관리위원회와 관리소장은 정기 총회를 기다리지 않고 걷힌 관리비, 미납 세대, 밀린 수리 건을 매일 봅니다.
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콘도·주택단지 관리사무소 · 12 / 13
관리사무소용 입주민 앱
방문객 사전 등록, 택배 도착 알림, 관리비 납부, 사진을 첨부한 수리 요청을 앱 하나로 처리합니다. 관리사무소는 LINE 단체방에서 일을 쫓아다니지 않아도 됩니다.
콘도·주택단지 관리사무소 “관리비 밀린 세대가 많아서 한 집씩 전화로 독촉해요. 택배는 경비실 앞에 쌓여서 누가 물어볼 때까지 그대로고, 수리 요청은 입주민 500명이 있는 LINE 단체방에 묻혀 있어요.”
자주 보는 문제
관리사무소는 수백 세대를 몇 가지 도구로 상대합니다. LINE 단체방, 엘리베이터 앞 게시판, 경비실 장부가 전부입니다. 방문객은 신분증을 맡기고 경비원이 세대에 전화할 때까지 기다립니다. 택배는 입주민이 직접 내려와 물어볼 때까지 경비실 앞에 쌓입니다. 관리비 고지서는 종이로 현관문에 꽂아 두고, 직원이 밀린 세대에 한 집씩 전화합니다. 누수나 복도 전등 고장 같은 수리 요청은 LINE 단체방의 다른 메시지와 뒤섞여, 누가 언제 알렸는지, 고쳤는지 아무도 답하지 못합니다.
입주민은 관리사무소가 하는 일이 없다고 느끼고, 관리사무소는 하루 종일 일해도 아무도 몰라준다고 느낍니다. 관리위원회는 정기 총회 날까지 관리비가 얼마나 걷혔는지 숫자를 받지 못합니다.
해결 방법
저희는 이 일들을 한곳에 모은 입주민 앱을 만듭니다. 입주민이 손님을 미리 등록해 QR을 보내면 경비실이 스캔하고 출입문이나 차단기가 열리며, 관리사무소에는 누가 언제 들어왔는지 기록이 남습니다. 택배가 도착하면 직원이 사진을 한 장 찍고, 시스템이 상자에 적힌 이름과 호수를 읽어 입주민에게 바로 알립니다. 관리비 고지서는 PromptPay(태국 QR 결제) QR과 함께 앱에 올라오고, 납부하면 영수증이 자동 발행되며 금액은 다시 입력하지 않아도 관리사무소 회계에 들어갑니다.
수리 요청은 입주민이 사진을 찍고 위치를 표시하면 됩니다. 시스템이 상주 기사 일인지 외부 업체 일인지 분류해 담당자에게 보내고, 입주민은 접수부터 완료까지 상태를 봅니다. 공지와 회의 결의 사항은 동이나 층별로 나눠 푸시나 LINE으로 모든 세대에 보냅니다. 관리위원회는 대시보드에서 걷힌 관리비, 미납 세대, 오래 밀린 수리 건을 매일 확인합니다.
연체료 면제, 단수 조치, 비용이 드는 수리 승인은 관리소장과 관리위원회가 결정합니다. 시스템은 알림을 보내고 서류를 준비할 뿐 돈에 관한 결정은 내리지 않습니다. 입주민 정보와 방문 기록은 태국 개인정보보호법(PDPA)에 따라 보관하며, 권한을 받은 직원만 열람할 수 있습니다.
시스템 작동 방식
업무가 들어오는 곳
- 입주민의 손님 등록·수리 요청
- 경비실에 도착한 택배
- 관리사무소 회계의 고지서
- 관리소장의 공지
AI가 하는 일
- 손님용 QR 발급과 출입문 개방
- 택배 상자에서 이름·호수 판독
- 수리 건 분류와 전달
- 고지서 알림과 납부 금액 대조
결과가 도착하는 곳
- 세대별 입주민 앱
- 경비실과 출입 시스템
- 상주 기사와 외부 업체
- 관리위원회 대시보드
도입 전과 후
도입 전
도입 후
방문객이 신분증을 맡기고 경비원의 세대 확인 전화를 대기
손님이 입주민에게 받은 QR을 스캔하면 출입문 개방, 기록도 자동 저장
종이 고지서를 현관문에 꽂고 밀린 세대에 전화로 독촉
앱 고지서와 PromptPay 납부, 기한 전 자동 알림
LINE 단체방에 올린 수리 요청의 처리 여부 파악 불가
모든 수리 건에 상태 표시, 입주민이 완료까지 직접 확인
받게 되는 것
- 01
입주민이 손님에게 QR을 보내고 경비실이 스캔하면 문이 열려, 신분증을 맡길 필요가 없는 방문객 사전 등록
- 02
관리사무소가 택배를 받는 즉시 사진과 수령 장소를 담아 입주민에게 보내고 누가 찾아갔는지 기록하는 택배 알림
- 03
PromptPay나 카드로 내면 영수증이 자동 발행되고 납부 기한 전에 알림이 가는 앱 속 관리비·수도 요금 고지서
- 04
사진과 위치를 첨부하면 시스템이 분류해 상주 기사나 외부 업체에 보내고 입주민이 완료까지 상태를 보는 수리 요청
- 05
LINE 단체방 대신 푸시나 LINE으로 보내는 공지, 회의 결의 사항, 공용 시설 예약
누가 무엇을 얻나
관리사무소 회계 시스템과 출입 장비는 API나 제조사가 지원하는 연동 모듈로 연결하므로 기존 장비를 바꿀 필요가 없습니다. 방문 기록은 암호화하고, 태국 개인정보보호법(PDPA)에 따라 정한 보관 기간이 지나면 자동 삭제합니다.
관리사무소 직원은 관리비 독촉 전화도, LINE 단체방의 택배 문의 답장도 하지 않습니다. 입주민은 모든 일을 휴대폰으로 직접 처리합니다.
적합한 업종
콘도미니엄분양 주택단지여러 단지를 관리하는 관리 회사임대 오피스 빌딩아파트·기숙사
지금 쓰는 시스템과 연동
관리사무소 회계 시스템PromptPayLINE OA출입문·인터폰 시스템차량 차단기Google Sheets
개발 프로세스
- 1
탐색
요구사항·사용자·성공 지표 정의, 착수 전 범위와 가격 확정.
- 2
설계
UX와 아키텍처 설계, 프로토타입 승인 후 개발 시작.
- 3
개발
AI로 가속한 스프린트, 매주 데모, 시니어가 리뷰.
- 4
테스트
합의된 범위 기준으로 QA·보안·성능 검증.
- 5
출시 및 유지보수
운영 배포, 팀 교육, 월간 유지보수 플랜.
