- งานที่ AI ช่วยได้ก่อนในทุกแผนกมีท่าเดียวกัน อ่านเอกสาร พิมพ์ลงระบบ แล้วส่งให้คนตรวจ
- ทุกตัวอย่างในบทนี้มีสี่ช่อง AI อ่านอะไร ทำอะไรให้ ใครอนุมัติ และสัปดาห์แรกทำอะไร
- เลือกสามงานแรกจากคนละแผนกที่ใช้ชิ้นส่วนเดียวกัน
- งานที่ไม่มีคนตรวจ ผิดแล้วย้อนไม่ได้ หรือข้อมูลยังกระจายหลายที่ ให้รอไว้ก่อน
ทุกแผนกมีงานท่าเดียวกันซ่อนอยู่
เดินผ่านโต๊ะในออฟฟิศสักรอบ บัญชีพิมพ์ตัวเลขจากใบแจ้งหนี้ลงโปรแกรม เซลส์คัดข้อความลูกค้าจาก LINE ลง Excel ธุรการตั้งชื่อไฟล์ที่ส่งมาทางแชต ต่างเอกสาร แต่ท่าเดียวกัน อ่าน พิมพ์ซ้ำ แล้วส่งให้คนตรวจ
ตัวอย่างการใช้ AI ในธุรกิจข้างล่างจึงเขียนเป็นสี่ช่องเดียวกัน บทนี้เป็นบทที่ 2 ของคู่มือ AI สำหรับธุรกิจ ต่อจากวิธีวัดผลในบทที่ 1 วิธีเลือกแผนกแรกอยู่ใน ถ้าต้องการลดต้นทุนพนักงาน ควรเริ่มใช้ AI ในแผนกไหนก่อน?
ฝ่ายขาย: รับลีดและร่างใบเสนอราคา
รับลีด: AI อ่านข้อความลูกค้าจาก LINE OA เว็บ และอีเมล แล้วเปิดรายการใน CRM พร้อมสินค้าที่สนใจและระดับความเร่งด่วน ไม่ต้องมีคนอนุมัติ เซลส์แค่เลือกว่าโทรหาใครก่อน สัปดาห์แรก หัวหน้าขายเทียบระดับที่ระบบให้กับข้อความเดือนที่แล้ว
ใบเสนอราคา: AI อ่านคำขอ ราคามาตรฐาน และประวัติการซื้อ แล้วร่างใบเสนอราคาให้เซลส์ตรวจและส่ง ส่วนลดที่เกินเกณฑ์รอหัวหน้าขายอนุมัติ สัปดาห์แรก เขียนเกณฑ์ส่วนลดลงกระดาษหนึ่งแผ่น ดู Workflow ขายและ CRM
บริการลูกค้า: ตอบคำถามซ้ำและเช็กสถานะ
ตอบจากเอกสาร: AI ค้นคู่มือสินค้า เงื่อนไขรับประกัน และคำตอบเก่าด้วย RAG แล้วตอบใน LINE OA หรือร่างให้พนักงานกดส่ง หัวหน้าทีมสุ่มอ่านทุกสัปดาห์ สัปดาห์แรก ดึงคำถามที่ถามบ่อยที่สุดจากประวัติแชต แล้วเขียนคำตอบที่ถูกไว้เทียบ
สถานะออเดอร์: AI อ่านเลขออเดอร์จากข้อความ เปิด ERP หรือระบบขนส่ง แล้วตอบวันส่งและเลขพัสดุ งานนี้อ่านอย่างเดียวจึงไม่ต้องอนุมัติ เรื่องร้องเรียนส่งต่อคนทันที สัปดาห์แรก ดูว่าระบบขนส่งให้อ่านสถานะได้ทางไหน ดู Agent ติดตามออเดอร์และสถานะ
บัญชี: อ่านใบแจ้งหนี้ กระทบยอด และตามหนี้
ใบแจ้งหนี้: AI อ่านใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีภาษาไทยด้วย OCR แล้วจับคู่กับใบสั่งซื้อและใบรับของ รายการที่ตรงตั้งเป็นเจ้าหนี้ในโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ เช่น Express, PEAK, FlowAccount, SAP Business One, Xero หรือ Odoo รายการที่ไม่ตรงเข้าคิวข้อยกเว้นให้นักบัญชีตัดสิน การสั่งจ่ายรอผู้มีอำนาจอนุมัติ สัปดาห์แรก รวบรวมใบจริงของเดือนที่แล้ว รวมใบลายมือ
กระทบยอดและตามหนี้: AI จับคู่ Statement ธนาคารกับรายการในระบบ ส่งเฉพาะคู่ที่ไม่ตรงให้นักบัญชีดู และร่างข้อความทวงหนี้ให้คนกดส่ง สัปดาห์แรก เขียนขั้นการทวงที่ใช้อยู่จริง ดู Workflow บัญชีและการเงิน และ AI อ่านเอกสารภาษาไทย (OCR)
จัดซื้อ: ขอซื้อ เทียบราคา และรับของ
ใบขอซื้อ: AI อ่านคำขอพร้อมรูปใบเสนอราคา ตรวจกับงบคงเหลือ ราคาที่เคยซื้อ และทะเบียนผู้ขาย แล้วส่งสรุปสามบรรทัดถึงผู้อนุมัติตามวงเงินใน LINE สัปดาห์แรก เขียนตารางวงเงินกับผู้อนุมัติ
เทียบราคาและรับของ: AI รวมใบเสนอราคาหลายรูปแบบเป็นตารางเดียวให้จัดซื้อเลือก เมื่อของถึง AI เทียบรูปใบส่งของกับใบสั่งซื้อ แล้วแจ้งหัวหน้าคลังเฉพาะรายการที่ไม่ตรง สัปดาห์แรก เก็บใบเสนอราคารอบล่าสุดจากผู้ขายหลัก ดู Workflow ขอซื้อและอนุมัติ และ Workflow จัดซื้อและรับของ
HR: ตอบคำถาม รับคนใหม่ และคัดใบสมัคร
คำถามพนักงาน: AI อ่านระเบียบ คู่มือสวัสดิการ และประกาศ แล้วตอบใน LINE เรื่องวันลา การเบิก และประกันสังคม เรื่องเฉพาะบุคคลอย่างเงินเดือนส่งต่อ HR ทันที สัปดาห์แรก HR เลือกเอกสารฉบับล่าสุดที่ระบบจะใช้ตอบ ดู Agent HR และ IT Helpdesk
คนใหม่และใบสมัคร: เมื่อเซ็นสัญญาจ้าง AI ขอบัญชีจาก IT ส่งแบบฟอร์มภาษีและประกันสังคม แล้วตามจนครบ HR ยืนยันก่อนวันเริ่มงาน สัปดาห์แรก เขียนรายการของแต่ละตำแหน่ง ดู Workflow รับพนักงานใหม่ ส่วนใบสมัคร AI เรียงประวัติตามคุณสมบัติพร้อมเหตุผล คนสัมภาษณ์ตัดสินทุกราย สัปดาห์แรก กำหนดตาม PDPA ว่าเก็บข้อมูลผู้สมัครนานเท่าไรและใครเห็นได้
ธุรการและงานเอกสาร: จัดเก็บ ร่าง และคีย์ข้อมูล
จัดเก็บ: AI อ่านไฟล์จาก LINE และอีเมล บอกว่าเป็นใบกำกับภาษี สัญญา หรือหนังสือราชการ ตั้งชื่อตามมาตรฐาน แล้วเก็บเข้าแฟ้ม ธุรการดูเฉพาะไฟล์ที่ระบบไม่แน่ใจ สัปดาห์แรก ตกลงมาตรฐานชื่อไฟล์และแฟ้ม ดู Workflow เอกสารลูกค้า
ร่างและคีย์: AI เติมข้อมูลจากระบบลงแม่แบบหนังสือหรือสัญญา ผู้มีอำนาจตรวจและเซ็น งานคีย์ลงเว็บที่ไม่มี API เช่น พอร์ทัลธนาคารหรือเว็บยื่นแบบของรัฐ ใช้ RPA พิมพ์แทน มีคนตรวจหน้าจอสุดท้ายก่อนกดยื่น สัปดาห์แรก เลือกแม่แบบที่ใช้บ่อยที่สุด ภาพรวมงานออฟฟิศอยู่ในบทความ AI Office
ปฏิบัติการและโลจิสติกส์: ปิดใบงานและจัดคิวรถ
ปิดใบงาน: คนขับถ่ายรูปใบส่งของที่ลูกค้าเซ็นแล้วส่งเข้า LINE AI อ่านเลขใบงานและลายเซ็น ปิดงานในระบบ แล้วรวมเป็นรอบเรียกเก็บ หัวหน้าปฏิบัติการตรวจเฉพาะใบที่ไม่ชัด สัปดาห์แรก เก็บรูปที่คนขับถ่ายจริงทั้งเอียงทั้งมืด ดู Workflow ใบงานและการเรียกเก็บ
จัดคิวรถ: AI อ่านออเดอร์ที่ยืนยันแล้ว พื้นที่ส่ง และรถที่ว่าง แล้วเสนอคิวของวันรุ่งขึ้นให้ผู้วางแผนยืนยันหรือแก้ สัปดาห์แรก เขียนกฎที่ผู้วางแผนจำไว้ในหัวออกมา
รายงานผู้บริหาร: สรุปจากระบบต้นทาง
สรุปรายสัปดาห์: AI อ่าน Pipeline จาก CRM ลูกหนี้จากโปรแกรมบัญชี และสต็อกจาก ERP แล้วเขียนสรุปหนึ่งหน้าพร้อมสิ่งที่เปลี่ยนจากสัปดาห์ก่อน ผู้จัดการแต่ละฝ่ายยืนยันตัวเลขของตัวเองก่อนส่ง สัปดาห์แรก ตกลงว่าตัวเลขแต่ละตัวมาจากระบบไหน
ถามตอบตัวเลข: ผู้บริหารถามว่าลูกค้ารายไหนค้างชำระนานที่สุด ระบบตอบจากฐานข้อมูลแบบอ่านอย่างเดียว สัปดาห์แรก ดูว่าตัวเลขยังอยู่ใน Excel ที่ส่งต่อกันในแชตหรือไม่ ถ้าใช่ งานนี้ต้องรอ
กรณีจำลอง
บริษัทนำเข้าและขายส่งอุปกรณ์ไฟฟ้าในกรุงเทพฯ (ชื่อและรายละเอียดสมมติ) มีใบแจ้งหนี้ ลีดใน LINE OA และเอกสารนำเข้าเข้ามาทุกวัน เจ้าของอยากเริ่มทุกแผนกพร้อมกัน แต่สุดท้ายเลือกสามงานที่ใช้ชิ้นส่วนเดียวกัน
งานที่เลือกคือ บัญชีอ่านใบแจ้งหนี้ ธุรการเก็บเอกสารนำเข้า และฝ่ายขายรับลีด สองงานแรกใช้ตัวอ่านเอกสารตัวเดียวกัน งานที่สามใช้ขั้นอนุมัติใน LINE ของบัญชีกับส่วนลดที่เกินเกณฑ์ เดือนแรกเปิดเฉพาะบัญชี เดือนที่สองเปิดงานธุรการโดยไม่ต้องสร้างตัวอ่านใหม่ ความผิดพลาดที่เจอคือใบลายมือจากผู้ขายรายเล็ก ระบบอ่านยอดผิดหนึ่งหลัก ทีมจึงให้ใบที่คะแนนความมั่นใจต่ำเข้าคิวคนทั้งใบ
เลือกสามงานแรกข้ามแผนก
งานแรกที่ดีมีสามสัญญาณ ทำซ้ำ มีเอกสาร และมีคนตรวจอยู่แล้ว ใช้การ์ดนี้ในการประชุมหัวหน้าฝ่ายครั้งเดียว
ตารางเลือกงานแรก: ซ้ำ มีเอกสาร มีคนตรวจ
- ขั้น 1 เขียนรายการ หัวหน้าแต่ละฝ่ายเขียนงานซ้ำไม่เกินห้างาน ในสี่ช่องแบบบทนี้
- ขั้น 2 ให้คะแนน ซ้ำ มีเอกสาร มีคนตรวจ ข้อละ 0 ถึง 3
- ขั้น 3 หาชิ้นส่วนร่วม วงงานคะแนนสูงจากคนละแผนกที่ใช้ตัวอ่านเอกสาร การค้นเอกสาร หรือขั้นอนุมัติตัวเดียวกัน
- ขั้น 4 เลือกสาม สามงานจากสามแผนก ทำงานแรกให้นิ่งก่อนเปิดงานที่สอง
- ยังไม่ควรเลือก งานที่ไม่มีใครตรวจ ผิดแล้วย้อนไม่ได้ หรือข้อมูลยังอยู่หลายที่
| แผนก | งานแรก | AI อ่านอะไร | ทำอะไรให้ | ใครอนุมัติ |
|---|---|---|---|---|
| ขาย | รับลีด | ข้อความ LINE OA เว็บ อีเมล | รายการใน CRM | เซลส์ |
| บริการลูกค้า | ตอบจากเอกสาร | คู่มือ คำตอบเก่า | คำตอบใน LINE OA | หัวหน้าทีมสุ่มตรวจ |
| บัญชี | ใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ ใบรับของ | รายการเจ้าหนี้ | นักบัญชี ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย |
| จัดซื้อ | ใบขอซื้อ | คำขอ งบ ราคาเดิม | สรุปใน LINE | ผู้อนุมัติตามวงเงิน |
| HR | คำถามพนักงาน | ระเบียบ คู่มือสวัสดิการ | คำตอบใน LINE | HR รับเรื่องเฉพาะบุคคล |
| ธุรการ | จัดเก็บ | ไฟล์จาก LINE และอีเมล | ชื่อไฟล์และแฟ้ม | ธุรการ |
| ปฏิบัติการ | ปิดใบงาน | รูปใบส่งของ | งานปิดและรอบเรียกเก็บ | หัวหน้าปฏิบัติการ |
| ผู้บริหาร | สรุปรายสัปดาห์ | CRM บัญชี ERP | สรุปหนึ่งหน้า | ผู้จัดการแต่ละฝ่าย |
งานไหนเริ่มได้วันนี้ งานไหนต้องรอข้อมูล
งานที่ผ่านทุกข้อข้างล่างเริ่มได้วันนี้ ข้อที่ขาดมักเป็นข้อมูลกับคนตรวจ ให้แก้ข้อนั้นก่อน
- งานเกิดซ้ำทุกสัปดาห์ และคนทำอธิบายขั้นตอนได้ในห้านาที
- ข้อมูลเข้ามาเป็นไฟล์ ข้อความ หรือรูปที่ระบบเปิดอ่านได้
- ผลลัพธ์ลงระบบที่มี API หรือรับไฟล์นำเข้าได้
- มีคนตรวจอยู่แล้ววันนี้ และบอกได้ว่าตรวจอะไร
- ผิดแล้วแก้ได้ก่อนถึงลูกค้า ธนาคาร หรือหน่วยงานรัฐ
- มีเอกสารและคำถามจริงของเดือนที่ผ่านมาไว้ทดสอบ
- มีเจ้าของงานในแผนกที่พร้อมดู Demo ทุกสัปดาห์
สำหรับทีมพัฒนา · ชิ้นส่วนร่วมสี่ชิ้น
ทุกตัวอย่างประกอบจากสี่ชิ้น ตัวอ่านเอกสาร คือ OCR กับ LLM ดึงฟิลด์ตาม Schema ต่อประเภทเอกสาร ใบที่ Confidence Score ต่ำเข้า Exception Queue ทั้งใบ การค้นเอกสาร คือ RAG บนเอกสารที่มีเจ้าของและเวอร์ชัน ขั้นอนุมัติ คือ Policy ตามวงเงิน ส่งถึง LINE มี Timeout และผู้อนุมัติสำรอง ทุกการเขียนลงระบบต้องผ่านขั้นนี้ ชิ้นที่สี่คือ Audit Log ที่เก็บ Input, Output และผู้อนุมัติ ทำสี่ชิ้นเป็นบริการกลาง แผนกใหม่เพิ่มแค่ Schema และนโยบายของตัวเอง การเขียนลง ERP ต้อง Idempotent โดยใช้เลขที่เอกสารเป็นกุญแจ
เราเริ่มจากแผนกเดียว แล้วใช้ชิ้นส่วนเดิมต่อ
กฎว่าใบแจ้งหนี้แบบไหนจ่ายได้ อยู่กับคนในแผนก DNA Maker จึงเริ่มจากนั่งกับแผนกแรกที่คุณเลือก เดินตามเอกสารจริงจนถึงคนอนุมัติ แล้วเขียนเป็นสี่ช่องแบบในบทนี้ ก่อนตกลงว่าช่องไหน AI ทำ ช่องไหนคนทำ
จากนั้นเราสร้างชิ้นส่วนร่วมให้แผนกแรกใช้จริง เชื่อมกับ ERP, CRM หรือโปรแกรมบัญชีที่มีอยู่ ทดสอบกับเอกสารและคำถามจริงของคุณ มี Demo บนข้อมูลจริงทุกสัปดาห์ และตกลงขอบเขตกับราคาให้คงที่ก่อนเริ่มงาน แผนกถัดไปใช้ชิ้นส่วนเดิมแล้วเพิ่มกฎของตัวเอง เราทำงานลักษณะนี้ให้ธนาคาร โรงพยาบาล และกลุ่มบริษัทขนาดใหญ่ของไทย และมีอบรม AI สำหรับองค์กรสำหรับทีมของคุณ ดูรายละเอียดที่ AI Workflow หรือเล่างานให้ Dream ในหน้าแชต
SOFTWARE ENGINEERING GLOSSARY
คลังคำศัพท์การพัฒนาซอฟต์แวร์
| คำศัพท์ | คืออะไร | ตัวอย่างที่เข้าใจง่าย | คำถามที่ผู้บริหารควรถามทีมพัฒนา |
|---|---|---|---|
| OCR | การอ่านตัวอักษรจากรูปหรือ PDF ให้เป็นข้อมูล | อ่านใบกำกับภาษีที่ถ่ายรูปส่งมาทาง LINE | ทดสอบกับเอกสารภาษาไทยและลายมือของเราแล้วหรือยัง? |
| RAG | วิธีให้ AI ค้นเอกสารของบริษัทก่อนตอบ | ตอบเงื่อนไขรับประกันจากคู่มือฉบับล่าสุด | ใครอัปเดตเอกสารที่ระบบใช้ตอบ? |
| Exception Queue | คิวรายการที่ระบบไม่แน่ใจ รอคนตัดสิน | ใบแจ้งหนี้ที่ยอดไม่ตรงใบสั่งซื้อ | ใครดูคิวนี้ บ่อยแค่ไหน? |
| Human Approval | จุดที่คนต้องอนุมัติก่อนระบบทำขั้นที่ผูกกับเงิน | อนุมัติรอบจ่ายเงินใน LINE | เราปรับวงเงินและผู้อนุมัติเองได้ไหม? |
| Confidence Score | คะแนนที่บอกว่าระบบมั่นใจแค่ไหน | ยอดในใบลายมือได้คะแนนต่ำ จึงเข้าคิวคน | ใครปรับเกณฑ์ส่งเข้าคิวได้? |