API로 연동하거나, 팀이 이미 쓰는 Google Sheets를 활용합니다. 학생 정보는 권한에 따라 열람되고, 입학하지 않은 지원자의 정보는 태국 개인정보보호법(PDPA)에 맞춰 정해진 일정에 삭제됩니다.
행정실은 같은 질문에 답하는 대신, 결정을 앞둔 가정과 이야기합니다.
적합한 업종
국제학교사립학교입시·보습 학원대학교·전문대학어학원·음악 학원어린이집·유치원
지금 쓰는 시스템과 연동
입학 관리 시스템학적 관리 시스템LINE OAGoogle CalendarGoogle WorkspaceOmise
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
