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クリニック・病院 · 09 / 12

診療予約・事前問診エージェント

患者さんは実際の医師のスケジュールを見ながら、LINEで予約や変更、診療内容の問い合わせを自分でできます。受付の看護師は目の前の患者さんの対応に戻れます。

ミントグリーンの背景の前で微笑む女性医師、看護師、高齢の患者と娘。看護師のタブレットに火曜10時30分の予約カード クリニック・病院
「受付の看護師が予約の電話ばかり取っていて、目の前の患者さんを見る時間がない。質問の半分は何時に開くかと、どの先生がいるか」

よくある課題

受付の電話は一日中鳴り、その半分は同じ質問です。何時に開くか、この先生は何曜日にいるか、健康診断はいくらか、食事を抜く必要はあるか。目の前の患者さんのそばにいるべき看護師が手を止めて電話に出て、医師のスケジュールを開き、予約をノートに書くか、HIS(病院情報システム)に手で入力します。

電話とLINEで受けた予約が別々の場所にあるため、同じ枠に2人の患者さんが入る日もあります。予約を忘れた患者さんには誰も連絡しないので、待っている人がいるのに診察の枠が空いてしまいます。

解決の方法

私たちは、エージェントをHISや順番受付システムにある医師のスケジュールにつなぎます。患者さんがLINE OAで受診したいと送ると、エージェントは希望の診療科や医師を尋ね、実際に空いている枠を示して予約を取り、準備の案内付きの確認を送り、予約の前にリマインドします。患者さんが予約を変えれば、元の枠はすぐ次の患者さんのために空きます。

診療内容、料金、保険についての質問には、クリニックが用意した情報だけをもとに答えます。患者さんが症状を伝えると、看護師が決めた問診票に沿って質問し、適した診療科を提案します。診断も薬の提案もせず、自分は予約のアシスタントだと患者さんにはっきり伝えます。

胸の痛み、呼吸の苦しさ、止まらない出血など、設定した基準に当てはまる症状はただちに看護師に送り、救急番号1669への電話を勧めます。医療上の判断はすべて医師と看護師が行います。患者さんのデータへのアクセスは、タイの個人情報保護法(PDPA)のもとで権限に応じて管理します。

仕組みの流れ

業務の入口
  • LINE OA
  • チャットに転送された電話
  • クリニックWebサイトのフォーム
  • HISの医師スケジュール
AIが行うこと
  1. 実際の空き枠を示して予約
  2. 診療内容・料金・準備を回答
  3. 看護師の問診票に沿って確認
  4. 緊急性の高い症状を看護師へ通知
結果の届け先
  • リマインド付きでHISに予約登録
  • 看護師に詳細付きで緊急の連絡
  • 患者さんに受診前の準備を案内
  • 予約と質問のダッシュボード

導入前と導入後

導入前
導入後
看護師が患者さんから離れ、一日中予約の電話に対応
患者さんが実際の医師のスケジュールからLINEで予約・変更
電話とLINEの予約が別管理で、枠が重複
全予約をHISで一元管理、重複する枠はなし
予約忘れで、待つ人がいるのに診察枠が空き
予約前のリマインドはエージェントが担当、空いた枠は次の患者さんが利用可能

導入で得られるもの

  1. 01

    HIS(病院情報システム)や順番受付システムにある実際の医師のスケジュールから予約を取り、確認とリマインドを送り、チャットで変更やキャンセルを受け付けるエージェント

  2. 02

    診療内容、料金、医師の診察日、受診前の準備、対応している保険の質問に、クリニックの情報から回答

  3. 03

    看護師が決めた問診票に沿って症状を聞き取り、適した診療科や医師を提案。診断や薬の案内は対象外

  4. 04

    救急の基準に当てはまる症状は会話の内容を添えてすぐ看護師へ通知し、必要なら救急番号1669への電話を患者さんに案内

  5. 05

    医師の指示に沿った、再診、検査結果の準備完了、定期処方の更新のリマインド

立場ごとのメリット

経営者

予約忘れや重複予約で診察枠が空くことが減ります。時間外にメッセージをくれた新しい患者さんを、他院に逃すこともなくなります。

IT責任者

HISにはAPIか、ベンダーが対応している方法で接続し、病院内のシステムへの設置にも対応します。患者さんのデータは権限に応じてアクセスし、監査ログを残します。設計はタイの個人情報保護法(PDPA)に沿うよう、法務部門と一緒に進めます。

毎日使う現場のチーム

受付の看護師は予約の電話番から外れ、目の前に立っている患者さんと向き合えます。

向いている業種

専門クリニック美容・皮膚科クリニック歯科クリニック民間病院理学療法センター動物病院

お使いのシステムと連携

HIS順番受付システムLINE OAGoogle Calendar保険会社のシステムOmise

開発プロセス

  1. 1

    ヒアリング

    要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。

  2. 2

    設計

    UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。

  3. 3

    開発

    AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。

  4. 4

    テスト

    合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。

  5. 5

    公開・保守

    本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。

ビジネス課題を、動くシステムに変える

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