人事とITの人数はそのままで、増えていく社員に対応できます。チームの時間がどの質問に取られていたかも数字で見えます。
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人事部門・IT部門 · 05 / 12
人事・ITヘルプデスクエージェント
休暇、福利厚生、パスワードの質問に、社内規程からすぐ答えます。人事とITの担当者は、判断が必要な案件だけを扱えば済みます。
人事部門・IT部門 「休暇、福利厚生、パスワードのことで社員から1日に何十回も聞かれる。答えは社員ハンドブックに書いてあるのに、誰も開かない」
よくある課題
3人の人事担当が300人の社員を受け持っていて、1日の半分が、社員ハンドブックの12ページにすでに書いてある質問で消えていきます。有給はあと何日残っているか、歯科治療はいくらまで精算できるか、給与証明書はどう申請するのか。IT部門も同じで、毎週月曜の朝にはパスワードを忘れた人が10人いて、全員が席まで聞きに来ます。
こうした質問は個人のLINE、メール、直接の声かけで届くので、何件あるのか誰も数えられません。新しく入った社員は質問しづらく、知らないうちに規程に反したことをしてしまいます。
解決の方法
私たちは、社員がLINEやTeamsで話しかけられる社内向けエージェントを設定します。エージェントは社員ハンドブック、社内規程、会社の最新のお知らせを読んでその内容から答え、どの文書に基づく回答かも示します。休暇の残日数のような自分自身のことを聞かれたら、質問した本人の権限の範囲で人事システムを確認し、ほかの人の情報は表示しません。
手続きが必要なら、エージェントがその場で申請を作成します。休暇届は承認のために上長へ届き、ITチケットはIT部門が必要とする詳細付きでキューに入ります。パスワードのリセットやVPN接続は一歩ずつ案内し、うまくいかなければチケットを作成します。
休暇の上限を超える申請、苦情、給与のことなど判断が必要な案件は、エージェントがすぐに担当者へ回します。承認はすべて上長と人事が行います。
仕組みの流れ
業務の入口
- LINEまたはMicrosoft Teams
- 人事・IT宛てのメール
- 社員ハンドブックと社内規程
- 人事システムとActive Directory
AIが行うこと
- 最新の規程から回答を検索
- 本人の権限内でデータを確認
- 休暇申請やITチケットを作成
- 判断が必要な案件は人へ回付
結果の届け先
- 社員に即回答
- 上長の承認待ちの休暇届
- 詳細付きのITチケット
- よくある質問のダッシュボード
導入前と導入後
導入前
導入後
休暇と福利厚生の同じ質問に、人事が1日何十回も回答
社員はエージェントに質問し、ハンドブックの該当箇所付きで回答を確認
月曜の朝、ITが席で1人ずつパスワードをリセット
リセットはエージェントが案内し、ITは失敗したケースだけに対応
新入社員は質問しづらく、知らずに規程違反
いつでも誰でも質問でき、人事は迷われやすい規程を把握
導入で得られるもの
- 01
LINEやMicrosoft Teamsで、最新の社員ハンドブックをもとに休暇、福利厚生、経費精算、社内規程の質問に答えるエージェント
- 02
質問した本人の休暇残日数と経費精算の状況を、本人の権限の範囲で人事システムから確認
- 03
休暇申請、給与証明書の発行依頼、ITチケットをチャットで作成し、上長やIT部門の承認へ回付
- 04
パスワードのリセット、VPN接続、メール設定など、よくあるITトラブルを一歩ずつ案内し、解決しなければチケットを作成
- 05
どの質問が最も多いか、社員がどの規程で迷っているかがわかるダッシュボード
立場ごとのメリット
お使いのMicrosoft 365やGoogle Workspaceで本人確認を行い、社員データは質問した本人の権限の範囲でのみ表示します。すべての質問に監査ログが残り、必要なら自社環境への設置にも対応します。
社員は人事に遠慮せず、すぐに答えを得られます。人事は、人のケアやチームの育成のような、人にしかできない仕事に時間を使えます。
向いている業種
社員100人以上の企業複数シフトの工場多店舗展開の小売チェーン病院・クリニックグループ複数の拠点を持つ企業
お使いのシステムと連携
Microsoft 365Google WorkspaceLINE人事システムJira Service ManagementActive Directory
開発プロセス
- 1
ヒアリング
要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。
- 2
設計
UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。
- 3
開発
AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。
- 4
テスト
合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。
- 5
公開・保守
本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。
