募集期間の初めから、コースごとに何組のご家庭が問い合わせているかがわかります。臨時の事務スタッフを雇わなくても、同じ問い合わせ数からより多くの入学につなげられます。
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学校・教育機関 · 10 / 12
入学案内・保護者対応エージェント
募集期間中、保護者からのコース、学費、書類の質問にすぐ答えます。事務スタッフは、本気で検討しているご家庭へのフォローに時間を使えます。
学校・教育機関 「募集期間になると、事務室はコースや学費、書類について同じ質問に1日何百回も答えていて、本当に関心のあるご家庭を追いかける時間がない」
よくある課題
新学期の2か月前になると、3人の事務スタッフが電話とLINEで同じ質問に1日何百回も答えます。学費はいくらか、スクールバスはあるか、どんな書類が必要か。答えはパンフレットとWebサイトに載っていますが、保護者は人に聞きたがります。本気で出願を考えていて学校を見に来たいご家庭は、全員が電話にかかりきりなので、折り返しを待たされます。
問い合わせ者のリストは複数のExcelファイルに分かれています。どのご家庭がどの段階まで進んだのか、誰が書類をまだ出していないのか、問い合わせた人全体のうち最終的に何人が入学したのか、誰にもわかりません。
解決の方法
私たちは、学校の最新のコース、学費、奨学金、入学基準、必要書類をエージェントに読み込ませ、LINE OAやWebサイトで保護者にすぐ答えるようにします。タイ語と英語の両方に対応します。保護者が関心を示したら、実際に空いている学校見学や体験授業の日程を示して予約し、そのご家庭を質問内容とともに出願管理システムに記録します。
出願後は、足りない書類の催促、支払い期限の案内、いまどの段階かの回答をエージェントが行います。事務スタッフは、書類待ちのご家庭と連絡が途絶えたご家庭を1画面で確認し、直接話す必要がある相手だけに電話できます。在校生の保護者には、同じエージェントが時間割や休日について答え、欠席の連絡を担任に届けます。
入学の可否、奨学金の付与、学費の支払い猶予は、常に学校の経営層と入試担当が決めます。エージェントは情報を集めて順番に並べるだけです。子どもと保護者のデータへのアクセスは、タイの個人情報保護法（PDPA）のもとで権限に応じて管理します。
仕組みの流れ
業務の入口
- LINE OA
- 学校Webサイトのフォーム
- Facebook Messenger
- コースと学費の情報
AIが行うこと
- コースと学費の質問に回答
- 空き日程から学校見学を予約
- 問い合わせを記録し書類をフォロー
- 奨学金や猶予の相談は人へ回付
結果の届け先
- 保護者に即回答
- カレンダーに学校見学の予定
- ステータス付きで出願管理システムに登録
- コース別問い合わせのダッシュボード
導入前と導入後
導入前
導入後
学費と書類の質問に、事務室が1日何百回も回答
エージェントが即回答、事務室は本気のご家庭だけに電話
学校見学を希望するご家庭が折り返し待ち
保護者が空き日程から自分で学校見学を予約
問い合わせは複数のExcelに分散、誰がどの段階か不明
全家庭を1つのシステムで管理、誰がどの書類待ちかも一目で把握
導入で得られるもの
- 01
学校の最新情報をもとに、コース、学費、奨学金、入学基準、必要書類にタイ語と英語で答えるエージェント
- 02
実際の空き日程から学校見学や体験授業を予約し、確認と事前のリマインドを送信
- 03
問い合わせと進んだ段階を出願管理システムに記録し、書類がそろっていない出願者をフォロー
- 04
在校生の保護者向けに、時間割、休日、追加費用の質問に答え、病欠の連絡を担任に転送
- 05
コース別の問い合わせ数、出願者が離脱しやすい段階、Webサイトに加えるべき質問がわかるダッシュボード
立場ごとのメリット
学校が使っている出願管理・学籍管理システムにはAPIで、またはチームがすでに使っているGoogle Sheets経由で接続します。子どものデータは権限に応じてアクセスし、入学しなかった出願者のデータはタイの個人情報保護法（PDPA）に沿って削除時期を設定できます。
事務スタッフは同じ質問への回答から離れ、入学を決めようとしているご家庭と話せるようになります。
向いている業種
インターナショナルスクール私立学校学習塾大学・専門学校語学・音楽教室保育園・幼稚園
お使いのシステムと連携
出願管理システム学籍管理システムLINE OAGoogle CalendarGoogle WorkspaceOmise
開発プロセス
- 1
ヒアリング
要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。
- 2
設計
UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。
- 3
開発
AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。
- 4
テスト
合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。
- 5
公開・保守
本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。
