회계·수금 담당 · 06 / 12

수금 알림 에이전트

밀린 청구서와 할부금을 한 건도 빠짐없이 정중하게 챙기고, 고객은 채팅에서 금액을 확인해 QR로 결제하며, 회계팀은 매일 아침 보고서를 받습니다.

위에서 내려다본 책상. 청구서 더미, 계산기, 만년필, 안경, 커피, 그리고 결제 알림 발송과 입금 완료 카드가 뜬 휴대폰

자주 보는 문제

미수금 정보는 회계팀의 Excel, 회계 시스템, 그리고 전에 전화했던 직원의 기억에 흩어져 있습니다. 월말이 되면 회계 담당자 두 명이 한 명씩 전화를 돌립니다. 청구서를 받은 적이 없다는 고객, 합계 금액을 물어 놓고 시스템을 열어 확인할 때까지 기다리는 고객, 내일 입금하겠다는 고객이 이어지는데, 그 내일이 언제인지는 아무도 적어 두지 않습니다.

매달 현금이 들어와야 할 때보다 늦게 들어오고, 이 일을 맡은 사람은 회사에서 가장 지루한 업무를 합니다. 하루의 절반을 전화 받기 싫어하는 사람에게 다시 전화하는 데 쓰기 때문입니다.

해결 방법

저희는 에이전트가 회계 시스템에서 청구서와 할부 일정을 읽고, 정해 둔 일정에 따라 알림을 보내도록 합니다. 예를 들어 기한 3일 전, 기한 당일, 기한이 지난 뒤에는 매주 보내는 식입니다. 말투도 연체 일수에 맞춰 바뀝니다. 첫 메시지는 안내이고 그다음부터 점점 단호해지며, 늘 제때 내 온 단골 고객은 자주 밀리는 고객과 다른 문구를 받습니다.

고객이 답장을 보내면 에이전트가 미납 청구서가 몇 건이고 금액이 얼마인지 바로 알려 주고, 채팅으로 PromptPay QR이나 결제 링크를 보냅니다. 고객이 이번 금요일에 내겠다고 하면 그 약속을 기록해 두었다가, 금요일까지 입금이 없으면 다시 연락합니다. 돈이 들어오면 이체 금액을 청구서와 맞춰 상태를 업데이트하고 영수증을 보냅니다.

정해 둔 기준을 넘겨 연체됐거나, 납부 유예를 요청했거나, 금액에 이의를 제기한 고객은 그동안의 연락 이력 전체와 함께 회계팀에 넘어갑니다. 채무 감면, 기한 연장, 서비스 중단은 언제나 사람이 결정합니다.

시스템 작동 방식

업무가 들어오는 곳

회계 시스템의 청구서
할부 일정과 계약
은행 계좌 입금 내역
LINE이나 이메일로 온 고객 답장

AI가 하는 일

일정과 이력에 맞춘 알림 발송
결제 QR과 함께 미납액 안내
결제 약속 기록과 재연락
이체 금액과 청구서 대조

결과가 도착하는 곳

채팅으로 결제하고 영수증 수령
회계 시스템 상태 업데이트
회계팀용 아침 보고서
사람이 필요한 건만 회계팀에

도입 전과 후

도입 전

도입 후

월말마다 회계팀이 한 명씩 전화로 독촉

에이전트가 일정대로 모든 청구서에 알림, 회계팀은 어려운 건만 처리

내일 입금하겠다는 말 뒤에 아무도 다시 확인하지 않음

에이전트가 약속을 기록하고 그날 다시 연락

입금이 들어오면 어느 청구서 건인지 직접 찾아야 함

이체 금액이 청구서와 자동으로 맞춰지고 영수증은 즉시 발송

받게 되는 것

01
기한 전, 기한 당일, 기한 경과 후에 연체 일수와 고객 이력에 맞춘 문구로 알림을 보내는 에이전트
02
미납 청구서 건수와 금액을 PromptPay QR이나 결제 링크와 함께 안내하고, 결제가 끝나면 영수증 발송
03
고객이 약속한 결제일을 기록하고, 그날까지 입금이 없으면 다시 연락
04
들어온 이체 금액을 청구서와 맞춰 보고, 사람이 입력하지 않아도 회계 시스템의 상태 업데이트
05
누가 결제했고 누가 약속했는지, 어느 건이 사람이 전화해야 할 만큼 연체됐는지 매일 아침 보고

누가 무엇을 얻나

대표

인원을 늘리지 않고도 현금이 더 빨리 들어오고, 매일 아침 미수금이 얼마인지, 누가 약속했는지, 어느 고객의 신용 거래를 멈춰야 하는지 확인합니다.

IT 책임자

태국 회계 소프트웨어인 PEAK와 FlowAccount, 그리고 Xero나 SAP의 청구서를 공식 API로 읽습니다. 카드 정보는 저장하지 않고 귀사 계좌의 PromptPay QR을 그대로 쓰며, 보내는 모든 메시지를 태국 개인정보보호법(PDPA)에 맞춰 로그로 남깁니다.