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学校・教育機関 · 08 / 13

学校管理システム

時間割、宿題、成績の確認から学費の支払いまで、保護者が1つのアプリで済ませます。担任が夜遅くまでLINEグループで同じ質問に答えることもなくなります。

校門の前で父親が制服姿の娘としゃがんでスマホを見ており、今日の時間割、宿題、学費の支払い、登校時刻が表示されています。 学校・教育機関
「保護者から時間割や学費、宿題のことをクラスのLINEグループで聞かれて、担任は夜遅くまで返信しています。事務室では、領収書をまだ手作業で作っています」

よくある課題

ほとんどの学校はクラスのLINEグループで保護者とやり取りしていて、質問はすべて担任が受けることになります。時間割は変わったのか、今日の宿題は何か、学費はいつまでに払えばいいのか。1クラス40人の保護者から同じ質問が届き、担任は放課後に答え、夜になってもまだ答えています。事務室は生徒のデータを複数のExcelファイルで管理し、領収書を手作業で作り、未納の学費は電話で催促しています。

そのため経営層には、学費がいくら集まったか、よく欠席する子どもは誰か、どのクラスの成績が下がっているかについて、信頼できる数字がありません。学期末に誰かがまとめるまでは分からないままです。

解決の方法

私たちは、同じデータを使う3つの仕組みを作ります。保護者アプリでは自分の子どもの時間割、宿題、成績、学費の残高が見え、PromptPay(タイのQR決済)かカードで支払うとすぐに領収書が届きます。教員アプリでは朝の出欠確認、成績の記録、必要なクラスへの連絡ができ、LINEグループに同じ内容を打ち直す必要はありません。管理画面は事務室の学籍担当と会計担当が共同で使います。

保護者アプリのアシスタントは学校の行事予定、お知らせ、校則を読んで、一般的な質問にはすぐに答えます。特定の子どもに関する質問は、何を聞かれたかを添えて勤務時間内に担任へ届けます。経営層はダッシュボードで、集まった学費、未納額、欠席、クラスごとの成績を毎日確認できます。

成績、懲戒、返金の判断は引き続き教員と学校が行います。システムは記録して知らせますが、成績や生徒の在籍状況を自分で変えることはありません。生徒のデータは未成年者のデータなので、教員には自分のクラスだけ、保護者には自分の子どもだけが見えるように権限を設定します。

仕組みの流れ

業務の入口
  • 教員の出欠確認と成績記録
  • 事務室の学籍・会計担当
  • 保護者の学費支払い
  • 保護者からの質問
AIが行うこと
  1. 生徒のデータを1つに統合
  2. 領収書の発行と未納の通知
  3. 学校のお知らせから回答
  4. 欠席や成績低下を通知
結果の届け先
  • 保護者アプリ
  • 担任の教員アプリ
  • 学校の会計システム
  • 経営層向けダッシュボード

導入前と導入後

導入前
導入後
担任が夜遅くまでLINEグループで同じ質問に答える
保護者はアプリで自分で確認し、担任にはその子どもに関する質問だけが届く
事務室が領収書を手作業で作り、未納の学費を電話で催促
アプリで支払えば領収書は自動で発行され、未納はシステムが通知
経営層が学費と欠席の数字を知るのは学期末
ダッシュボードは毎日更新され、1年中いつでも見られる

導入で得られるもの

  1. 01

    時間割、宿題、成績の確認と学費の支払いを1か所でできる保護者アプリ

  2. 02

    出欠確認、成績の記録、必要なクラスへの連絡ができる教員アプリ

  3. 03

    学籍、会計、経営層へのレポートを扱う事務室向けの管理画面

  4. 04

    学校のお知らせをもとに行事予定、費用、校則の質問に答え、特定の子どもに関わる内容は担任に引き継ぐアプリ内アシスタント

  5. 05

    子どもの欠席、学費の支払期限、教員からの新しいお知らせを、プッシュ通知かLINEで保護者に届ける通知

立場ごとのメリット

経営者

集まった学費と未納額を日ごとに確認でき、欠席が多いクラスや成績が下がっているクラスを保護者会の前に把握できます。

IT責任者

既存の学籍システムとはAPIで連携するか、今使っているファイルからデータを取り込みます。教員、保護者、職員の役割ごとに権限を分け、成績の修正にはすべて監査ログを残します。未成年者のデータはタイの個人情報保護法(PDPA)に沿って保管し、学校のサーバーにも導入できます。

毎日使う現場のチーム

担任は放課後の時間を取り戻し、事務室は領収書を作らなくてよくなり、保護者はLINEグループで返事を待たずに自分で答えを見つけられます。

向いている業種

私立校・インターナショナルスクール幼稚園・保育園複数校舎の学習塾職業訓練校・専門学校語学・音楽教室

お使いのシステムと連携

既存の学籍システム決済代行サービスPromptPayLINE OAGoogle Workspace for Education

開発プロセス

  1. 1

    ヒアリング

    要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。

  2. 2

    設計

    UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。

  3. 3

    開発

    AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。

  4. 4

    テスト

    合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。

  5. 5

    公開・保守

    本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。

ビジネス課題を、動くシステムに変える

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