ฝ่าย HR และ IT · 05 / 12

Agent HR และ IT Helpdesk

พนักงานถามเรื่องวันลา สวัสดิการ และรหัสผ่านได้คำตอบจากนโยบายบริษัททันที HR และ IT เหลือเฉพาะเรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจ

พนักงานออฟฟิศหญิงยิ้มและชูมือถือเข้าหากล้องหน้าผนังสีเทาอ่อน หน้าจอแสดงการ์ดเดียวคือวันลาคงเหลือ คำขออนุมัติแล้ว และรีเซ็ตรหัสผ่านเรียบร้อย

ปัญหาที่เราเจอบ่อย

HR สามคนดูแลพนักงานสามร้อยคน และครึ่งวันหมดไปกับคำถามที่อยู่ในคู่มือหน้าสิบสองอยู่แล้ว ลาพักร้อนเหลือกี่วัน เบิกค่าทันตกรรมได้เท่าไหร่ ขอหนังสือรับรองเงินเดือนยังไง ฝั่ง IT ก็ไม่ต่างกัน ทุกเช้าวันจันทร์มีคนลืมรหัสผ่านสิบคน และทุกคนเดินมาถามที่โต๊ะ

คำถามพวกนี้มาทาง LINE ส่วนตัว อีเมล และเดินมาถาม จึงไม่มีใครนับได้ว่ามีเท่าไหร่ และพนักงานใหม่ที่ไม่กล้าถามก็ทำผิดระเบียบโดยไม่รู้ตัว

วิธีที่เราแก้

เราตั้ง Agent ภายในที่พนักงานทักได้ใน LINE หรือ Teams มันอ่านคู่มือพนักงาน นโยบาย และประกาศล่าสุดของบริษัท แล้วตอบจากข้อมูลชุดนั้น พร้อมบอกว่าคำตอบมาจากเอกสารไหน เมื่อถามเรื่องของตัวเอง เช่น วันลาคงเหลือ Agent เช็กจากระบบ HR ตามสิทธิ์ของผู้ถาม และไม่เปิดข้อมูลของคนอื่น

ถ้าต้องดำเนินการต่อ Agent เปิดคำขอให้เลย ใบลาส่งถึงหัวหน้าเพื่ออนุมัติ ตั๋ว IT เข้าคิวพร้อมรายละเอียดที่ IT ต้องรู้ ส่วนเรื่องรีเซ็ตรหัสผ่านหรือต่อ VPN มันพาทำทีละขั้น และเปิดตั๋วเมื่อยังไม่สำเร็จ

เรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจ เช่น ขอลาเกินสิทธิ์ ข้อร้องเรียน หรือเรื่องเงินเดือน Agent ส่งต่อคนที่รับผิดชอบทันที การอนุมัติทุกอย่างยังเป็นของหัวหน้าและ HR

ระบบทำงานอย่างไร

งานเข้ามาจาก

LINE หรือ Microsoft Teams
อีเมลถึง HR และ IT
คู่มือและนโยบายบริษัท
ระบบ HR และ Active Directory

AI ทำอะไร

หาคำตอบจากนโยบายล่าสุด
เช็กข้อมูลของผู้ถามตามสิทธิ์
เปิดคำขอลาหรือตั๋ว IT
ส่งเรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจให้คน

ผลไปจบที่

พนักงานได้คำตอบทันที
ใบลาถึงหัวหน้าเพื่ออนุมัติ
ตั๋วในระบบ IT พร้อมรายละเอียด
Dashboard คำถามที่มาบ่อย

ก่อนและหลัง

ก่อน

หลัง

HR ตอบเรื่องวันลาและสวัสดิการซ้ำวันละหลายสิบครั้ง

พนักงานถาม Agent และได้คำตอบพร้อมที่มาจากคู่มือ

เช้าวันจันทร์ IT รีเซ็ตรหัสผ่านให้ทีละคนที่โต๊ะ

Agent พารีเซ็ตเอง IT เห็นเฉพาะเคสที่ไม่สำเร็จ

พนักงานใหม่ไม่กล้าถาม และทำผิดระเบียบโดยไม่รู้

ทุกคนถามได้ทุกเวลา และ HR เห็นว่าข้อไหนคนสับสน

สิ่งที่คุณจะได้

01
Agent ใน LINE หรือ Microsoft Teams ที่ตอบเรื่องวันลา สวัสดิการ เบิกค่าใช้จ่าย และระเบียบ จากคู่มือพนักงานฉบับล่าสุด
02
เช็กวันลาคงเหลือและสถานะเบิกของผู้ถามจากระบบ HR ตามสิทธิ์ของแต่ละคน
03
เปิดคำขอลา ขอเอกสารรับรองเงินเดือน หรือตั๋ว IT ให้ในแชต แล้วส่งให้หัวหน้าหรือ IT อนุมัติ
04
ปัญหา IT ที่พบบ่อย เช่น รีเซ็ตรหัสผ่าน ต่อ VPN หรือตั้งค่าอีเมล Agent พาทำทีละขั้น และเปิดตั๋วเมื่อยังไม่ได้
05
Dashboard ที่บอกว่าคำถามเรื่องไหนมาบ่อยที่สุด และนโยบายข้อไหนที่พนักงานสับสน

ใครได้อะไร

เจ้าของธุรกิจ

HR และ IT เท่าเดิมรองรับพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้ และเห็นเป็นตัวเลขว่าเวลาของทีมหายไปกับคำถามเรื่องไหน

IT Director

ยืนยันตัวตนผ่าน Microsoft 365 หรือ Google Workspace ที่คุณใช้อยู่ ข้อมูลพนักงานเปิดตามสิทธิ์ของผู้ถาม มี Audit Log ทุกคำถาม และติดตั้งในระบบของคุณได้ถ้าต้องการ

ทีมที่ใช้งานทุกวัน

พนักงานได้คำตอบทันทีโดยไม่ต้องเกรงใจ HR และ HR ได้ทำงานที่ต้องใช้คน เช่น ดูแลคนและพัฒนาทีม

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

บริษัทที่มีพนักงาน 100 คนขึ้นไปโรงงานที่มีหลายกะเครือค้าปลีกหลายสาขาโรงพยาบาลและเครือคลินิกบริษัทที่มีสำนักงานหลายแห่ง

เชื่อมกับระบบที่คุณใช้อยู่

Microsoft 365Google WorkspaceLINEระบบ HRJira Service ManagementActive Directory

ขั้นตอนการพัฒนา

1
ทำความเข้าใจ

เก็บความต้องการ ผู้ใช้ และตัวชี้วัดความสำเร็จ พร้อมกำหนดขอบเขตและราคาก่อนเริ่มงาน
2
ออกแบบ

UX และสถาปัตยกรรมระบบ อนุมัติ Prototype ก่อนลงมือสร้างจริง
3
พัฒนา

สปรินต์ที่เร่งด้วย AI มีเดโมให้ดูทุกสัปดาห์ ตรวจโค้ดโดยทีมซีเนียร์
4
ทดสอบ

QA ความปลอดภัย และประสิทธิภาพ เทียบกับขอบเขตที่ตกลงกัน
5
เปิดตัวและดูแล

ติดตั้งใช้งานจริง อบรมทีมคุณ พร้อมแผนดูแลรายเดือน