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ホテル・リゾート · 11 / 13

ホテルのゲストアプリ・予約システム

ゲストは直接予約、事前チェックイン、客室からの注文をアプリで済ませ、ハウスキーピングと設備スタッフはスマートフォンで作業を受けます。すべてPMS(ホテル管理システム)と一致します。

海辺のプールサイドでスマホを見る宿泊客の横に、チェックイン、客室の解錠、ルームサービス、スパ予約、レイトチェックアウトが並んでいます。 ホテル・リゾート
「チェックインはフロントで行列、ルームサービスは電話です。ハウスキーピングは、どの部屋が空いたかを回ってくる紙で知るしかありません」

よくある課題

ほとんどのホテルには客室と請求をすべて管理するPMSがありますが、使えるのはフロントのスタッフだけです。そのためゲストは1日の移動のあとでチェックインの列に並び、タオル1枚のためにオペレーターに電話し、朝食の時間をスタッフに次々と尋ねることになります。ハウスキーピングがチェックアウト済みの部屋を知るのは、昼前に主任が持ってくる紙からです。そのため、すでに空いている部屋が何時間も売れないままになります。

ホテルのWebサイトからの直接予約も、たいていはフォームで受けてスタッフがPMSに打ち直します。ゲストが見る料金や空室は実際と合わず、もともと直接予約したかったゲストの分まで、OTA(予約サイト)に手数料を払い続けています。

解決の方法

私たちは、今お使いのPMSと直接つながるゲストアプリを作ります。ゲストはフロントと同じ空室と料金を見てアプリで予約と支払いを済ませ、出発前にチェックインの情報を入力します。デジタルドアロックのあるホテルなら、スマートフォンで鍵を受け取ってそのまま部屋へ向かえます。滞在中はルームサービスの注文、タオルの依頼、エアコンの故障連絡をアプリから行い、依頼はすぐに担当部署へ届きます。

スタッフ側では、ハウスキーピングがアプリを開くとチェックアウト済みの部屋が順に並び、清掃が終わって更新すればPMSにすぐ反映されて部屋を再び販売できます。設備スタッフにはゲストが撮った写真付きで修理依頼が届きます。アシスタントはホテルの情報をもとに一般的な質問にゲストの言語で答え、マネージャーは決めた時間を超えて待っている依頼をダッシュボードで確認できます。

返金、無料のアップグレード、請求の修正は引き続きスタッフが判断します。システムは情報をそろえますが、人が確定するまでPMSの請求は変えません。ゲストが人と話したいときは、アプリのボタン1つでフロントにつながります。

仕組みの流れ

業務の入口
  • アプリやWebサイトでの予約
  • 客室からの依頼
  • PMSの客室状況
  • アプリでのゲストの質問
AIが行うこと
  1. 予約確定と事前チェックイン
  2. 依頼を担当部署へ回す
  3. ゲストの言語で回答
  4. 客室状況をPMSへ反映
結果の届け先
  • PMSとサイトコントローラー
  • ハウスキーピング・設備アプリ
  • ゲストのスマートフォンの鍵
  • マネージャーのダッシュボード

導入前と導入後

導入前
導入後
1日の移動のあと、チェックインの列に並ぶ
アプリで事前にチェックインし、鍵はスマートフォンに
ハウスキーピングが空いた部屋を昼前の紙で知る
チェックアウトした部屋がすぐアプリに表示され、清掃が終われば販売できる
Webサイトの直接予約を、スタッフがPMSに打ち直す
予約は自動でPMSに入り、料金と空室はどこでも一致

導入で得られるもの

  1. 01

    直接予約、事前チェックイン、ルームサービスの注文、客室からの依頼ができるゲストアプリ

  2. 02

    ハウスキーピングと設備スタッフが、スマートフォンで作業を受けて客室の状況を更新するスタッフアプリ

  3. 03

    空室、料金、請求をどこでも一致させるPMSとの連携

  4. 04

    朝食の時間、送迎、近くの観光地などの質問にゲストの言語で答え、依頼を担当部署へ回すアプリ内アシスタント

  5. 05

    清掃済みの客室、未完了の修理、決めた時間を超えて待っているゲストの依頼をマネージャーが確認できるダッシュボード

立場ごとのメリット

経営者

OTAに手数料を払わない直接予約の窓口ができ、清掃が終わった瞬間に部屋を再び販売できます。ゲストの依頼に各部署がどれだけ早く対応しているかも分かります。

IT責任者

PMSとサイトコントローラーには公式APIで接続するので、PMSを入れ替える必要はありません。決済は基準を満たした決済代行サービスを通し、ゲストのパスポート情報は暗号化してタイの個人情報保護法(PDPA)に沿って保管します。

毎日使う現場のチーム

フロントのスタッフは入力作業よりゲストとの会話に時間を使えます。ハウスキーピングは紙を待たなくてよくなり、オペレーターがすべての依頼の中継役をすることもなくなります。

向いている業種

独立系・ブティックホテルビーチリゾートサービスアパートメント複数施設のホテルチェーンホステル・格安ホテル

お使いのシステムと連携

PMSサイトコントローラー決済代行サービスデジタルドアロックLINE OAWhatsApp

開発プロセス

  1. 1

    ヒアリング

    要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。

  2. 2

    設計

    UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。

  3. 3

    開発

    AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。

  4. 4

    テスト

    合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。

  5. 5

    公開・保守

    本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。

ビジネス課題を、動くシステムに変える

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