人事が要員計画に時間を使えるようになります。PDPA委員会にも、社員データがどこにあり、誰が閲覧したかを説明できます。
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人事部門 · 02 / 12
プライベートLLMの人事アシスタント
休暇、福利厚生、社内規程についての社員の質問にすぐ答え、人事は権限の範囲で社員情報を検索できます。給与や評価のデータは社外に出ません。
人事部門 「給与も評価も社員の経歴も、PDPAで守られる個人情報。だからチームは怖くて、人事の仕事にAIをまったく使えていない」
よくある課題
人事には毎日同じ質問が届きます。有給はあと何日残っているか、医療費の補助はいくらまで出るか、給与証明書はどう申請するか。質問はメールやLINEで届き、席まで聞きに来る人もいます。答えは誰も開かない社員ハンドブックと、人事しか入れないHRIS（人事情報システム）の中にあります。
AIに任せようとしても、人事が扱う情報はすべてタイの個人情報保護法（PDPA）上の個人情報です。給与、評価、健康の記録は公開ツールに入れられません。そのためチームは手作業で答え続け、要員計画のように本来時間をかけるべき仕事は後回しのままです。
解決の方法
人事アシスタントを自社サーバーまたは自社のクラウドアカウントに導入し、社員ハンドブック、社内規程、お知らせ、いま使っているHRISとつなぎます。社員は会社のアカウントでログインし、休暇や福利厚生、各種手続きについて尋ねると、根拠となる規程の条文付きで回答を受け取ります。人事は、担当する社員の経歴や評価を普段の言葉で問い合わせられます。
システムは質問者の権限の範囲でしか答えません。社員は自分の情報、上司は自分のチームの情報だけを見られます。個人情報の閲覧はすべて監査ログに残り、DPO（データ保護責任者）が後から確認できます。データは社内ネットワークの外に出ず、外部APIも呼び出しません。
休暇の承認、給与の改定、警告書のように社員に影響する事柄は、システムが下書きまでを行い、判断と署名は毎回人が行います。
仕組みの流れ
業務の入口
- LINEやメールで届く社員の質問
- 社員ハンドブックと社内規程
- HRISのデータ
- 新しいお知らせや方針
AIが行うこと
- 質問者の権限を確認
- 規程と実データから答えを探す
- 根拠付きで回答を下書き
- アクセスを監査ログに記録
結果の届け先
- 社員への即時回答
- 人事が確認する文書の下書き
- DPO向け監査ログ
- 規程の見直しに使う頻出質問のまとめ
導入前と導入後
導入前
導入後
人事がLINEとメールで同じ質問に一日中答えている
社員がアシスタントに聞けば、根拠の条文付きですぐ答えが出る
社員は証明書を何日も待つ
システムが実データから証明書を下書きし、人事が確認して当日中に署名する
誰が誰の給与データを見たのか、誰も把握していない
すべてのアクセスが監査ログに残り、DPOがいつでも確認できる
導入で得られるもの
- 01
社員ハンドブック、社内規程、お知らせをもとに社員の質問に答え、根拠の条文も示す社内チャットアシスタント
- 02
役割に応じた権限設定：社員は自分の情報、上司は自分のチーム、人事は決められた範囲だけを閲覧
- 03
HRISの実データから、お知らせ、各種証明書、福利厚生についての回答を下書きする人事向け機能
- 04
社員の経歴、休暇、評価を普段の言葉で検索でき、閲覧のたびに記録が残る仕組み
- 05
PDPAの要件に沿って、誰がいつ誰の情報を尋ねたかをDPOが確認できる監査ログ
立場ごとのメリット
自社のインフラに導入し、HRISとは当初、読み取り専用のAPIで接続します。権限はActive Directoryに従い、すべての質問が監査ログに残ります。
人事は1日に何十回も休暇の質問に答えずに済みます。社員は人事が不在の夜遅くでも答えを受け取れます。
向いている業種
社員数が数百人を超える企業複数シフトで稼働する工場多店舗展開の小売業病院・クリニックグループ人事を本社に集約したグループ企業
お使いのシステムと連携
SAP SuccessFactorsHRISMicrosoft 365Google WorkspaceLINE OAActive Directory
開発プロセス
- 1
ヒアリング
要件・ユーザー・成功指標を定義し、着手前に範囲と価格を確定。
- 2
設計
UXとアーキテクチャを設計。プロトタイプ承認後に開発へ。
- 3
開発
AIで加速したスプリント。毎週デモ、シニアがレビュー。
- 4
テスト
合意した範囲に対してQA・セキュリティ・性能を検証。
- 5
公開・保守
本番リリース、チームトレーニング、月次保守プラン。
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