인사팀과 IT팀 인원은 그대로 두고도 늘어나는 직원을 감당하고, 팀의 시간이 어떤 질문에 쓰였는지 숫자로 확인합니다.
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인사팀·IT팀 · 05 / 12
인사·IT 헬프데스크 에이전트
휴가, 복리후생, 비밀번호 문의는 회사 규정을 근거로 바로 답하고, 인사팀과 IT팀에는 판단이 필요한 일만 남깁니다.
인사팀·IT팀 “직원들이 휴가, 복리후생, 비밀번호를 하루에도 수십 번씩 인사팀에 물어요. 답은 다 규정집에 있는데 아무도 안 펴 봐요.”
자주 보는 문제
인사팀 세 명이 직원 300명을 맡고 있는데, 하루의 절반이 규정집 12쪽에 이미 나와 있는 질문에 쓰입니다. 연차가 며칠 남았는지, 치과 치료비는 얼마까지 청구할 수 있는지, 급여 증명서는 어떻게 받는지 같은 질문입니다. IT팀도 다르지 않습니다. 월요일 아침마다 열 명쯤 비밀번호를 잊어버리고, 모두 IT팀 자리까지 찾아와 묻습니다.
이런 질문은 개인 LINE, 이메일, 직접 방문으로 들어오기 때문에 얼마나 되는지 아무도 셀 수 없습니다. 묻기 어려워하는 신입 직원은 자기도 모르게 규정을 어기기도 합니다.
해결 방법
저희는 직원이 LINE이나 Teams로 말을 걸 수 있는 사내 에이전트를 만듭니다. 에이전트는 직원 핸드북, 사내 규정, 최신 공지를 읽고 그 자료로 답하며, 답이 어느 문서에서 나왔는지도 함께 알려 줍니다. 잔여 휴가처럼 본인에 관한 질문이면 질문한 사람의 권한 안에서 인사 시스템을 확인하고, 다른 사람의 정보는 보여 주지 않습니다.
처리할 일이 생기면 에이전트가 바로 요청을 접수합니다. 휴가 신청서는 팀장에게 승인 요청으로 가고, IT 티켓은 IT팀이 알아야 할 내용을 담아 대기열에 들어갑니다. 비밀번호 재설정이나 VPN 연결은 단계별로 함께 진행하고, 그래도 해결되지 않으면 티켓을 만듭니다.
정해진 일수를 넘는 휴가 신청, 고충 신고, 급여 문제처럼 판단이 필요한 일은 에이전트가 담당자에게 바로 넘깁니다. 모든 승인은 여전히 팀장과 인사팀이 합니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- LINE 또는 Microsoft Teams
- 인사팀·IT팀 앞 이메일
- 사내 핸드북과 규정
- 인사 시스템과 Active Directory
AI가 하는 일
- 최신 규정에서 답 찾기
- 권한 안에서 본인 정보 확인
- 휴가 신청이나 IT 티켓 접수
- 판단이 필요한 일은 담당자에게
결과가 도착하는 곳
- 직원에게 즉시 답변
- 팀장에게 휴가 승인 요청
- 세부 내용이 담긴 IT 티켓
- 자주 묻는 질문 대시보드
도입 전과 후
도입 전
도입 후
휴가와 복리후생 질문에 인사팀이 하루 수십 번 같은 답변
직원이 에이전트에게 묻고 핸드북 출처와 함께 답을 받음
월요일 아침 IT팀이 자리에서 한 명씩 비밀번호 재설정
비밀번호 재설정은 에이전트가 안내, IT팀은 실패한 건만 처리
묻기 어려워하다 모르고 규정을 어기는 신입 직원
언제든 물을 수 있고, 인사팀은 헷갈리는 규정 항목을 파악
받게 되는 것
- 01
최신 직원 핸드북을 근거로 휴가, 복리후생, 경비 청구, 사내 규정 질문에 답하는 LINE 또는 Microsoft Teams 에이전트
- 02
질문한 직원 본인의 권한 안에서 인사 시스템의 잔여 휴가와 경비 청구 상태 확인
- 03
채팅에서 휴가 신청, 급여 증명서 요청, IT 티켓을 접수해 팀장이나 IT팀에 승인 요청
- 04
비밀번호 재설정, VPN 연결, 이메일 설정 같은 흔한 IT 문제는 단계별로 안내하고, 해결되지 않으면 티켓 생성
- 05
가장 많이 나오는 질문과 직원들이 헷갈려 하는 규정 항목을 보여 주는 대시보드
누가 무엇을 얻나
이미 쓰고 있는 Microsoft 365나 Google Workspace로 로그인하고, 직원 데이터는 질문한 사람의 권한 범위에서만 보여 줍니다. 모든 질문에 감사 로그가 남고, 원하면 사내 시스템에 설치할 수 있습니다.
직원은 인사팀 눈치를 보지 않고 바로 답을 얻고, 인사팀은 직원을 돌보고 팀을 키우는 일처럼 사람만 할 수 있는 일에 집중합니다.
적합한 업종
직원 100명 이상 기업교대 근무가 있는 공장다점포 소매 체인병원·클리닉 체인사무소가 여러 곳인 기업
지금 쓰는 시스템과 연동
Microsoft 365Google WorkspaceLINE인사 관리 시스템Jira Service ManagementActive Directory
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
