ทีมบัญชีและการเงิน · 03 / 14

Workflow บัญชีและการเงิน

ใบแจ้งหนี้จากอีเมลเข้าโปรแกรมบัญชีเอง จับคู่กับใบสั่งซื้อให้เสร็จ และปิดงวดตรงเวลา โดยคนตรวจเฉพาะรายการที่ตัวเลขไม่ตรง

พนักงานบัญชีหญิงถือใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย ครึ่งหนึ่งของเอกสารสลายเป็นพิกเซลพร้อมเลขใบแจ้งหนี้ เลขใบสั่งซื้อ ยอดเงิน และสถานะจับคู่แล้ว

ปัญหาที่เราเจอบ่อย

ใบแจ้งหนี้ของบริษัทมาคนละรูปแบบ ซัพพลายเออร์รายใหญ่ส่ง PDF ทางอีเมล รายเล็กถ่ายรูปส่งไลน์ บางรายยังส่งกระดาษ ทีมบัญชีต้องเปิดทีละใบ พิมพ์ตัวเลขลงโปรแกรมบัญชี แล้วไปหาใบสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อเปิดไว้ และใบรับของที่คลังเซ็น มาเทียบกันว่าตรงหรือไม่

งานแบบนี้ทำซ้ำทุกวันและผิดง่าย ตัวเลขพิมพ์ผิดหนึ่งหลักกว่าจะรู้ก็ตอนกระทบยอดสิ้นเดือน ใบกำกับภาษีที่ตกหล่นทำให้ยื่นภาษีขาด และทุกเดือนทีมบัญชีปิดงวดช้ากว่ากำหนดเพราะยังคีย์ไม่หมด ผู้บริหารจึงเห็นตัวเลขจริงช้าไปหลายสัปดาห์

วิธีที่เราแก้

เราตั้ง Agent ให้เฝ้ากล่องอีเมลบัญชีและกลุ่ม LINE ที่ซัพพลายเออร์ส่งเอกสารเข้ามา ทุกใบที่เข้ามา Agent อ่านและดึงข้อมูลออกมาเป็นรายการ ทั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้ ชื่อผู้ขาย เลขผู้เสียภาษี ยอดก่อนและหลังภาษี และสินค้าแต่ละบรรทัด แล้วไปหาใบสั่งซื้อและใบรับของที่ตรงกันในระบบ

ถ้าสามใบตรงกันทั้งจำนวน ราคา และผู้ขาย Agent บันทึกเป็นเจ้าหนี้ในโปรแกรมบัญชีที่คุณใช้อยู่ พร้อมแนบไฟล์ต้นฉบับไว้ที่รายการนั้น ถ้าไม่ตรง เช่น ราคาต่างจากใบสั่งซื้อ หรือรับของมาไม่ครบ รายการนั้นเข้าคิวให้พนักงานบัญชีดู โดยมีข้อความบอกชัดว่าต่างกันตรงไหนและเท่าไร พนักงานกดยืนยันหรือแก้ไขได้ในหน้าจอเดียว

เรื่องการจ่ายเงินยังเป็นของคน Agent รวมรายการที่ถึงกำหนดเป็นรอบจ่าย ส่งสรุปให้ผู้มีอำนาจดูใน LINE และจะไม่มีการโอนจนกว่าจะมีคนกดอนุมัติ ทุกขั้นตอนตั้งแต่อีเมลเข้าจนถึงการอนุมัติมี Log เก็บไว้ให้ผู้ตรวจสอบบัญชีดูย้อนหลังได้

ระบบทำงานอย่างไร

งานเข้ามาจาก

ใบแจ้งหนี้ทางอีเมล
รูปถ่ายใบแจ้งหนี้ใน LINE
เอกสารสแกนจากหน้างาน
ใบสั่งซื้อและใบรับของในระบบ

AI ทำอะไร

อ่านและดึงข้อมูลจากเอกสาร
จับคู่กับใบสั่งซื้อและใบรับของ
บันทึกรายการที่ตรงกัน
แยกรายการที่ไม่ตรงให้คนตรวจ

ผลไปจบที่

โปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่
คิวตรวจของพนักงานบัญชี
ขออนุมัติจ่ายใน LINE
รายงานก่อนปิดงวด

ก่อนและหลัง

ก่อน

หลัง

คีย์ใบแจ้งหนี้ทีละใบ เดือนละหลายร้อยใบ

ใบแจ้งหนี้เข้าระบบเองตั้งแต่วันที่มาถึง

ตัวเลขผิดรู้ตอนกระทบยอดสิ้นเดือน

รายการที่ไม่ตรงแยกออกมาให้ดูทันที พร้อมบอกว่าต่างตรงไหน

ปิดงวดช้าเพราะเอกสารยังค้างคีย์

เห็นได้ทุกวันว่าเหลืออะไรค้างก่อนปิดงวด

สิ่งที่คุณจะได้

01
Agent อ่านใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาทางอีเมล LINE หรือไฟล์สแกน ทั้ง PDF และรูปถ่าย ดึงเลขที่ ยอด ภาษี และรายการสินค้าออกมา
02
จับคู่กับใบสั่งซื้อและใบรับของในระบบ ถ้าตรงกันทุกช่องก็บันทึกเป็นเจ้าหนี้ในโปรแกรมบัญชีให้เลย
03
รายการที่ยอดไม่ตรง ผู้ขายไม่อยู่ในระบบ หรือใบกำกับภาษีไม่ครบ ส่งเข้าคิวให้คนตรวจพร้อมบอกว่าต่างกันตรงไหน
04
รวมรายการที่ถึงกำหนดจ่ายเป็นรอบ ส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติใน LINE ก่อนทำรายการโอนทุกครั้ง
05
รายงานก่อนปิดงวดว่ายังมีใบแจ้งหนี้ค้างลงกี่ใบ และ Dashboard เจ้าหนี้ที่ผู้บริหารเปิดดูเองได้

ใครได้อะไร

เจ้าของธุรกิจ

เห็นเจ้าหนี้และกำหนดจ่ายของทั้งบริษัทได้ทุกวัน และปิดงวดตรงเวลาโดยไม่ต้องเพิ่มคน

IT Director

ต่อกับโปรแกรมบัญชีผ่าน API ทางการ ไม่แตะฐานข้อมูลตรง ไฟล์ต้นฉบับเก็บในที่เดิมของคุณ และมี Log ทุกการบันทึกให้ผู้ตรวจสอบบัญชีดูได้

ทีมที่ใช้งานทุกวัน

พนักงานบัญชีเลิกพิมพ์ตัวเลขจากกระดาษ เหลือแค่ตรวจรายการที่ระบบบอกว่าไม่ตรง และกลับบ้านตรงเวลาช่วงปิดงวด

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

บริษัทที่มีซัพพลายเออร์หลายรายค้าปลีกและค้าส่งโรงงานและผู้ผลิตโรงแรมและร้านอาหารบริษัทก่อสร้างและรับเหมา

เชื่อมกับระบบที่คุณใช้อยู่

PEAKFlowAccountXeroSAP Business OneGmailGoogle DriveLINE

ขั้นตอนการพัฒนา

1
ทำความเข้าใจ

เก็บความต้องการ ผู้ใช้ และตัวชี้วัดความสำเร็จ พร้อมกำหนดขอบเขตและราคาก่อนเริ่มงาน
2
ออกแบบ

UX และสถาปัตยกรรมระบบ อนุมัติ Prototype ก่อนลงมือสร้างจริง
3
พัฒนา

สปรินต์ที่เร่งด้วย AI มีเดโมให้ดูทุกสัปดาห์ ตรวจโค้ดโดยทีมซีเนียร์
4
ทดสอบ

QA ความปลอดภัย และประสิทธิภาพ เทียบกับขอบเขตที่ตกลงกัน
5
เปิดตัวและดูแล

ติดตั้งใช้งานจริง อบรมทีมคุณ พร้อมแผนดูแลรายเดือน