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予約制のビジネス · 03 / 13

予約管理アプリ

予約、変更、キャンセルは顧客がアプリで済ませます。来店前にはリマインドが届き、空いた枠は次の人に回るので、受付の電話も静かになります。

スパの待合ソファでスマホを見る女性の横に、予約カレンダー、予約確定、順番待ちの状況、来店リマインダーが並んでいます。 予約制のビジネス
「予約の電話が一日中鳴って、受付のスタッフは目の前のお客さんを置いて電話に出るしかありません。それでも予約を忘れる人がいます」

よくある課題

サービス業のほとんどは、電話と予約台帳、あるいはGoogle Sheetsに移しただけの台帳で予約を受けています。どこが空いているかを知っているのは受付スタッフだけなので、電話はすべてその人を通ります。目の前の顧客も電話の相手も待たされ、電話を切った後にも台帳への記入が残ります。書く欄を間違えれば、ダブルブッキングです。

予約を忘れた顧客の枠は、そのまま無駄になります。来ないと分かる頃には時間が過ぎていて、その枠を欲しかった人は空いたことを知る方法がありません。事前に確認の電話をかけられるのはスタッフに余裕のある店だけで、そういう店はほとんどありません。

解決の方法

私たちは、予約表を顧客の手元に置くアプリを作ります。顧客は希望する担当者や部屋の実際の空き時間を見てその場で予約でき、予約金が必要な店舗なら、PromptPay(タイのQR決済)かカードで同じ流れの中で支払えます。予約はすぐに店舗の予約表に入り、全店舗が同じ表を見ます。

来店前には、確認と変更のボタンが付いたリマインドをシステムが送ります。顧客がキャンセルすれば、その枠をキャンセル待ちの人へ順番に案内します。顧客が到着してアプリからチェックインするとスタッフに通知が届き、スタッフ画面には名前、前回のサービス、過去のメモが表示されます。入店した瞬間から、相手を間違えずに声をかけられます。

予約金の返金や、他の顧客に影響する予約の移動には、引き続きスタッフの確認が必要です。システムが情報をそろえても、人が承認するまでお金は動きません。スタッフが急に病欠したときは、マネージャーがアプリでその人の枠を閉じ、システムが予約済みの顧客に連絡して新しい時間を選んでもらいます。

仕組みの流れ

業務の入口
  • アプリからの予約
  • LINE OAからの予約
  • 受付スタッフによる代理予約
  • PromptPayでの予約金
AIが行うこと
  1. 担当者ごとの実際の空きを確認
  2. 予約の確定と予約金の受け取り
  3. 来店前のリマインド
  4. キャンセル枠をキャンセル待ちへ
結果の届け先
  • 全店舗共通の予約表
  • 顧客へのプッシュ通知とLINE
  • 受付スタッフの画面
  • 経営者への週次レポート

導入前と導入後

導入前
導入後
受付スタッフが目の前の顧客を置いて、予約の電話に出る
顧客は自分で予約し、スタッフは目の前の顧客に集中
顧客が予約を忘れ、誰も知らないまま枠が空く
リマインドが事前に届き、キャンセル枠はキャンセル待ちの人で埋まる
予約台帳は1店舗にしかなく、他の店舗は電話で確認
予約表は1つで、全店舗から見られる

導入で得られるもの

  1. 01

    担当者や部屋ごとの実際の空き枠が見え、いつでも予約、変更、キャンセルができるアプリ

  2. 02

    プッシュ通知かLINEで届く来店前のリマインドと、ワンタップで済む確認・変更ボタン

  3. 03

    キャンセルが出た枠を、店舗が決めた順にキャンセル待ちの人へ自動で案内する仕組み

  4. 04

    今日の予約、顧客の履歴、過去に利用したサービス、支払い済みの予約金が見えるスタッフ画面

  5. 05

    どの時間帯が埋まるか、どのスタッフに空きが多いか、無断キャンセルが何件あったかを毎週経営者に届けるレポート

立場ごとのメリット

経営者

どの時間帯が埋まるか、誰に空きが多いか、週に何人が無断キャンセルしたかが分かります。シフトや採用を決めるときに実際に使える数字です。

IT責任者

Google Calendarや既存の予約システムとAPIで同期します。予約金は基準を満たした決済代行サービスを通すのでカード番号が私たちを経由することはなく、顧客の履歴はタイの個人情報保護法(PDPA)に沿って保管し、誰が閲覧したかも記録します。

毎日使う現場のチーム

受付スタッフは電話を受けて予約を書き留める必要がなくなり、顧客が入ってくる前に名前と履歴を確認できます。

向いている業種

美容クリニック・スパヘアサロン・ネイルサロン自動車整備工場フィットネス・ヨガスタジオ動物病院・トリミングサロンレンタルコート・スポーツ施設

お使いのシステムと連携

LINE OAGoogle CalendarOmisePromptPay既存のPOSGoogle Sheets

開発プロセス

  1. 1

    ヒアリング

    要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。

  2. 2

    設計

    UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。

  3. 3

    開発

    AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。

  4. 4

    テスト

    合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。

  5. 5

    公開・保守

    本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。

ビジネス課題を、動くシステムに変える

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